Qual é a maior fonte de despesas de uma empresa? Não é preciso pensar muito para responder que se trata da folha de pagamento. Encargos e salários podem representar até 80% das despesas de uma instituição e, portanto, precisam de atenção especial.

O departamento de RH costuma funcionar como o termômetro da companhia. Se as coisas estão evoluindo bem e a empresa está crescendo, contrações são realizadas. Se há um declínio na receita, a organização opta por cortar gastos e com isso, acontecem as temidas demissões.

Porém, alguns fatores podem comprometer e muito as finanças da instituição, pois deveriam ser levados em consideração na hora de gerenciar o departamento pessoal da empresa, mas passam despercebidos, impactando negativamente no fluxo de caixa.

Fique atento aos detalhes

Vamos abordar o assunto usando um exemplo para um melhor entendimento. Daniela é gerente de RH de uma grande empresa de cosméticos. Daniela resolveu programar as férias de três colaboradores para o mês de outubro, mas esqueceu que era o mês da primeira parcela do 13º salário e ainda, precisou dispensar um colaborador nesse mesmo período. Com certeza, a empresa sofreu um acúmulo de despesas do qual não estava devidamente preparada.

Anualmente, Daniela realiza contratações e demissões, assim como efetua remuneração por mão de obra terceirizada ou temporários. Também realiza o pagamento de encargos, dissídio coletivo, bonificações, entre outros gastos comuns ao setor. Portanto, Daniela, ou qualquer profissional de controladoria e gestão, necessita realizar o planejamento de RH com cuidado para manter o orçamento equilibrado.

Projeção de folha de pagamento

Na elaboração do planejamento orçamentário, o gestor costuma fazer o levantamento de todas as despesas da empresa, para então fazer a projeção de fluxo de caixa e assim, determinar o orçamento do período. Durante o processo do planejamento financeiro, o gestor vai poder fazer a projeção de folha de pagamento, alinhar a mesma ao planejamento de investimentos e ao planejamento estratégico da empresa e assim, realizar projeção de cenários caso necessário, para então avaliar o planejado X realizado.

Desta forma, é possível planejar todos os encargos e despesas citadas acima, evitando que elas coincidam de uma forma que prejudique as finanças da empresa. Se o gestor preferir fazer o orçamento base zero para eliminar despesas desnecessárias, precisará ser mais minucioso, para não perder nenhum detalhe importante.

O orçamento colaborativo auxilia na projeção orçamentária, já que os profissionais de cada setor participam da elaboração do mesmo, realizando apontamentos direcionados às necessidades de cada um, proporcionando maior engajamento para manter o budget ajustado.

Tecnologia em aplicativos de gestão orçamentária

Muitas empresas estão recorrendo a aplicativos para auxiliar na gestão orçamentária, com a possibilidade de análise de performance dos indicadores de desempenho, análise de DRE, criação e monitoramento de planos de ação, Forecast, entre outras funcionalidades de suma importância para uma boa gestão financeira.

Além disso, há aplicativos de gestão orçamentária com armazenamento na nuvem, proporcionando mais mobilidade ao administrador. Tais ferramentas concentram todos os recursos em um só lugar, livrando os gestores do acúmulo de planilhas e eventuais perdas de dados.

E se sua preocupação é o valor do investimento, calma. Existem excelentes softwares de gestão orçamentária, nos quais é possível pagar por mês e não mais efetuar a obsoleta compra de licenças. É uma questão de pesquisar a melhor ferramenta e escolher a que atende às necessidades da sua empresa.