Quando o assunto é planejamento orçamentário, não existe uma receita única e pronta, que funciona para todas as empresas. Isso porque cada instituição sabe quais são suas necessidades e deve escolher o(s) método(s) que mais se encaixem em sua gestão.
Em outro artigo do blog, comentamos os tipos de orçamento mais comuns, porém neste texto vamos nos ater a dois bem conhecidos: o planejamento com base histórica e o orçamento base zero.
Antes de falar mais sobre eles, reflita em como sua empresa realiza o planejamento financeiro. O que pode ser melhorado e aperfeiçoado neste processo?
Não estamos aqui para determinar qual é a melhor maneira, visto que cada empresa sabe qual é sua realidade. Vamos apenas elucidar como estes processos funcionam, seus benefícios, e uma forma mais fácil de realizá-los.
Utilizar a base histórica de dados de um orçamento para projetar o ano seguinte é a maneira mais comum de realizar o planejamento orçamentário de uma empresa. O processo fica simplificado, visto que são utilizados dados existentes, que são ajustados de acordo com a estratégia adotada para o ano em questão.
É mais rápido, envolve menos pessoas na sua elaboração e evita custos equivocados, pois já existe um histórico sobre aquele valor em que se basear.
Porém, uma desvantagem é que, ao utilizar o orçamento já realizado, custos e despesas que poderiam ser eliminadas podem ser computadas novamente, sendo necessário que a equipe de controladoria precise estar atenta a esse detalhe na hora de realizar o orçamento.
Planejar com base no histórico não quer dizer que o orçamento anterior apenas será duplicado e utilizado novamente, pois é preciso ser criterioso e avaliar todas as despesas e investimentos a serem realizados, para que o budget fique ajustado à realidade da empresa naquele momento.
O orçamento base zero (OBZ) vai no oposto do planejamento por histórico, pois o budget é elaborado sem utilizar qualquer dado anterior. É como se a empresa estivesse orçando pela primeira vez. Assim, a equipe determina os investimentos, custos e despesas avaliando a demanda de cada setor e a estratégia que a empresa irá seguir.
É um processo mais demorado e trabalhoso, que exige mais dos gestores, mas tem suas vantagens. Além de reduzir despesas, pois tudo é visto e analisado na hora de construir o orçamento, também o deixa mais enxuto, sendo utilizado para realizar reformulações dentro da empresa.
Às vezes, é necessário modificar processos, incluir ou extinguir setores, realizar algumas mudanças para dar um impulso no negócio, e essa forma de orçar elimina vínculos passados e faz com que a instituição possa planejar nessa nova perspectiva.
Em anos atípicos, com grandes mudanças no mercado, este tipo de orçamento pode ser interessante, pois nem sempre os dados realizados representam a realidade da empresa. Um ano de crise pode diminuir os resultados do negócio e levar estas informações para o novo orçamento pode não refletir o futuro esperado.
O orçamento base zero também pode ser aplicado periodicamente na empresa, para que os gestores avaliem todos os custos de tempos em tempos, mantendo-os adequados à sua necessidade.
Seja qual for a maneira que sua empresa realize o orçamento, a melhor alternativa é automatizar o processo. As planilhas deixam o desenvolvimento de qualquer planejamento mais demorado e sujeito a falhas, visto que pode ocorrer perda de dados, erros no preenchimento e o acúmulo de documentos para gerir.
Além disso, é muito mais vantajoso dedicar tempo à análise dos dados orçamentários do que ao processo de preenchimento dos valores, assim a automação do planejamento traz um ganho de tempo para os gestores.
Outro ponto que deve ser considerado é a segurança dos dados. Em um sistema, todas as atividades ficam registradas e cada usuário possui um perfil de acesso, visualizando apenas o que é necessário para sua atuação.
Acompanhe cases de grandes empresas que automatizaram seu orçamento e tiveram sua gestão orçamentária transformada.
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