Realizar o planejamento financeiro para gerenciar uma empresa pode não ser uma tarefa fácil. É preciso ter conhecimento dos seus processos, produtos e das pessoas envolvidas, além de demandar muita organização.
Quem está à frente da administração de uma instituição, sabe que ter o controle orçamentário é fundamental para alcançar os objetivos que foram determinados.
O dinheiro que faz a roda girar aliado ao planejamento auxiliam os gestores a terem a real dimensão do que será investido e todas as despesas que a empresa terá ao longo do ano. Esse é o primeiro passo para fazer um planejamento financeiro eficiente e que gere valor para os negócios.
Nesse artigo, vamos abordar 5 fatores indispensáveis para você utilizar na hora de elaborar um planejamento financeiro eficiente na sua empresa.
1. Faça a projeção de vendas
Essa parte do orçamento diz respeito às receitas que, essencialmente, mantêm a empresa funcionando, por isso é natural que seja feita uma projeção de quanto a instituição irá vender ao longo do ano.
São as famosas metas de vendas. Porém, se isso não for bem estruturado e acompanhado, não terá o efeito esperado no final das contas. A melhor forma é fazer a projeção de vendas baseada no histórico da empresa e ajustar os valores com as metas para o ano seguinte.
Porém isso não é uma regra, algo fixo que não possa ser avaliado pontualmente. Mas, de modo geral, considerar a base histórica é um ótimo ponto de partida, sempre lembrando de identificar se alguns aspectos foram discrepantes no período anterior.
2. Mantenha o controle das unidades e centros de custo
Primeiro, é preciso listar todas as metas e estratégias que serão aplicadas ao longo do ano. Com essas informações devidamente listadas, orçadas e dispostas no planejamento, está na hora de olhar mais atentamente para os seus centros de custo.
Como um setor se comporta diferente dos outros é preciso analisá-los separadamente, entendendo as necessidades e especificidades de cada um. Por exemplo, a área de Marketing pode ter despesas com publicidade, enquanto a área de TI pode ter valores com assinaturas de softwares.
Todos esses valores precisam ser pesados e avaliados, entendendo se estão apoiando o atingimento das metas estabelecidas. No seu planejamento financeiro, a empresa deverá determinar o orçamento para cada centro de custo, baseando-se no histórico de despesas dos mesmos e acompanhar se eles estão evoluindo de acordo com o esperado.
Para o controle mais detalhado dos gestores, é importante saber se um setor está gastando mais que outro, para então fazer os ajustes necessários. O mesmo princípio deve ser utilizado em relação às unidades. Quando se possui filiais ou ramificações em outros estados, a tributação pode variar, prejudicando as finanças da empresa se não forem previstas as diferenças.
Cada unidade deve ter seu orçamento personalizado, levando em consideração as variações de impostos e outros encargos, para que os mesmos possam ser projetados no planejamento financeiro e não gerar furos no seu controle orçamentário.
Novamente, contar com a base histórica não é uma regra, mas é uma metodologia muito mais ágil e prática para aplicar nas empresas. Em momentos específicos, pode ser interessante realizar um Orçamento Base Zero ou até mesmo instituir a cultura orçamentária para o Orçamento Matricial ou Rolling Forecast.
3. Faça o cálculo das despesas
Um dos primeiros passos do planejamento financeiro é fazer um levantamento de todas as despesas que a empresa tem e poderá vir a ter. Existem as despesas fixas e as variáveis, porém todas devem estar devidamente registradas para que você possa ter o controle delas.
Normalmente, os gastos mensais se dividem em despesas: operacionais, com pessoal, materiais e outros. E há aquelas que podem ser planejadas como investimentos em obras, contratações, troca de materiais etc.
É natural pensar que é necessária uma reserva para despesas adicionais, mas quando se há um planejamento e, se este for bem estruturado, é difícil acontecer imprevistos já que você realizou as previsões necessárias. Por isso, foco no planejamento.
4. Calcule os custos de produção
Ainda falando sobre despesas, é necessário que a empresa tenha conhecimento dos custos de todos os seus componentes. Dependendo do segmento de negócio, como no caso de indústrias e empresas agrícolas, há uma série de gastos com insumos, matérias-primas, maquinário e com despesas internas menores, que devem ser contabilizadas com rigor.
Quando as empresas trabalham com materiais em larga escala, como nos segmentos exemplificados acima, é preciso ter controle dos custos de cada item, para que todos possam ser projetados ao longo dos meses no planejamento financeiro e assim, a empresa ter total visão de qual será o impacto deles no fluxo de caixa.
Nem todos os segmentos possuem essa necessidade, mas se for o caso da sua empresa, dedique um tempo especial planejando os custos de produção.
5. Fique de olho nas despesas com a folha de pagamento
Outro fator que deve ser levado em consideração na hora de fazer o planejamento financeiro, é a despesa com pessoal. Dependendo da área de mercado, esse setor da empresa pode representar até 80% das despesas totais.
É preciso lembrar que cada categoria tem um piso salarial, além dos benefícios que a empresa normalmente fornece como vale refeição, vale transporte, plano de saúde, entre outros.
Aliado a esse custo, a instituição tem que projetar os encargos, como férias, 13º salário, bonificações e uma série de outras despesas, que podem parecer mínimas a cada mês, mas, se somadas, causam um grande impacto no fluxo de caixa no fim do ano. Entenda mais como o planejamento de RH funciona.
E agora, como fazer?
Com esses 5 fatores indispensáveis para fazer um planejamento financeiro, foi possível elucidar o que é necessário para utilizar essa ferramenta na sua empresa.
Porém, pode parecer mais difícil do que realmente é. Hoje em dia, há softwares de planejamento orçamentário no mercado, que minimizam os esforços manuais com a parametrização de dados. Além disso, oferecem muitos recursos como controle de fluxo de caixa, projeção de cenários, controladoria por centros de custo, unidades de negócios e equipe.
Com o sistema certo, é possível desenvolver todas as ações que citamos nesse artigo e realizar um planejamento financeiro completo, que irá trazer frutos positivos à sua empresa.
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