Existem várias maneiras de fazer um planejamento orçamentário, cada uma com seus pontos fracos e fortes. Nós ajudamos você a entender qual é o melhor para seu negócio.
No segundo semestre do ano, iniciam-se as preparações para o período de planejamento orçamentário dentro das empresas. Tempo de determinar as estratégias a serem adotadas no ano seguinte e que exige um novo olhar devido à situação global. Eficiência em processos, automatização e assertividade no planejamento serão aliados do gestor para essa tarefa.
Os métodos de planejamento orçamentário são diversos, mas você já sabe qual será o ideal para o seu negócio nesse momento? É importante lembrar que as instabilidades que 2020 trouxe irão caracterizar uma nova forma de planejar e, devido a isso, dados deste período devem ser revistos, pois podem prejudicar as projeções futuras.
Entenda melhor quatro tipos de orçamento que podem ser feitos e veja qual tem mais aderência para o momento da sua empresa!
A projeção por histórico, como o próprio nome já diz, se baseia no histórico da empresa de receitas, despesas e outros fatores com o objetivo de prever e planejar o próximo ano. Este tipo de planejamento pode ser muito prático, tendo em vista que todos os parâmetros já estão definidos, bastando apenas projetar para o ano seguinte o que foi feito no ano vigente e fazer os devidos ajustes.
Contudo, quando se trata de um ano atípico, a projeção por histórico pode trazer números e dados que necessitam uma revisão mais rigorosa. Se basear em 2020 para o próximo ano traz uma grande chance de imprecisão nas informações, portanto é importante levar em consideração os acontecimentos externos que influenciaram no ano vigente antes de optar por este tipo de planejamento.
O orçamento de base zero (OBZ) é feito sem o uso de dados dos anos anteriores, como se a empresa tivesse sido criada agora e este fosse o primeiro planejamento orçamentário. Esse tipo de planejamento permite revisar todas as despesas desnecessárias e eliminá-las, sendo altamente recomendado para momentos em que é preciso cortar gastos.
Pode ser feito também após anos atípicos, tendo em vista que os dados do ano anterior não são muito confiáveis para uma projeção precisa. Contudo, trata-se de um planejamento que exige mais da equipe, pois é necessário analisar todos os parâmetros “do zero”. Automatizar esse processo orçamentário irá permitir que seja feito de forma ágil e mais eficiente.
Na Gestão Matricial Orçamentária, o orçamento é organizado por pacotes de despesas e receitas de um mesmo tipo, levantados de diferentes centros de custos da empresa. Estes pacotes de despesas e entidades são alinhados em uma matriz, na qual o gestor de pacote compara os orçamentos de mesmos itens em diferentes setores, analisando discrepâncias e fazendo negociações e alinhamentos para evitar despesas desnecessárias. Esse tipo de planejamento é vantajoso na hora de detectar erros e permite uma correção de forma mais ágil e eficiente durante o processo orçamentário, possibilitando um resultado mais assertivo no final.
A principal desvantagem, no entanto, é a segurança dos dados, tendo em vista que o uso de planilhas por mais de uma pessoa está sujeito a maiores chances de erros simples, que podem impactar de forma considerável no final. A solução para isso é a automatização orçamentária, que permite acessos restritos direcionado a cada setor para que seja construído de forma colaborativa e segura.
Analisar o forecast é uma forma de periodicamente realizar ajustes no orçamento para que as coisas não saiam do planejamento inicial. O orçamento chamado rolling forecast, ou contínuo, no entanto, tem como objetivo projetar, ao fim do mês vigente, os próximos 12 meses. Desta forma, a empresa estará continuamente elaborando o orçamento. Este tipo de orçamento é utilizado quando o negócio precisa ser planejado a curto prazo, em virtude de circunstâncias internas ou de mercado.
O planejamento de todos os meses a partir do rolling forecast tem a vantagem de ser muito preciso, mas por outro lado torna-se muito trabalhoso. É interessante, neste caso, preparar um planejamento estático do período do ano para que possa servir como referência para análises comparativas.
Entender qual o tipo de orçamento mais adequado à sua empresa pode demandar algumas reuniões estratégicas, e cada caso é um caso. O importante é atentar para a qualidade do planejamento, a segurança das informações, e a facilidade e agilidade para realizá-lo e acompanhá-lo.
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