É natural que empresas busquem, cada vez mais, recursos que ajudem na resolução de problemas. Dado o cenário atual e com a velocidade com que as mudanças acontecem no mercado, a capacidade de adaptação que uma organização apresenta pode ser o diferencial entre a sobrevivência ou não de um negócio.
Como uma forma de enfrentar o desafio de compreender mudanças e flutuações do mercado, muitas empresas adotam ferramentas para que o processo de decisão e de definição de objetivos aconteça com mais clareza e assertiva.
A metodologia 5W2H é uma dessas metodologias que contribui para que a empresa, baseada em 7 perguntas simples, oriente-se para os planos de ação. Neste conteúdo, trazemos o conceito desta metodologia, como surgiu, os benefícios gerados para as empresas e como, enfim, aplicá-la ao seu planejamento estratégico.
A metodologia 5W2H consiste em um conjunto de questionamentos que devem ser respondidos para elaborar um plano de ação eficiente. A sigla é derivada de como as sete perguntas são em inglês:
Ao respondê-las, a gestão terá como resultado um plano de ação mais estruturado e eficiente. A partir de objetivos distintos, é possível otimizar tempo e recursos da empresa, ao mesmo tempo, em que o plano de ações contribui para alcançar a sua meta.
Pode-se ainda utilizar a ferramenta de resolução de problemas em uma tabela, para facilitar a visualização do planejamento em sua totalidade. Assim, em um espaço para cada pergunta, os gestores precisam respondê-las de maneira objetiva, com frases curtas.
Registros apontam a sua criação e popularização na década de 50, baseado no modelo Fordismo, desenvolvido na época. Após uma visita aos Estados Unidos, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda observaram a viabilidade de otimizar os recursos do modelo fordista, já que a produção em massa resultava em um volume grande de desperdícios.
Assim, com o foco em evoluir a gestão de projetos, sua primeira aplicação foi na empresa Toyota, o que teve como resultado um aumento de produtividade nas fábricas. Com o método 5W2H, o sistema foi evoluindo a tal ponto, que passou a ser utilizado e aplicado por empresas do mundo todo para desenvolver o planejamento estratégico.
Utilizar o 5W2H para a solução de problemas traz diversos benefícios para a gestão organizacional. Pois, ao construir (e seguir) um plano de ação bem estruturado e acompanhá-lo de perto, proporcionará impactos positivos na organização, como:
A metodologia é considerada uma ferramenta poderosa para o planejamento estratégico das empresas. Seus resultados tendem a contribuir com o alcance do objetivo do negócio e proporcionar mais produtividade. Confira a seguir algumas dicas de como aplicar o 5W2H de maneira eficiente.
Antes de aplicar a metodologia para resolução de problemas, é preciso definir quais são os objetivos da empresa. Dessa forma, os envolvidos no projeto/solução terão um direcionamento claro do resultado/expectativa de cada atividade estabelecida, alinhados com os propósitos do negócio.
Para comunicar de maneira assertiva, ao responder às perguntas da ferramenta, utilize frases curtas e objetivas, evitando respostas ambíguas. Isso garante que todos terão clareza do que deve ser desenvolvido, bem como as responsabilidades de cada um.
Para que o 5W2H seja um recurso eficiente, é necessário centralizá-lo em apenas uma aplicação/plataforma, capaz de trazer e absorver as informações que serão importantes para o planejamento estratégico. Além de planilhas, também podem ser utilizados softwares de planejamento orçamentário para tornar a elaboração e acompanhamento ainda mais ágil.
Após todo o processo, acompanhar e avaliar os objetivos periodicamente é fundamental para colher os resultados esperados com a metodologia. Assim, é possível verificar se as metas estão sendo alcançadas, se há necessidade de mudar a rota ou ajustes no orçamento, permitindo uma rápida adaptação – caso necessário.
Sabe-se que o 5W2H é uma metodologia importante para a gestão empresarial, pois a partir dela, obtém-se clareza e ações detalhadas assim como devem ser desenvolvidas. Ao responder às 7 perguntas, será possível tomar decisões norteadas em informações corretas e seguras quando o assunto é solução de problemas.
Por ser uma ferramenta versátil, é possível aplicá-la em diferentes cenários e setores de uma empresa, e ainda, com finalidades distintas. Desde o operacional ao tático, aplicar o 5W2H proporciona agilidade e mais direcionamento para a gestão empresarial.
Atualmente, softwares já contam com meios para centralizar as informações em um só lugar, facilitando a sua elaboração — como no AllStrategy Plano. Confira os recursos para desenvolver planos de ação com a metodologia 5W2H e acompanhar as tarefas de maneira integrada e detalhada.
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