Toda empresa planeja e executa projetos em diversas áreas, porém se não houver responsáveis, prazos e etapas bem definidas, os objetivos podem não ser alcançados como o esperado. Para garantir que tudo esteja dentro da meta, muitos gestores utilizam planos de ação na empresa, inclusive para correção de indicadores ou valores importantes para a gestão.
Neste artigo, detalharemos alguns benefícios de adotar essa estratégia na sua gestão orçamentária.
Facilidade para acompanhar projetos
Uma das vantagens dos planos de ação diz respeito à facilidade de visualizar as etapas e atividades necessárias dentro de um projeto. Com a definição do objetivo, o plano auxilia a identificar os responsáveis por cada etapa, seus respectivos prazos e os recursos necessários para alcançá-lo.
Com a clareza de quem é o responsável por determinada atividade e as informações mais importantes da etapa, a gestão consegue ter uma melhor visualização do cronograma de acordo com as atribuições de cada um. Assim, caso uma entrega atrase por qualquer motivo, o gestor facilmente avalia o que isso causará no planejamento estratégico.
Ajustes em desvios no orçamento
Apesar da gestão orçamentária trabalhar constantemente para manter o orçamento de acordo com o planejado, situações adversas acontecem. Desde a mudança no preço de matéria-prima até alterações na legislação, por exemplo; há vários fatores que podem afetar o financeiro da organização e causar um desvio de rota.
A elaboração de planos de ação evita que a gestão não atinja os objetivos propostos. Além de sustentar as atividades com um planejamento detalhado, esses planos funcionam como manual de procedimentos e trazem mais segurança para os gestores, que podem contar com isso para direcionar suas estratégias.
Apoio no planejamento orçamentário
Uma das vantagens de utilizar planos de ação aliados ao planejamento orçamentário é a previsibilidade. Pois, não há como controlar o que acontece fora da empresa – por vezes, nem mesmo internamente há esse controle em totalidade.
Então, um plano atrelado ao planejamento orçamentário permite que o gestor acompanhe de perto seus números, bem como seus impactos no caixa da empresa. A gestão estará mais atenta para corrigir o que não estiver de acordo com o planejado e tomar decisões mais seguras.
A tecnologia aplicada nos planos de ação
Definir atividades, prazos, recursos e responsáveis por cada objetivo e etapa demanda tempo e dedicação dos gestores. São muitas informações que precisam ser constantemente atualizadas e que podem dificultar a visualização de resultados e alinhamento de expectativas, ainda mais se as ações impactarem diretamente outras áreas ou o orçamento da empresa.
No entanto, todas essas atividades citadas são imprescindíveis e, cada vez mais, torna-se impraticável conduzi-las e acompanhá-las por meio de planilhas ou relatórios manuais, pois o processo fica moroso, dificulta o compartilhamento das ações e fica suscetível a erros.
Por isso, softwares de gestão orçamentária também podem ter integrados um módulo para os planos de ação, automatizando o processo e possibilitando que o andamento das estratégias definidas seja acompanhado em tempo real.
No Software Plano, não há necessidade de atrelar um plano de ação ao planejamento obrigatoriamente. O mesmo pode estar relacionado aos objetivos estratégicos ou indicadores, por exemplo.
Dessa forma, além aumentar a produtividade de toda a equipe, também contribui com mais liberdade para a gestão definir quais planos de ação atendem às necessidades da organização em cada momento.
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