Nós costumamos concentrar as tarefas em nós mesmos. Afinal, não é à toa que existe o ditado: “Quer bem feito, faça você mesmo”. No entanto, é importante saber dividir responsabilidades e delegar tarefas. Assim, é possível otimizar o tempo e ter uma flexibilidade maior nas atividades.
Em uma empresa, é comum que a diretoria concentre a tomada de decisão em questões estratégicas e financeiras da instituição, inclusive sobre o orçamento empresarial do ano. Normalmente, a cúpula determina a verba de cada unidade e/ou centro de custo e estes administram de acordo com o estipulado.
Todavia, muitas empresas estão adotando outra forma de gestão orçamentária, que vem apresentando excelentes resultados, proporcionando um budget ajustado às necessidades de cada setor: O orçamento descentralizado.
Orçamento descentralizado
O orçamento descentralizado, também conhecido por orçamento colaborativo ou participativo, é um conceito que faz com que os gestores participem do planejamento financeiro, auxiliando na determinação do orçamento empresarial. Assim, tal ação sai das mãos de um pequeno grupo de pessoas, como a diretoria ou presidência, e se expande para outros níveis da instituição.
Para realizar a descentralização do orçamento, é necessário que cada gestor responsável por unidades e centros de custos avalie as metas e objetivos, para então determinar o orçamento, levando em consideração as necessidades reais de cada um. Desta forma, cada responsável assume a administração do budget e o cumprimento do que foi acordado.
O orçamento descentralizado auxilia a instituição a determinar um orçamento mais assertivo, visto que ninguém melhor do que os gestores que atuam em cada setor, para saber o quanto se gasta. Além disso, faz com que a equipe fique engajada em manter o budget ajustado, já que a responsabilidade fica concentrada em cada núcleo.
Como a tecnologia pode auxiliar
Para os profissionais de controladoria e gestão, o orçamento descentralizado pode se tornar um desafio um tanto quanto cansativo, se este for realizado por meio de planilhas. Imagina distribuir uma série de planilhas entre os gestores de unidades e centros de custo, para estes realizarem o gerenciamento financeiro e depois, fazer a consolidação de resultados de todos os documentos?
Demandaria tempo e paciência. No entanto, é o que muitas empresas ainda fazem. Assim, para otimizar a gestão financeira e tornar o planejamento orçamentário ainda mais assertivo, dinâmico e eficiente, instituições dos mais diversos segmentos estão utilizando software de gestão orçamentária, que possibilita realizar o orçamento descentralizado com mais segurança e agilidade.
Além disso, auxilia a desenvolver o planejamento de RH, vendas, investimentos, projetar cenários e muitos outros recursos. Tais ferramentas ainda possibilitam análise de performance do planejado x realizado, a determinar indicadores de desempenho, criar planos de ação e ainda a realizar a gestão matricial de despesas (GMD).
Há modelos que possuem relatórios de fácil visualização, dashboard com ampla variedade de gráficos e a consolidação de resultados é realizada em poucos segundos. Assim, é possível realizar o orçamento descentralizado e ainda ter uma gestão orçamentária muito mais eficaz.
