O orçamento de uma empresa é o que sustenta suas operações e, por isso, deve ser elaborado e acompanhado com afinco. Imagine tentar encher uma pia com água sem fechar o ralo. Pode parecer uma alusão boba, mas é assim que funciona um orçamento mal administrado em uma empresa. Não adianta ter uma grande receita, se as despesas escoam desgovernadas para um ralo imaginário.

O que é orçamento empresarial

Para começar o assunto, é importante entender o conceito de orçamento empresarial, que pode ser traduzido como o planejamento das receitas e despesas de uma empresa durante certo período. Alguns negócios trabalham com prazos menores, como um a três anos e outros podem estender o planejamento para até uma década.

De qualquer forma, a principal função do orçamento empresarial, também chamado de budget, é nortear a maneira como a empresa será conduzida e como as decisões serão tomadas, para alcançar os objetivos determinados no planejamento orçamentário.

Este planejamento é fundamental para os momentos em que a empresa passa por momentos de instabilidade, pois todos os custos estão listados, bem como as fontes de receitas, permitindo que as decisões sejam tomadas com mais eficiência. Normalmente, no intuito de controlar as finanças e diminuir as despesas, muitas empresas cortam investimentos, reduzem o quadro de funcionários e os gastos com materiais, optando por fornecedores mais baratos, mas que muitas vezes são de qualidade inferior.

Principais tipos de orçamento empresarial

O budget pode ser planejado de diversas maneiras, cabe à gestão da empresa optar por aquela melhor se adequa à sua realidade. As principais formas são:

• Orçamento por base histórica – o planejamento orçamentário é feito sobre o orçamento anterior, aproveitando os dados e informações já levantados pela empresa antes. É um dos processos mais comuns, mas pode é preciso ficar atento para que não apenas se copie o planejamento de um ano para colar em outro, sem uma avaliação minuciosa dos custos, despesas e investimentos necessários.
• Orçamento base zero – este modelo é o oposto do anterior, pois o budget é projetado em uma base sem informações prévias, o que exige mais dedicação por parte da equipe, mas também permite análises mais detalhadas sobre as necessidades da empresa.
• Orçamento matricial – também conhecido como Gestão Matricial de Despesas, esta prática é conhecida pela eficiência na redução de despesas dos negócios, visto que todo o orçamento é planejado e acompanhado por dois gestores, o que aumenta o engajamento e comprometimento das áreas para manterem o budget estável.

O que levar em conta na hora de planejar o orçamento?

Primeiramente, é importante organizar as despesas. Um planejamento financeiro adequado e eficaz é aquele que leva em consideração as necessidades de cada unidade e centro de custo do negócio. Para isso, é indispensável realizar uma projeção dos volumes e custos para avaliar cada despesa, seja com maquinário, insumos, deslocamento, material, aluguel etc., levando em consideração todas as variáveis que podem impactar nas mesmas, como impostos, variações de câmbio, petróleo, entre outros.

O planejamento de investimentos também traz excelentes resultados no processo orçamentário, isso porque o desenvolvimento da empresa já fica programado, sem a chance de surpresas negativas no fluxo de caixa.

O planejamento de RH, por sua vez, é de suma importância para controlar o budget da empresa. Ao realizar a projeção de folha de pagamento, o gestor deve planejar todas as contratações e demissões previstas para o ano, assim como todos os encargos comuns ao setor, como horas-extras, dissídio coletivo etc. Estas despesas com pessoal somam até 80% dos gastos da empresa e, se não forem devidamente alinhados, podem coincidir entre si, desestabilizando gravemente o caixa da companhia.

Outra área a ser considerada no planejamento são as vendas. Em boa parte das empresas, esta é a maior fonte de receitas, então é necessário estabelecer as metas para unidades, vendedores e produtos. Posteriormente, a análise dos resultados indicará onde é necessário investir mais, que linha de produtos deve expandir ou sair de circulação. Projetar as vendas também é uma maneira de alinhar as expectativas da diretoria com os colaboradores.

Orçamento eficiente e equipe enxuta

São muitos os recursos utilizados por gestores financeiros para desenvolver um planejamento econômico de acordo com as metas do negócio, mas nem por isso a tarefa precisa ser demorada e mobilizar muitas pessoas. Com a escolha da ferramenta correta, é possível desenvolver um orçamento empresarial eficiente, com uma equipe mais enxuta.

Muitas instituições estão utilizando softwares de gestão orçamentária, que possibilitam o planejamento financeiro com análise de performance dos resultados, além do desenvolvimento de planos de ação, indicadores de desempenho, projeção de cenários, forecast e uma série de funcionalidades indispensáveis na missão de um budget ajustado.

Outro recurso importante é a visualização dos dados em relatórios e dashboards customizáveis, que permitem ao gestor analisar rapidamente as informações que necessita e exportá-las de forma fácil, para apresentação a outras pessoas que não utilizam o sistema. Também é possível trabalhar o orçamento colaborativo e a governança corporativa na empresa, visto que as finanças ficam transparentes e todo processo registrado no aplicativo, proporcionando segurança aos gestores.

Alguns modelos possuem armazenamento na nuvem, com acesso mobile, permitindo que os dados sejam analisados em qualquer lugar, facilitando a rotina do gestor. São muitas vantagens e, com certeza, uma excelente alternativa para aqueles que desejam controlar efetivamente as finanças de uma forma saudável e com ótimos resultados.