Para quem não tem uma empresa ou está pensando em criar o próprio negócio, mas ainda não sabe muito bem por onde começar, deve imaginar que a projeção de orçamentos empresariais é algo de outro mundo. Afinal, como fazer um planejamento orçamentário para os meses do ano se é tão difícil saber com exatidão como serão as coisas?

Mas não é algo tão complicado assim. Vamos comentar o que há de mais importante sobre esse assunto e como implementar aí na sua empresa.

O que é orçamento empresarial?

Orçamento empresarial, que também pode ser chamado de planejamento orçamentário, é o compilado das receitas e despesas de uma instituição em determinado período, sendo o mais comum um ano. É importante ter essas informações em mãos, pois é com base nelas que as estratégias da empresa e suas tomadas de decisão serão definidas.

Neste processo, é preciso considerar as despesas com pessoal, os custos de produção, quais investimentos são esperados e quais as fontes de receitas. Também pode ser interessante pensar em outros cenários possíveis, tornando, assim, a gestão ainda mais eficiente.

Existem algumas maneiras de se planejar o orçamento, sendo as mais comuns:

• Orçamento base zero – todas as receitas e despesas são definidas sem qualquer tipo de referência anterior. É mais trabalhoso para a equipe, mas permite análises mais detalhadas sobre todos os valores.
• Orçamento por histórico – ao contrário do OBZ, aqui o orçamento é definido a partir dos dados do período anterior, realizando pequenos ajustes quando necessário.
• Orçamento matricial – é mais colaborativo e indicado para redução e controle de despesas. Neste modelo, todos os valores devem ser validados e acompanhados por dois gestores.

Por que realizar o planejamento orçamentário?

Uma empresa que não realiza o planejamento orçamentário pode até sobreviver por um tempo, mas encontrará grandes dificuldades em se manter estável e crescer ao longo dos anos.

Isso porque planejar as despesas e receitas da companhia traz mais segurança para os gestores, que já sabem as estratégias a serem adotadas, além de facilitar qualquer ajuste para que as metas sejam alcançadas dentro do prazo esperado.

Mas não adianta elaborar o orçamento e não acompanhar depois os resultados, para verificar se estão de acordo com o planejado. É a análise da performance que mostrará a situação da empresa, se está crescendo ou perdendo espaço de mercado, por exemplo.

A partir disso, três documentos importantes são gerados:

• DRE – A Demonstração do Resultado do Exercício apresenta a situação financeira da empresa, a partir de seus resultados, e sua capacidade em gerar lucro.
• Projeção de fluxo de caixa – Mostra a condição que a instituição tem de arcar com seus compromissos, a partir do dinheiro em caixa.
• Projeção de balanço – Revela o acúmulo de riqueza da empresa em determinado período.

O que fazer com a análise da performance?

Após observar os resultados (que é um processo contínuo), o gestor deve avaliar se é necessário tomar alguma ação para corrigir algum valor ou indicador.

Nesse momento, é possível estabelecer planos de ação, determinando quais atividades serão realizadas, em qual prazo e por quais pessoas. Este plano deve ter um objetivo específico, para ser mensurado posteriormente.

O gestor também pode realizar revisões orçamentárias periódicas, ajustando os valores do orçamento ao longo do ano, para que no final, a meta seja alcançada.

Use a tecnologia a favor da sua empresa

É possível realizar o planejamento orçamentário por meio de planilhas e ainda há empresas que fazem dessa forma, mas o risco de perda de dados, erros e bugs do sistema são muito maiores, pois uma fórmula errada ou um dado digitado incorretamente pode tornar a missão de corrigir a informação quase impossível.

Porém, atualmente, muitos profissionais já aderiram ao uso do software de gestão orçamentária para realizar o planejamento com muito mais assertividade, segurança e eficiência.

Além de realizar os recursos citados acima, tanto na parte orçamentária quanto estratégica, a ferramenta possibilita realizar projeção de cenários, mapas estratégicos, criação de modelos de despesas e receitas e ainda realiza a consolidação de resultados em uma velocidade fantástica.

Assim, o processo orçamentário se torna muito mais otimizado, eficiente e seguro, pois o software minimiza os riscos de perda de dados e a automação do orçamento traz um ganho de tempo considerável para a empresa. Os benefícios são inúmeros, por isso pesquise mais a respeito e descubra a solução que melhor atende às necessidades do seu negócio.