Muitas pessoas desconhecem os benefícios do planejamento, seja para projetos, estratégias e até finanças. Quando as coisas são pensadas com antecedência, levando em consideração vários fatores que podem comprometer todo o processo, fica mais difícil alguma coisa sair errada.
Se é assim na vida, imagina em uma empresa. Não é à toa que os gestores se antecipam ao máximo para fazer planejamentos semestrais e anuais. Assim, é possível projetar como o fluxo de caixa e o orçamento corporativo se comportarão naquele período.
Porém, nem tudo que é planejado se transforma em realidade. Por isso, é importante estar atento aos resultados e mensurar os indicadores de desempenho mais relevantes para o negócio, observando se estão de acordo com o que foi traçado a princípio.
Esta análise é chamada de Planejado x Realizado ou Orçado x Realizado e é possível otimizar ainda mais a gestão da empresa através da comparação destas informações.
Para te ajudar a ter uma análise completa e assertiva sobre o Planejado x Realizado, preparamos esse artigo, trazendo os principais pontos que você precisa se atentar na sua gestão.
Vamos começar esse assunto explicando em mais detalhes o que é o orçado x realizado, pois a partir desse conceito é que toda a estratégia será definida.
Primeiro, os gestores estabelecem o orçamento para o período seguinte (geralmente um ano), determinando os valores para custos e despesas, além de planejar as entradas de receitas.
De modo geral, o planejamento é realizado no segundo semestre para o ano seguinte, portanto a partir do momento em que o orçamento começa a correr efetivamente, é preciso monitorar as entradas e saídas, comparando-as com o que havia sido proposto.
Essa análise entre o planejado e o que de fato está acontecendo é o tema desse nosso artigo.
Sempre comentamos aqui da importância de se realizar o planejamento orçamentário. Mas, como comentamos, não basta apenas elaborá-lo, é preciso estar atento a alguns detalhes importantes que muitas vezes são esquecidos pelos gestores e, portanto, comprometem o resultado da empresa.
Quando se fala em planejamento orçamentário, é comum pensar imediatamente nas despesas com matéria-prima, insumos, equipamentos, pessoal e uma infinidade de gastos que são previstos para o ano.
Porém, também é preciso considerar os encargos, variações inflacionárias e outros aspectos que podem se alterar ao longo do período, para o planejamento não ficar defasado ou impactado negativamente.
O mesmo se aplica à folha de pagamento. As despesas com pessoal costumam representar boa parte dos gastos que uma empresa tem anualmente e se o RH não for bem planejado, as contas não irão fechar.
É importante projetar, além das despesas salariais, os custos anuais como dissídio coletivo, férias, 13º salário, bonificações, horas extras etc. Planejamento de RH é fundamental.
A análise deve ser feita para que os gestores possam tomar ações caso algum número esteja abaixo do esperado e até para entender se é necessário fazer ajustes nas estratégias para acompanhar as mudanças do mercado.
Agora que já entendemos a necessidade de pensar no panorama geral da empresa na hora de planejar o período, é hora de falarmos sobre o acompanhamento da performance.
Cada segmento de mercado possui indicadores específicos que orientam os gestores quanto ao andamento dos negócios. No caso de instituições de ensino pode ser a taxa de evasão, no varejo pode ser o turnover, para empresas de saúde, a sinistralidade e por aí vai.
Os dados obtidos a partir da análise destes indicadores mostram aos gestores se os resultados estão dentro do esperado ou não. Caso algo esteja em desacordo com as metas, é possível criar planos de ação para ajustar os valores de modo a não prejudicar o objetivo final.
Além disso, outro recurso muito utilizado pelos gestores para fazer o acompanhamento do planejado x realizado, é o forecast. Esse termo em inglês significa “previsão” e nada mais é do que a revisão do que foi planejado em comparação do que está sendo realizado.
Se o orçamento anual da empresa está X, mas nos três primeiros meses já foi possível atestar que esse valor não vai ser atingido no final do período, é necessário realizar ajustes no que foi orçado nos meses a seguir, para manter o número X acordado a princípio.
Quanto melhor for a análise do orçado x realizado, melhor será a tomada de decisão dos gestores, que conseguirão visualizar com mais clareza a situação da empresa e o que pode ser feito para reverter quaisquer quadros.
Essa análise também gera insights para os negócios, ampliando o entendimento que se tem sobre a situação da empresa e o que pode ser feito ou que oportunidades podem ser aproveitadas.
Outro ponto, quanto melhor for o desenvolvimento do planejamento orçamentário e mais eficiente for o acompanhamento dos resultados, mais assertiva será a gestão da empresa, com maiores chances de atingimento de metas.
Existem várias formas de realizar o acompanhamento da performance. Por planilhas é a forma mais usual em muitas empresas, porém muitas vezes esse processo é demorado e sujeito a falhas que podem passar despercebidas.
Afinal, uma fórmula errada ou um número alocado no campo indevido pode trazer prejuízos para a gestão, além de ser difícil identificar onde está o erro para consertar.
Mas a boa notícia é que no mercado existem opções de softwares de gestão orçamentária que proporcionam, além do planejamento, o acompanhamento dos resultados e indicadores de desempenho.
É o caso do AllStrategy Plano, que conta com todos os recursos que já comentamos, além de muitos outros que facilitam e tornam a gestão empresarial mais eficiente e segura.
Ao automatizar a gestão orçamentária, sua empresa ganha mais confiança nos dados analisados e os processos são otimizados, permitindo que os colaboradores e gestores dediquem mais tempo para estratégias e ações voltadas ao crescimento dos negócios.
Todas as ferramentas que os gestores puderem usufruir para desenvolver o planejamento financeiro e então mensurar sua evolução com grande visibilidade dos dados, transparência e confiabilidade devem ser aproveitadas.
Como o bom andamento das finanças é fundamental para a manutenção da empresa, a análise do planejado x realizado é uma excelente maneira de acompanhar e garantir sua saúde orçamentária.
Nesse momento, a tecnologia é uma grande aliada, pois softwares de gestão orçamentária oferecem muitos recursos que facilitam as análises de resultados e geram insights importantes para a tomadas de decisão.
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