Existem momentos que o cenário econômico nos obriga a tomar algumas medidas para proteger o caixa da empresa. Estamos vendo essa situação atualmente: as organizações estão olhando com muita atenção para suas despesas a fim de entender o que realmente é necessário para o funcionamento da operação empresarial, e o que, pelo menos provisoriamente, pode ser pausado.

Esta análise é particularmente benéfica em planejamentos orçamentários que se repetem anualmente, apenas com ajuste de valores, mas sem uma análise criteriosa dos custos na empresa. Uma forma de fazer esse estudo é classificando as despesas, para então separá-las, no momento de olhar para a DRE.

O essencial precisa estar visível aos olhos

É fundamental, neste tipo de análise, deixar em evidência a relevância das despesas da empresa. Um tipo de classificação pode dividir os gastos em essenciais, necessários e supérfluos, onde:

• Essenciais: são aquelas despesas que garantem o funcionamento da empresa e que não podem ser eliminadas, como, por exemplo, o aluguel, despesas com água e luz, alimentação, etc.
• Necessárias: essa classificação elenca os gastos que são realmente importantes, que influenciam na continuidade ou na operação saudável da empresa, mas que podem ser reduzidos ou ajustados para um novo cenário. Como exemplo, podemos citar planos de telefonia e internet móveis e alguns tipos de deslocamento que podem ser substituídos.
• Supérfluas: são aquelas despesas, com um custo mais alto do que a empresa pode — ou quer — pagar, e podem ser facilmente eliminadas ou diminuídas, caso a empresa precise conter custos.

Sabemos que cada caso é um caso, e os gestores precisam avaliar como classificar as despesas da sua empresa conforme a sua operação.

A tecnologia como aliada da análise

É claro que na teoria é tudo muito interessante, mas colocar essa tática de classificação de despesas em prática pode não ser tão simples quando usamos de métodos tradicionais de gestão orçamentaria. As planilhas eletrônicas podem oferecer certa limitação para análise dos números, o que pode gerar uma certa insegurança no momento de decidir por cortar ou não uma despesa.

Um software para planejamento orçamentário pode ser essencial neste momento, facilitando a classificação e organização das informações nos relatórios e gráficos.

Como fazer a classificação no software Plano

Quem já utiliza o software Plano, da AllStrategy, para o planejamento orçamentário, pode realizar esta classificação por meio de projetos ou também por dimensões. Basta criar os projetos e grupos de projetos utilizando a nomenclatura desejada, considerando aqui a classificação que implementará em suas despesas. Caso opte por realizar a análise por dimensões, o processo é idêntico, porém um novo campo de classificação é habilitado no sistema.

Feito isso, quando analisar a performance da DRE, poderá filtrar os dados de acordo com a classificação que escolheu, tendo uma visualização clara das suas despesas não só pelo grau de importância para a operação, mas também visualizando por centro de custo e unidade de negócio.

Esta é uma forma diferente de utilizar as funcionalidades do software Plano, que podem apoiar fortemente suas decisões em momentos de revisão e reestruturação orçamentária.