Pensar em hotel ou resort é pensar em férias, viagem, feriado e diversão. Porém, para quem trabalha no setor, altas temporadas são sinônimo de muito trabalho.
Os responsáveis pela gestão financeira do ramo hoteleiro enfrentam grandes desafios para manterem o controle orçamentário da empresa, visto que trabalham com a sazonalidade e sofrem diretamente o impacto das variações econômicas que o país sofre.
Contudo, o mercado tem oferecido boas soluções em tecnologia para que os gestores deste segmento otimizem a administração de hotéis e resorts, conservando a saúde financeira da empresa, mesmo em um período conturbado.
Entenda como empresas do segmento hoteleiro estão otimizando a sua gestão financeira e driblando a crise.
Planejamento orçamentário minucioso
Planejar é essencial e todas as empresas sabem. Acontece que, muitas vezes, fatores importantes passam despercebidos pelo responsável pelo planejamento financeiro, causando um impacto negativo no fluxo de caixa.
Ao estabelecer o orçamento anual, o gestor deve considerar as despesas fixas da instituição, como também os impostos, inflação, variações de moeda e tudo que pode afetar as finanças de alguma forma.
Hotéis e resorts costumam trabalhar com fornecedores de alimentos, produtos de higiene e limpeza, vestuário, assim como manutenção de equipamentos, mão de obra própria e terceirizada, entre outras variantes.
Portanto, o gestor financeiro precisa ser minucioso no detalhamento de despesas e custos no planejamento orçamentário para nada fugir do estabelecido.
Representatividade das receitas
No segmento hoteleiro, é comum ter diversidade de setores e serviços. Há empresas que além de diárias, oferecem serviço de quarto e lavanderia, restaurante, passeios, spa, quiosques, entre outros.
Muitas vezes, quem gerencia as finanças de hotéis e resorts, encontra dificuldades para mensurar com precisão a receita de todos os centros de custos por meio de planilhas. Afinal, com um alto fluxo de informações e a manipulação de dados por várias pessoas, falhas podem acontecer e até mesmo perdas, no caso de algum problema técnico com o computador ou sistema.
Portanto, muitas empresas estão recorrendo a softwares de gestão orçamentária para auxiliar a gerenciar as finanças da instituição e assim, mensurar mais assertivamente as receitas oriundas de cada centro de custo.
Projeção de despesas de RH
Como nesse tipo de segmento a folha de pagamento costuma ser diversificada, é preciso ter atenção redobrada. Há colaboradores que fazem parte do quadro fixo da instituição e aqueles que são temporários conforme a sazonalidade.
Ainda há os prestadores de serviços, que também devem ser considerados. Além disso, não é somente a despesa salarial que impacta no fluxo de caixa da empresa. Outros fatores como férias, dissídio coletivo, horas extras, insalubridade, adicional noturno, entre outros encargos que podem parecer pequenos à primeira vista, mas se somados aos meses e ao número de colaboradores, representam um acréscimo expressivo à folha.
Para não perder o controle das finanças, o planejamento de RH é essencial. O gestor deverá projetar a folha de pagamento, programando todas as despesas e desta forma, ajustar as mesmas ao orçamento anual, analisando ao longo do período se tudo está conforme o determinado inicialmente.
Indicadores de desempenho direcionados
Como foi citado anteriormente, hotéis e resorts possuem centros de custo ou unidades de negócio diversificados e, portanto, estes merecem atenção diferenciada. Para mensurar o resultado de cada um, é necessário estabelecer indicadores de desempenho específicos para eles.
Assim, o gestor não fica perdido em uma série de informações e dados oriundos desses centros de custos. Hoje em dia, há ferramentas digitais especificas para determinar os indicadores de desempenho e realizar uma análise de performance, não só desses parâmetros, como também do planejado x realizado.
Relatórios gerenciais são essenciais
A partir da definição do orçamento e do planejamento financeiro, o gestor deverá realizar a análise de performance para mensurar os resultados, metas e indicadores. Além disso, o gestor pode realizar projeção de cenários e fazer ajustes no orçamento por meio de forecast, caso o realizado não esteja conforme o planejado.
Para isso, é necessário ter acesso a relatórios completos, com filtros que proporcionem ao administrador localizar somente as informações prioritárias. Relatórios customizáveis e de fácil maleabilidade auxiliam os gestores na hora de mensurar os resultados e apresentá-los à diretoria, assim como na tomada de decisão pelos mesmos.
Use a tecnologia ao seu favor
Atualmente, existem boas opções de softwares de gestão orçamentária no mercado. Inclusive, aplicativos com armazenamento na nuvem e diversas funcionalidades para executar todas as ações citadas acima.
Além de proporcionar mais assertividade no desenvolvimento do planejamento orçamentário, é possível elaborar planos de ação, projeção de fluxo de caixa e modelos de custos e despesas. O AllStrategy Plano é um exemplo de software gestão financeira, que tem mais de 1000 funcionalidades, com tecnologia na nuvem, backup de alta disponibilidade, com fácil integração com a maioria dos ERPs utilizados.
Grandes e médias empresas têm recorrido ao uso dessa ferramenta para controlar as finanças de unidades e centros de custos e ainda otimizar a gestão dos mesmos. Vale a pena pesquisar a respeito.
