A gestão orçamentária é a base do bom andamento de uma empresa, pois proporciona uma visão total do andamento e das estratégias do negócio.
Também auxilia na previsão dos custos e despesas, mensurando de forma eficiente os valores de matéria-prima, insumos, fornecedores, folha de pagamento, encargos, tributos e todos os fatores que impactam nas finanças.
A gestão empresarial realiza ainda o acompanhamento dos resultados da empresa, comparado ao que foi planejado, tanto financeiramente quanto estrategicamente.
Neste artigo, vamos comentar o que é imprescindível para sua gestão orçamentária ser eficiente e gerar excelentes resultados para sua empresa.
O que é gestão orçamentária
Antes de abordar a parte prática, precisamos definir o que é esse processo. Como comentamos brevemente acima, a gestão orçamentária é responsável por acompanhar e estabelecer diretrizes para gerenciar as finanças empresariais.
Isso envolve todas as áreas da instituição e deve ser constantemente monitorado e trabalhado. Quando a gestão financeira é bem desenvolvida, a empresa ganha em diversos aspectos.
Por exemplo, a companhia sabe onde seu dinheiro está sendo gasto e tem consciência dos passos a serem tomados até o atingimento dos objetivos – que são definidos de forma clara e coerente.
Os profissionais que atuam gerenciando o orçamento são fundamentais para a empresa e devem sempre buscar maneiras de otimizar as atividades realizadas, para agregar valor não só ao seu trabalho, mas também à instituição.
Por que investir na gestão financeira?
Independentemente do mercado no qual a empresa esteja inserida, todos são passíveis de mudanças e atualizações constantes, tanto na parte de tecnologia quanto na forma como os consumidores interagem com as marcas.
Para acompanhar todo esse movimento e se manter operando de forma saudável, é muito importante investir na forma como os recursos da empresa serão empregados. Além disso, não se pode descuidar das receitas, que sustentam a instituição.
Desta forma, quando a empresa não possui um planejamento, fica vulnerável perante as oscilações do mercado e demais fatores internos ou externos, que podem ser negativos e causar sérios danos à controladoria.
A gestão orçamentária faz com que os gestores consigam controlar os custos no decorrer do ano, além de indicar o impacto que eles terão nas finanças, permitindo tomadas de decisão mais efetivas e seguras, ao se ter um panorama geral da situação dos negócios.
Assim, para otimizar a gestão, é importante observar alguns aspectos. Por isso, listamos 6 dicas para que as finanças fiquem sob controle:
1. Faça um planejamento orçamentário detalhado
Talvez você já tenha ouvido muito isso, mas é preciso falar novamente: realize o planejamento orçamentário. Muitas empresas falham na hora de desenvolver esse plano e acabam se prejudicando.
Inclusive, muitas não conseguem se manter abertas por falta desta etapa. Isso acontece porque não há detalhamento dos investimentos que serão realizados, nem de todas as despesas já previamente identificadas com base no ano anterior. Ou mesmo uma previsão de receitas, que movimentará os negócios no cotidiano.
Muitas vezes, gastos que são considerados irrisórios e passam despercebidos causam um impacto não esperado no fluxo de caixa, apenas por não serem devidamente calculados.
Da mesma forma, aumentos de encargos tributários, variação de valores com fornecedores ou na matéria-prima, despesas com RH e tantos outros custos, podem e devem ser estimados com antecedência, para que a empresa tenha uma visão prévia de como será o ano no âmbito financeiro.
É claro que não é possível determinar totalmente como será o orçamento do ano seguinte, por mais acurado que seja o planejamento. Porém, é necessário que a empresa busque projetar o budget da melhor maneira, para ficar próximo à sua realidade e apoiar o crescimento e desenvolvimento dos negócios.
E tão importante quanto determinar o orçamento de cada área ou atividade, é seguir à risca o que foi estabelecido, para que a saúde financeira da empresa possa se manter com o tempo.
Ao elaborar o orçamento, vale a pena revisar com atenção as despesas, para que valores não sejam transferidos de um período para outros sem necessidade, mas sempre entendendo o comportamento das áreas da empresa – o que nos leva ao próximo ponto.
2. Tenha um orçamento colaborativo
Antigamente, era comum que o orçamento anual da empresa fosse determinado de maneira geral pela diretoria ou presidência aos demais setores da empresa. Hoje em dia, as instituições estão aderindo ao orçamento colaborativo ou descentralizado.
Nesse modelo, os setores ficam responsáveis por estipular os seus próprios orçamentos, o que estimula o engajamento da equipe que participa de cada etapa do processo e fica mais empenhada em alcançar o objetivo final.
Independentemente se o planejamento orçamentário será realizado para o próximo ano, o que é mais comum na maioria das empresas, ou de acordo com sazonalidade para aqueles que atuam em segmentos específicos, como a agricultura, o orçamento colaborativo tem se mostrado mais eficiente, já que os profissionais que trabalham diretamente naquele setor, podem estabelecer mais assertivamente seus custos, contribuindo para uma gestão orçamentária eficiente.
No final do período fiscal, faz muita diferença ter uma acuracidade em torno de 80% ou acima de 90%. Por isso, é muito importante que a gestão orçamentária se adeque à realidade da companhia.
3. Faça projeção de cenários
Não é incomum ver empresas que passaram ou passam severas dificuldades financeiras culparem a oscilação do mercado ou até mesmo a crise econômica por falhas na gestão orçamentária.
Uma solução para se ter uma previsão do orçamento, mesmo com a instabilidade na economia, é a projeção de cenários. Estes cenários são simulações do que pode acontecer na empresa, tanto positiva quanto negativamente.
Através de ferramentas que fazem o cruzamento dos dados realizados com o que está planejado e as variáveis que podem impactar no orçamento, é possível ter uma ideia mais clara da situação da empresa, caso determinado cenário se concretize.
Os cenários mais comuns são os otimistas, em que a situação externa aos negócios é favorável, permitindo crescimento acima do esperado inicialmente. E os pessimistas, em que são levadas em consideração dificuldades e retrações do mercado, o que pode acarretar um resultado abaixo do que foi planejado no início.
A criação de cenários é importante para que os gestores não sejam pegos de surpresa caso algo mude no ambiente da empresa, mas permite que decisões sejam tomadas rapidamente e com mais segurança.
Outra utilização dos cenários é analisar se pequenas mudanças feitas em um produto, por exemplo, causam impacto nas finanças e na estratégia.
4. Esteja atento às despesas de RH
Durante a crise, as empresas costumam evitar fazer contratações e, muitas vezes, ainda enxugam o quadro, realizando as temidas demissões. Porém, há aquelas que estão contratando mesmo em um período de retração econômica.
Em qualquer uma das situações, o impacto destas decisões deve ser planejado e avaliado, porque ambas afetarão o fluxo de caixa, visto que não é somente o salário e benefícios que compõem uma contratação.
Assim como uma demissão, que gera uma série de despesas à empresa e, se ela não estiver preparada, pode deixar as finanças no vermelho, há também outros encargos trabalhistas que devem ser acompanhados de perto, como férias, dissídio coletivo e bonificações, para que a sua gestão orçamentária esteja de acordo com o estipulado.
É preciso considerar também o turnover da instituição, mesmo em períodos de estabilidade do mercado, pois muitas despesas inesperadas com pessoal podem prejudicar o caixa. Portanto, faça o planejamento de RH cuidadosamente, é uma tranquilidade a mais para a gestão.
5. Fluxo de caixa sob controle
É essencial ter controle de tudo que entra ou sai do caixa de uma empresa, ainda mais considerando tudo o que já foi dito até agora. Planejar e acompanhar o fluxo de caixa pode parecer simples, mas nem sempre é tão fácil de ser feito.
Os custos, diretos e indiretos, devem ser calculados, desde uma simples caneta até despesas mais robustas, como a folha de pagamento. Tudo deve ser registrado e contabilizado, para não haver surpresas desagradáveis lá na frente.
Afinal, o caixa reflete a saúde financeira da empresa e é o que lhe permite sobreviver ao longo do período. Para controlar este fluxo, muitas instituições utilizam planilhas, mas nem sempre elas dão conta do trabalho e podem apresentar falhas que comprometem, e muito, a gestão dos negócios.
É preciso estar atento constantemente aos dados ou até mesmo, escolher um software de gestão orçamentária que otimiza consideravelmente o processo.
Além do ganho de tempo, a automação do orçamento e da tesouraria minimiza falhas e aumenta o nível de segurança das informações, pois os usuários visualizam apenas o que lhes foi permitido.
6. Analise os resultados através de indicadores de desempenho
Não tem como saber se os objetivos estão sendo atingidos se não houver mensuração dos resultados. Há ferramentas digitais que fazem a análise da performance, gerando gráficos e relatórios que auxiliam na tarefa de realizar um diagnóstico mais preciso da evolução da empresa.
Este momento de analisar é necessário para ajustar as estratégias, caso algo esteja fora do esperado, além de reduzir o tempo de reação e tomada de decisão, por se estar acompanhando constantemente os dados.
Neste processo, é importante determinar indicadores de desempenho e utilizá-los na hora de fazer a análise de performance. Assim, fica mais claro quais são os objetivos que deverão ser alcançados e como eles estarão inseridos na gestão orçamentária.
Os indicadores devem ser facilmente mensuráveis, mesmo se não trouxerem indicações econômicas, para que o desenvolvimento da empresa fique visível com mais clareza para os gestores.
As vantagens de investir em uma gestão orçamentária automatizada
Com essas dicas, é possível ter uma boa noção do que é necessário para ter uma gestão orçamentária eficiente e os passos que devem ser seguidos rumo a um planejamento financeiro assertivo.
Também fica mais fácil visualizar os benefícios que a gestão orçamentária traz para uma empresa, sendo um dos mais notórios a agilidade do processo orçamentário.
Ao reduzir o tempo com atividades repetitivas, automatizando esses processos, você permite que os gestores e colaboradores possam se dedicar a outras atividades que contribuirão para o crescimento da empresa de forma mais efetiva e estratégica.
Como citamos várias vezes, a tomada de decisão também é beneficiada, porque com mais dados a situação da empresa fica clara e o caminho a ser seguido é visto com mais nitidez, tanto para crescimento quanto para ajuste.
Além disso, a gestão orçamentária auxilia a empresa na busca por melhores resultados, porque alinha as estratégias com sua realidade de budget.
Qual a melhor maneira de realizar a gestão orçamentária?
Cada empresa trabalha de uma maneira e não existe certo ou errado, porém alguns métodos podem trazer mais lentidão para a gestão ou mesmo gerar falhas nos resultados, prejudicando a avaliação real da situação da empresa.
Muitas empresas perceberam esta morosidade em seu planejamento utilizando planilhas e decidiram investir na automação do processo, usufruindo dos benefícios citados anteriormente.
Avalie a gestão da sua empresa e invista na ferramenta que mais auxiliará seus negócios a atingirem seus objetivos. Pesquise também as metodologias que mais se adequam ao seu modelo de negócios.
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