Todas as empresas lidam com dinheiro em sua rotina e fazer o gerenciamento da entrada e saída de valores é essencial para que a companhia continue operando de forma saudável e atinja seus objetivos.
A essa gestão das movimentações financeiras diárias é dado o nome de fluxo de caixa. A área de tesouraria é responsável por esses valores e deve receber atenção especial dos gestores, tanto por ser uma das áreas mais importantes da empresa quanto para saber como os recursos são tratados, para que sejam utilizados da melhor maneira.
Nesse artigo, vamos abordar como elaborar um fluxo de caixa eficiente, como acompanhar as informações e qual a melhor maneira de gerenciar a tesouraria, para que tenha os resultados esperados.
O que é fluxo de caixa
Como já comentamos, fluxo de caixa é a gestão dos valores que entram (receitas, investimentos) e saem (custos, despesas) da empresa. Sem esse controle, fica difícil para os gestores entenderem a situação financeira dos negócios, o que pode colocar em risco sua sobrevivência com o tempo.
Segundo uma pesquisa do SEBRAE, 20% das empresas fecham por falta de capital de giro, que é a diferença entre os recursos disponíveis que a companhia possui e as despesas programadas, possibilitando suas operações.
Embora nem toda empresa vise o lucro, todas precisam dele para permanecer ativas, exigindo um cuidado especial com o caixa. E o setor responsável pela gestão do caixa é a tesouraria que, além de acompanhar as movimentações econômicas, também deve avaliar os riscos em tomar determinadas decisões que envolvam os recursos da empresa.
Para isso, é importante ter um controle preciso e minucioso sobre as despesas e receitas, para que seja possível acompanhar o desempenho da instituição e avaliar possíveis oportunidades ou mitigar ameaças.
Estrutura do fluxo
Agora que já conhecemos o conceito de fluxo de caixa, vamos entender como organizá-lo, para que apresente as informações necessárias, independente da estrutura corporativa da empresa.
Primeiro, é preciso listar todas as unidades e centros de custo, para acompanhar as movimentações de cada uma. Para que nenhum dado se perca, é essencial consolidar os valores, visualizando o total no seu sistema de controle financeiro. Outros pontos a considerar são:
- Contas a pagar e receber: ter o entendimento de quais contas estão previstas e para quando, ajuda a planejar as ações da empresa, bem como entender se em determinada data o caixa estará positivo ou não. Com essa análise, os gestores podem agir para que o planejamento seja seguido e os objetivos sejam alcançados.
- Atrasados: relacionado ao tópico anterior, acompanhar o que está vencido é fundamental para que os prazos e valores possam ser renegociados, evitando o pagamento de juros (no caso de contas a pagar) ou que haja um desequilíbrio nas finanças (das contas a receber).
- Contratos: em maior ou menor número, todas as empresas possuem contratos financeiros que impactam o caixa e devem ser previstos no planejamento. Conseguir calcular seus efeitos minimiza os riscos de surpresas desagradáveis no final do período, por valores que não foram contabilizados.
Importância para a empresa
Além de ajudar a acompanhar a situação financeira da instituição, o fluxo de caixa ajuda na redução da inadimplência, pois com as informações do caixa, a empresa consegue verificar quais são os clientes ou fornecedores com valores em atraso.
Assim, um plano de ação para recuperação dos valores é iniciado e a empresa sentirá menos o impacto da redução das receitas.
Também não podemos esquecer que o fluxo de caixa ajuda o planejamento da companhia, para que sempre tenha recursos disponíveis, sabendo exatamente onde são empregados e como otimizá-los.
Por fim, ter um caixa estruturado e eficiente permite que a análise de dados seja mais precisa, trazendo melhores respostas para a empresa, o que resultará no atingimento das metas e objetivos que foram propostos.
Como acompanhar o fluxo de caixa
Partindo para um momento mais prático, vamos comentar as principais recomendações para que o seu caixa seja bem estruturado e fácil de acompanhar.
- Anote todas as entradas e saídas: para ter mais confiança nos números analisados, é preciso que os registros sejam feitos de forma detalhada e precisa. Quantos mais detalhes, como a classificação da transação, a unidade e centro de custo em que foi realizada, melhor para que as análises entreguem dados mais confiáveis.
- Acompanhe a sazonalidade do mercado: é muito importante entender se o segmento que sua empresa atua possui alguma sazonalidade. Assim, você pode preparar seu caixa para enfrentar os períodos de vendas menores sem deixar que as finanças fiquem negativas.
- Centralize as informações: quanto mais arquivos, planilhas e locais você tiver dados do caixa, mais difícil será visualizar a real situação da empresa. Por isso, é interessante utilizar um sistema que permita a centralização e consolidação rápida das informações.
- Monitore os resultados: após planejar as finanças para determinado período, os valores realizados devem ser acompanhados, para garantir que tudo está de acordo com o plano inicial. Se houver divergências, elas serão identificadas mais facilmente e ações podem ser tomadas para corrigir quaisquer erros e ameaças que surgirem.
- Conte com um sistema para gestão de tesouraria: é possível elaborar e monitorar o fluxo de caixa em planilhas, mas o processo fica lento e suscetível a erros, conforme a empresa cresce e aumenta a quantidade de dados. Automatizar todo o processo proporciona mais segurança das informações e minimiza imprecisões dos números da companhia.
Automatize sua gestão de fluxo de caixa
A tecnologia tem avançado em diversas áreas e não é diferente quando falamos da gestão de tesouraria. É possível estruturar seu fluxo de caixa com a flexibilidade que sua empresa precisa e reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais e repetitivas.
Além de diminuir os erros, que podem levar a interpretações equivocadas de dados, a automação permite que a equipe financeira possa se dedicar mais a ações estratégicas, que trarão melhores resultados para a empresa.
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