El Grupo Pratagy lleva más de 30 años en el mercado de la hostelería y posee un resort y un parque acuático, Pratagy Acqua Park, situado en Maceió, además de otras inversiones en el segmento.

Rodeado de bellos paisajes naturales, Pratagy Acqua Park es el primer resort All Inclusive de Brasil y, aunque el grupo ha crecido exponencialmente en los últimos años, hasta hace poco existía un vacío en el control.

En consecuencia, el Grupo buscaba una solución para apoyar la planificación y el seguimiento de las finanzas. Tras investigar, AllStrategy Plano, software de gestión presupuestaria, se situó en el punto de mira, ya que ofrecía ventajas que superaban lo esperado inicialmente.

Para entender mejor cuál era el escenario de la empresa antes y cómo Plano ha apoyado a Pratagy Resort, hablamos con Carlos Ayron, Controller del Grupo y participante activo en el uso del software.

Retos del control presupuestario

Pratagy Resort, que atiende a miles de huéspedes cada año en su estructura para el descanso y el ocio, ya realizaba una planificación presupuestaria, pero seguía los datos en hojas de cálculo.

Sin embargo, el equipo sintió dificultades en el proceso, ya que, debido a la manipulación de los archivos por parte de varias personas, se reducía la fiabilidad de los datos, lo que aumentaba el tiempo necesario para calcular los resultados. En consecuencia, una de las principales consecuencias de este proceso fue la pérdida de información importante para la gestión.

“Por mucho que manejes hojas de cálculo, cuando trabajas con varios gestores y compartes información entre ellos, a veces necesitas tener información online para tomar decisiones”, explica Carlos.

Frente a este escenario, la integración con el ERP fue otra cuestión relevante para que la información en poder de Pratagy Resort pudiera ser actualizada con la planificación con rapidez, sin generar un gran volumen de datos para llegar a los análisis necesarios.

La necesidad de optimizar el control

Después de encontrar y evaluar AllStrategy Plano, el proceso de implantación fue fluido y rápido. La parametrización de la información en el software y los resultados se notaron en poco tiempo.

Además, la empresa identificó inmediatamente que podía ampliar el uso del sistema, ya que el principal punto para el controlador era la consolidación de datos en la DRE. Progresivamente, se empezaron a utilizar nuevos módulos, haciendo que la visualización de la información fuera aún más estratégica.

“Plano ha unido la información de gestión y ahora no tenemos límites, ya que seguimos creando soluciones dentro de la herramienta para satisfacer nuestras necesidades.”

El primer año de uso de AllStrategy Plano apoyó la organización de datos en varias áreas, como la gestión de contratos, la planificación de costes y los RRHH.

Incluso después de algunos años desde la implantación del software, Pratagy Resort sigue ampliando los módulos y funcionalidades utilizados, ganando cada vez más seguridad y autonomía sobre la gestión.

La maduración de la cultura presupuestaria

El AllStrategy Plano apoyó un proyecto de gran envergadura e importancia para la empresa: la consolidación de la cultura presupuestaria. Dentro de sus estrategias de gestión, este punto facilitaría los demás procesos de mejora del Grupo.

Carlos comenta que nota la maduración de la cultura y la descentralización del presupuesto. Hoy, cada gestor es responsable de los valores relacionados con su área y ayuda a comprobar los números, evitando errores de contabilización comunes en cualquier empresa.

“Antes era sólo un interventor o un contable, hoy tenemos un equipo de gestores validando los lanzamientos. Ahora es un proceso de desarrollo de madurez y cambio de cultura”.

Con AllStrategy Plano, los directivos tienen acceso a información actualizada en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones más rápida y basada en datos y aumenta el compromiso de la dirección con las resoluciones.

Con ello, Pratagy Resort ha alcanzado ya un grado muy alto de madurez en la gestión. Esto se nota en el cierre del presupuesto, que actualmente tiene menos de un 3% de variación entre lo previsto y lo realizado.

Según Carlos, “las decisiones se basan ahora en la planificación y, en consecuencia, esto ha traído consigo una mayor asertividad en la gestión. Todo esto se debe al proceso de maduración de la gestión”.

Nuevas formas de ver los datos

AllStrategy Plano ha permitido la optimización en el análisis de datos, organizados de acuerdo con la estructura necesaria para la corporación. Un buen ejemplo de ello son los indicadores de rendimiento.

Todas las áreas de la empresa están incluidas en AllStrategy Plano, lo que permite el cruce de datos entre departamentos, produciendo nuevos análisis y, en consecuencia, nuevas percepciones para la dirección.

Con esta visión, Pratagy Resort sigue ampliando el uso de los módulos y funcionalidades de AllStrategy Plano en función de las necesidades y estrategias de gestión financiera.

“Cuando empiezas a relacionar esta información, empiezas a ver causas y efectos entre los factores y variables que normalmente los directivos no visualizan ni identifican”.

Crecimiento vinculado a la gestión financiera

Pratagy Group adquirió la capacidad de planificar, consolidar y analizar su información financiera con AllStrategy Plano. Hoy en día, los datos se actualizan automáticamente y los directivos participan activamente en el proceso de presupuestación.

La cultura presupuestaria se ha ido desarrollando a lo largo de los años con el uso de la herramienta, y cada vez más el software se convierte en una pieza clave dentro de la estrategia del grupo.

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