As vantagens vão desde o detalhadamento preciso dos gastos até a avaliação individual do desempenho de cada área, já as desvantagens estão atreladas aos desafios de definir métricas.
Gerir as finanças da empresa é crucial para seu crescimento e desenvolvimento. Entre as atividades de responsabilidade do setor financeiro está a criação de um Orçamento Matricial, uma ferramenta de controle orçamentário diferente das opções tradicionais.
Neste artigo, serão abordados todos os aspectos importantes desse conceito. Continue a leitura para conferir.
Índice – Neste artigo, você verá:
- O que é Orçamento Matricial (OMD)?
- Características da ferramenta
- Como funciona o gerenciamento matricial de despesas?
- Quais são os princípios do GMD?
- Quais as vantagens e desvantagens do Orçamento Matricial?
- Como fazer o Orçamento Matricial?
- Conheça o AllStrategy Plano
O que é Orçamento Matricial (OMD)?
O Orçamento Matricial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é um modelo de controle e gestão orçamentária utilizado por empresas do setor público e privado de diferentes áreas.
O Orçamento matricial funciona como uma ferramenta para empresas que buscam soluções para planejar suas finanças. A ideia desse modelo é agrupar em uma única matriz os gastos semelhantes, a fim de elaborar e gerenciar os orçamentos de uma organização.
Essa ferramenta serve para gerenciar todos os gastos e demais aspectos contábeis da empresa, garantindo, assim, a saúde, o crescimento e o desenvolvimento da empresa no mercado.
Leia mais: Orçamento matricial: O que é e como aplicar na sua empresa
Orçamento Matricial no Brasil
Essa ferramenta foi implementada pela primeira vez no Brasil em 1999 pela empresa Ambev, que conseguiu economizar R$ 152 milhões na época.
Este sucesso resultou na formalização da ferramenta, que desde então tem ajudado organizações de diferentes contextos a gerir com êxito seus recursos financeiros.
Características da ferramenta
O Orçamento Matricial recebe esse nome por ter formato de matriz matemática. As linhas são chamadas de entidades e as colunas de pacotes. Essa formatação é proposital para possibilitar o controle cruzado dos custos, receitas, despesas etc.
O modelo é baseado no ciclo PDCA: Plan, Do, Check e Action:
- Plan (planejamento): é essencial estabelecer uma lista de metas, indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas, juntamente com estratégias claras para alcançá-los.
- Do (fazer): inicia-se a implementação das etapas definidas anteriormente, simultaneamente à coleta de dados para posterior verificação do progresso realizado.
- Check (verificação): a análise dos dados coletados possibilita avaliar o desempenho do orçamento com base na matriz.
- Action (ação): após revisões das análises de custos, despesas e outros fatores, os gestores fazem escolhas assertivas, podendo optar tanto pela manutenção quanto por ajustes.
Como funciona o gerenciamento matricial de despesas?
Enquanto os modelos tradicionais se baseiam em centros de custos, identificando os custos de cada departamento, no orçamento matricial, a análise é cruzada, facilitando e agilizando o processo de gestão, bem como a identificação de possíveis erros. Assim, o gestor tem a habilidade de corrigir os erros com antecedência, evitando problemas.
O GMD agrupa os gastos semelhantes em uma mesma matriz, apresentando dois eixos: pacotes e entidades. Isso, junto com diversos outros aspectos técnicos, possibilita o cruzamento de dados, facilitando a visualização e a identificação de possíveis erros ou qualquer modificação necessária.
É importante destacar os conceitos dessas palavras, sendo “pacotes” os grupos de despesas semelhantes e “entidades” os setores da empresa, como vendas, RH, marketing e financeiro.
Quais são os princípios do GMD?
Existem três princípios para serem inseridos e implementados na manutenção e no planejamento orçamentário a fim de alcançar o resultado desejado. São eles:
Controle cruzado
O controle cruzado diz respeito às despesas orçamentárias. No GMD, as despesas devem ser geridas por dois profissionais-chave: o gestor do centro de custos e o gestor de despesas.
Desdobramento dos gastos
Todos os custos precisam ser minuciosamente detalhados.
Acompanhamento sistemático
É preciso monitorar de perto todas as despesas e resultados para identificar qualquer obstáculo que possa impactar as finanças da empresa.
Quais as vantagens e desvantagens do Orçamento Matricial?
Com o Orçamento Matricial, cada departamento torna-se responsável pelo planejamento e acompanhamento financeiro, garantindo maior controle dos gastos.
Descentralizar essa responsabilidade, tornando-a dos colaboradores, deixa todo o processo mais transparente. Além desses aspectos positivos, essa ferramenta oferece outros benefícios, tais como:
- Detalhamento preciso dos gastos;
- Utilização mais eficiente dos recursos disponíveis;
- Avaliação individual do desempenho de cada área;
- Comparação entre despesas e receitas semelhantes de diferentes áreas;
- Melhoria na avaliação do desempenho de cada departamento;
- Definição de metas justas;
- Criação de uma base de dados histórica;
- Aperfeiçoamento da qualidade dos dados para embasar decisões;
- Implementação de mudanças e melhorias contínuas na gestão de recursos; e
- Elaboração de orçamentos alinhados com metas anuais de redução de despesas.
Apesar das diversas vantagens, existem alguns pontos de desvantagens que precisam ser considerados na hora de decidir se o modelo de orçamento matricial pode ou não agregar valor ao seu negócio. São eles:
- Certa complexidade para definir métricas;
- Dificuldade de adaptação à cultura organizacional.
Como fazer o Orçamento Matricial?
O OMD faz parte do dia a dia de grandes players do mercado. Se você tem interesse em utilizar essa ferramenta na sua empresa, confira as principais etapas necessárias:
1. Defina a estrutura organizacional matricial
O gestor precisa identificar os pacotes e as entidades da empresa. Os pacotes serão representados pelos profissionais responsáveis pelas contas de receitas e despesas:
- Pessoal (Carlos);
- Produção (Emerson);
- Prestação de Serviços (Érica);
- Viagens e Estadias (Vinicius);
- Vendas (Elizabeth); e
- Manutenção e Conservação (Maurício).
As entidades são representadas pelos departamentos e seus respectivos líderes:
- Compras (João);
- Marketing (Ana); e
- Recursos Humanos (Maria).
2. Determine os gastos comuns
Mapeie quais são os gastos, como viagens, salários, manutenção e limpeza, por exemplo. Em seguida, preencha na matriz o gasto referente a cada setor. Certifique-se de que exista um colaborador responsável por cada elemento, como um para “viagens”, outro para “salários”, etc.
3. Analise os dados
Após preencher toda a tabela, ficará evidente qual departamento foge muito da média de gastos. Por exemplo, no cenário hipotético em que 3 dos 7 setores utilizam cerca de R$ 5.750,00 com viagens, mas o setor de RH gastou R$ 10 mil, será necessária uma avaliação dessa disparidade.
Conheça o AllStrategy Plano
Para obter resultados com a criação de um Orçamento Matricial, é crucial alimentar a ferramenta com dados e informações corretas e atualizadas. O mercado hoje dispõe de diferentes alternativas para isso, mas a mais adotada por grandes empresas hoje é o software financeiro.
O AllStrategy Plano é um software de gestão que se destaca no mercado por oferecer acompanhamento detalhado do orçamento e permitir ajustes em tempo real por meio do Forecast.
Além disso, a solução fornece dados confiáveis e precisos, é totalmente automatizada e centraliza as informações em um único lugar, facilitando o acesso e agregando agilidade à gestão financeira da sua empresa.
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