Um dos recursos mais utilizados na hora de realizar o planejamento orçamentário, é a projeção por histórico. Portanto, isso não é novidade para os profissionais de gestão e controladoria. Porém, se tal ação não for bem executada, sua gestão financeira pode ficar comprometida.
Da mesma forma que abordamos em outro artigo a respeito do Orçamento Base Zero e como ele é importante para eliminar despesas desnecessárias, a projeção por histórico também tem uma importância muito grande no planejamento financeiro.
É por meio da projeção orçamentária que é possível parametrizar o planejamento estratégico da instituição, definindo as metas e expectativas para o período. É claro que o gestor deverá ter atenção redobrada na análise de DRE, para deixar o orçamento enxuto.
Confira 5 dicas indispensáveis para auxiliar nessa tarefa:
Durante o processo orçamentário, é necessário fazer um levantamento minucioso das despesas, para então realizar a projeção dos volumes e custos. Desde maquinário, insumos, materiais, combustível, assim como todos os gastos e investimentos que empresa pretende fazer naquele ano.
Porém, ao realizar tal projeção baseada no histórico, é preciso levar vários fatores em consideração. Se a empresa exporta ou importa produtos, possui filiais em outros estados ou países, se trabalha de acordo com a sazonalidade, entre outros aspectos.
As variantes também devem ser projetadas. Inflação, variações de câmbio, variações de impostos de uma localidade para a outra e uma série de fatores que influenciam indiretamente no orçamento. Assim, é possível se preparar efetivamente para tais despesas e ainda irá complementar o planejamento de investimentos da empresa.
A instituição que deseja manter o budget ajustado realiza o planejamento de RH. Afinal, a folha de pagamento representa grande parte das despesas da empresa e na projeção de fluxo de caixa, assim é possível visualizar o quanto é impactante nas finanças da empresa.
Portanto, com o auxílio da projeção de histórico, o gestor tem a visão de como foi período passado e a partir dele, pode fazer o planejamento de cada centro de custo da empresa. Nesse caso, planejar as contratações, demissões, dissídio coletivo, férias, bonificações, entre outros encargos comuns ao setor.
Uma prática que auxilia no controle das finanças e uma boa gestão empresarial é o orçamento colaborativo. Por meio dele, cada gestor fica responsável pelo orçamento do seu centro de custo, fazendo com que a equipe fique mais engajada em seguir aquilo que foi determinado.
Afinal, quem melhor para gerir o orçamento de um centro de custo do que as pessoas que trabalham diariamente nele? É uma forma de deixar o budget ajustado de acordo com as necessidades reais e especificas de cada setor e unidade de negócio, ajustando-as à estratégia da empresa.
Outro recurso utilizado na gestão orçamentária para uma projeção por histórico mais assertiva é a análise de performance. Por meio dela, é possível analisar a evolução do planejado X realizado, assim como os indicadores de desempenho e os planos de ação.
Se ao realizar o forecast, o orçamento estiver apresentando alterações do que foi determinado no planejamento, é possível realizar ajustes para que budget se mantenha ajustado. Com isso, a projeção por histórico mais consistente e condizente para os gestores.
As ferramentas que são utilizadas na projeção por histórico, fazem a diferença. Não é à toa que muitas empresas estão utilizando software de gestão orçamentária para otimizar o processo orçamentário. Tais aplicativos possuem funcionalidades especificas para realizar os recursos citados acima, bem como projeção de cenários, consolidações, projeção de vendas, entre outros.
Além disso, é possível concentrar tudo em uma só ferramenta, minimizando o risco de perda de dados e aumentando a segurança do processo, visto que toda a movimentação fica registrada e precisa ser autorizada pelo administrador.
Ainda há aplicativos de gestão orçamentária com armazenamento na nuvem, que proporciona mais mobilidade ao usuário que pode realizar uma melhor gestão do tempo. Com certeza, vale a pena pesquisar e encontrar o sistema que possui o melhor custo-benefício para a sua empresa.
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