O planejamento orçamentário é indispensável para as empresas atingirem metas e objetivos com eficiência, além de evitar falhas ao longo do processo.
Mas, por melhor que o planejamento seja elaborado, é necessário revisar o orçamento periodicamente, para garantir que os resultados estejam dentro do esperado.
Normalmente, essas revisões acontecem trimestral ou semestralmente, mas algumas instituições adotam o orçamento contínuo, para tornar sua gestão mais eficiente.
Também conhecido como rolling forecast, o orçamento contínuo propõe uma revisão mais detalhada e frequente sobre o planejado x realizado.
Assim, o orçamento é revisado mensalmente com base no que foi realizado, sempre mantendo os doze meses seguintes planejados.
Para deixar mais claro, digamos que a empresa acabou de revisar a performance do mês de março. Com base nos dados, os gestores já elaborarão o planejamento para março do próximo ano. No mês seguinte, a revisão se repete e continuamente o orçamento é avaliado e projetado para o período seguinte.
No momento de elaborar o planejamento orçamentário e estratégico (geralmente em setembro ou outubro), a maior parte do trabalho já estará feita, sendo necessário apenas alguns ajustes conforme as metas estabelecidas.
Um rolling forecast eficiente contém alguns dados importantes:
Acompanhar essas informações trará mais clareza para os gestores, que poderão fazer avaliações mais precisas sobre a situação da empresa. Também permite que falhas sejam detectadas com mais facilidade e a tomada de decisão é agilizada, tornando o processo mais dinâmico.
Embora todos os segmentos utilizem o método, alguns obtêm mais vantagens do que outros, portanto são mais indicados a implementar o orçamento contínuo em sua gestão.
Empresas com ciclo de vida do produto mais longo e em mercados mais estáveis, como indústrias e construção, percebem diferenças em seus resultados e no macroambiente no médio ou longo prazo.
Logo, a aplicação do orçamento contínuo não é recomendada, pois causará uma demanda de trabalho maior do que os benefícios gerados pelo método.
Por outro lado, empresas em segmentos mais voláteis e com ciclo de vida do produto mais curto, como tecnologia e moda, podem obter várias vantagens com o rolling forecast.
Como esses mercados variam com mais rapidez, os gestores precisam estar constantemente atentos ao que acontece para tomarem decisões de forma ágil, a fim de não prejudicar a empresa e ainda aproveitar oportunidades que surgirem. Flexibilidade e agilidade são requisitos fundamentais para esses profissionais.
Como já comentamos, o orçamento contínuo permite tomadas de decisão mais rápidas, pois as situações são identificadas com mais facilidade, permitindo o ajuste nas estratégias com mais eficiência.
Também promove mais engajamento entre os gestores, pois a revisão orçamentária demanda deles comprometimento tanto com a análise dos números quanto com o cumprimento das estratégias.
A complexidade da revisão também diminui, pois, ao ser realizada com mais frequência, analisa os dados de um período menor, demandando menos esforço dos colaboradores.
Esse processo como um todo traz mais agilidade para a gestão, sem precisar esperar vários meses até acompanhar o resultado da empresa.
Um dos inconvenientes relacionados ao método é o alto custo gerado pela constante atualização dos orçamentos gerados. A demanda de tempo da equipe é maior, porque como o processo é realizado com frequência, todos os meses é preciso separar alguns dias para essa revisão.
Tudo isso pode ficar ainda mais demorado se for realizado em planilhas, por haver mais chances de erros em fórmulas e dados, em especial se o arquivo for compartilhado por muitas pessoas.
Não apenas o rolling forecast tem processo mais lento se realizado em planilhas, mas o planejamento orçamentário como um todo. A depender do tamanho da empresa, é muito difícil gerenciar tantos dados nesses arquivos, aumentando a chance de falhas, sendo dificilmente identificadas logo.
Também torna a gestão vulnerável com a possibilidade de vazamento de dados, diminuindo a segurança das informações sensíveis da empresa. Além de demorar muito mais para planejar, acompanhar e ajustar o orçamento, tomando mais tempo da equipe do que o necessário.
Por isso, cada vez mais empresas estão procurando automatizar sua gestão e estão adotando um software de planejamento orçamentário para otimizar o processo.
Com essa ferramenta, a instituição ganha agilidade nos processos, reduz tempo de diversas atividades e tem mais confiabilidade nos dados visualizados.
As revisões orçamentárias são automatizadas e os relatórios são gerados rapidamente, com os dados sendo analisados antes de ficarem defasados.
Pesquise a opção que melhor se adeque à situação da sua empresa para otimizar sua gestão orçamentária.
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