Para realizar o gerenciamento inteligente de despesas, é necessário fazer uma análise de DRE criteriosa e projetar tais dados, com um acréscimo percentual, para definir o orçamento empresarial do próximo período.
No entanto, há custos e despesas que não podem ser projetadas num montante único, sem uma avaliação distinta. Vamos supor que Jorge seja o gerente financeiro de uma indústria madeireira. Ao analisar as despesas com telefone, ele não pode simplesmente fazer a soma do total e projetar com uma margem, no orçamento.
É necessário fazer um detalhamento de minutos, para entender a origem de maiores e menores gastos, projetando mais assertivamente o budget para cada unidade e centros de custos. Agora, imagine o enorme trabalho que ele teria se fizesse tal detalhamento por meio de planilhas.
Dependendo do número de colaboradores, unidade e centros de custo, é um processo demorado e um tanto maçante. Se houver reajustes ao longo do período, a situação complica-se ainda mais.
Processo orçamentário simplificado
Atualmente, muitos profissionais de controladoria e gestão estão utilizando softwares de gestão orçamentária, que automatizam o processo, deixando a projeção financeira muito mais rápida, segura e eficiente. Ao invés de criar várias planilhas para despesas com telefonia e distribuí-las entre os centros de custos, a ferramenta possibilita a criação de um modelo de despesas que concentra tudo em um só lugar.
Nesse caso, o Jorge faz a parametrização do modelo para custos com telefonia, discriminando o valor do minuto e a quantidade de minutos utilizados, para então fazer uma forma simplificada e obter o valor total. O sistema possibilita o detalhamento por colaborador ou setor, fazendo com que ele possa realizar uma auditoria de valores, para saber a origem de cada conta.
Então, o gestor concede o acesso para cada responsável de setores ou unidades e estes alimentam o sistema, como faziam nas planilhas, com a diferença que com o software, toda a movimentação é monitorada, registrada e autorizada pelo administrador. Além disso, a consolidação de resultados é feita em poucos segundos e o total já fica vinculado na conta da DRE.
As vantagens são inúmeras
O gestor tem a possibilidade de projetar reajustes que são calculados automaticamente, além de inserir comentários nas células e realizar rápida auditoria de valores. E se a sua preocupação é já ter todas as informações em planilhas, há modelos que possibilitam o comando CRTL+C e CRTL+V, realizando uma cópia instantânea de dados.
Os softwares de gestão orçamentária auxiliam empresas dos mais diversos segmentos a realizarem o planejamento financeiro de forma muito mais rápida e segura. É possível planejar a folha de pagamento, vendas, investimentos, custos com produção, entre outros. Ainda é possível realizar a análise de performance do planejado x realizado, determinar indicadores de desempenho e desenvolver planos de ação, de maneira simplificada e eficiente.
Há aplicativos com armazenamento na nuvem, proporcionando mobilidade ao gestor que precisa se deslocar com frequência e acessar seus dados de outros lugares. Os relatórios e dashboards são de fácil visualização, com filtros que agilizam o processo orçamentário.
São inúmeras as vantagens e se você se interessar, pesquise mais sobre essas ferramentas que estão revolucionando a gestão financeira de várias corporações.
