Presente em empresas de todos os tamanhos, as planilhas eletrônicas são, provavelmente, a maneira mais comum de gerir dados. Porém, é importante estar atento ao uso delas, porque embora sejam úteis, largamente difundidas e acessíveis, as planilhas apresentam algumas limitações que podem incidir em extravio de informações ou mesmo em prejuízos para a sua empresa.
Planilhas têm uma extensa gama de funções, mas também têm entraves. Há algum tempo publicamos aqui a estimativa de que entre 20% e 40% de todas as planilhas utilizadas em controles financeiros por empresas do mundo todo têm algum tipo de erro. E basta uma vírgula digitada na casa decimal errada, por exemplo, para gerar um grande prejuízo no planejamento orçamentário.
Recentemente, um caso de falha envolvendo um dos mais tradicionais softwares de planilha eletrônica teve repercussão mundial. Como resultado, houve uma perda de 16 mil registros e isso acarretou subnotificação nos números da Covid-19 no Reino Unido.
Casos como esse ocorrem principalmente porque o limite de linhas para entradas de dados dificulta a gestão de longas séries históricas de informação. Nesse sentido, a incompatibilidade entre versões impossibilita a integração entre arquivos e pode causar a perda de registros.
Portanto, podemos afirmar que as planilhas tornaram-se ferramentas indispensáveis na gestão de empresas, mas para não correr riscos desnecessários, é importante considerar adotar também outros meios de controle. Um software de planejamento financeiro, por exemplo, pode eliminar falhas nos processos de planejamento e controle orçamentário, resguardando a saúde financeira da empresa.
Além disso, atualizar planilhas diariamente é uma atividade enfadonha, que toma muito tempo do colaborador. Isso afeta negativamente a produtividade da equipe e atrapalha o desenvolvimento do negócio.
Considerando que a segurança da informação é uma preocupação crescente em todo o mundo, dados em planilhas podem ser acidentalmente apagados, alterados ou irremediavelmente perdidos — no caso de dano ao equipamento, por exemplo. Isso pode resultar em atraso de pagamentos a fornecedores e até mesmo em problemas fiscais.
O uso de software para planejamento financeiro oferece total segurança às informações financeiras da sua empresa por meio de criptografia. O armazenamento em nuvem tem capacidade ilimitada e permite que os dados sejam acessados de qualquer lugar.
A consolidação automática dos dados economiza um precioso tempo, que pode ser empregado na análise e na implementação de soluções. Ademais, os dashboards possibilitam acompanhar métricas em tempo real.
Para finalizar, é importante reforçar que as planilhas continuam de grande utilidade no dia a dia das organizações, porém seu uso não é indicado em todas as situações. Convém aos gestores avaliarem a melhor maneira de utilizá-las, sem esquecer que um software automatizado com certeza tornará a rotina de gestão de todas as áreas da empresa mais organizada, prática, assertiva e eficiente, além de completamente segura.
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