Nem sempre as coisas acontecem como prevíamos. Às vezes planejamos criteriosamente etapas, acontecimentos, traçando objetivos para alcançar determinada conquista e um imprevisto muda aqueles planos.

Imagine, por exemplo, planejar uma viagem para o litoral, fazer as malas com roupas leves e praianas, e então uma frente fria é anunciada ou a pousada que foi reservada é temporariamente fechada. Em situações assim, temos que estar preparados para eventuais mudanças.

Assim como na vida pessoal, no planejamento financeiro da empresa também há fatores que mudam os planos estabelecidos anteriormente, colocando em risco o orçamento empresarial. É preciso ter constante atenção no planejado X realizado, realizando uma boa análise de performance para tomar decisões assertivas quando necessário.

Desta forma, é necessário realizar ajustes no planejamento orçamentário da empresa, de tempos em tempos, a fim de garantir que o objetivo final seja alcançado. Ao realizar periodicamente esta análise dos resultados, quaisquer pontos de atenção não passarão batidos, mas o gestor saberá com mais facilidade onde precisará agir para que os planos retomem seu curso determinado.

Para isso, a gestão da empresa pode utilizar algumas ferramentas, que auxiliam na revisão do que já foi executado, possibilitando os ajustes para o futuro: 

Forecast X Rolling Forecast

Forecast é um termo em inglês que significa “previsão”, mas que na gestão financeira é utilizado como uma revisão do planejamento orçamentário, para verificar se o orçamento está caminhando como o previsto ou se precisa ser ajustado.

Por exemplo: Se o responsável pela controladoria desenvolve o planejamento econômico, determinando que mensalmente a instituição terá um orçamento x, mas, após certo período, ao realizar a revisão, identifica que a empresa está gastando mais do que o previsto, é possível realizar o forecast e ajustar os valores dos meses subsequentes para ficar dentro do orçamento determinado anteriormente.

Normalmente, as empresas realizam as revisões de três em três meses, utilizando este recurso de forecast para manter o budget ajustado. Isso varia de acordo com a gestão de cada instituição ou do segmento da mesma.

Já o Rolling Forecast segue o mesmo princípio, porém com algumas particularidades. Nesse formato, a revisão é realizada todos os meses e então, após os ajustes realizados, tal orçamento é projetado para o mesmo mês do próximo período, mas sempre acompanhando um período de 12 meses.

Ficou confuso? Vamos lá: suponha que o controller ou gestor financeiro está realizando a revisão do mês de Janeiro deste ano. Após realizar os ajustes de acordo com as necessidades da empresa e de fatores que impactaram naquele valor pré-determinado, ele faz a projeção desse mês para o do ano seguinte. Assim, passa-se a considerar a projeção do orçamento para os próximos doze meses (de fevereiro a janeiro próximo, com o valor revisado). Esse processo se repete todos os meses, sempre realizando as projeções para o próximo período. Ou seja, em fevereiro será feita a revisão e projetada para o ano seguinte, com o acompanhamento feito para mais dozes meses (de março a fevereiro). E assim por diante.

Ao final do ano, quando a diretoria sentar para definir o próximo orçamento empresarial, o planejamento já estará praticamente pronto, pois as projeções foram feitas mensalmente ao longo do período, sendo necessário apenas uma revisão geral e adequação ao planejamento estratégico da empresa.

De olho no mercado

Para realizar a projeção orçamentária de maneira mais otimizada, é preciso estar atento às inovações tecnológicas existentes no mercado. Afinal, se a sua empresa não as utiliza, o seu concorrente certamente se beneficiará.

Assim, para realizar Forecast, Rolling Forecast, projeção de cenários e outros recursos que auxiliam a instituições a manter as finanças sob controle, muitos gestores estão utilizando softwares de gestão orçamentária.

Tais ferramentas foram especificamente desenvolvidas para uma gestão orçamentária mais assertiva, possibilitando o planejamento estratégico por meio de indicadores de desempenho e planos de ação, assim como o planejamento de RH, vendas, projeção de volumes e custos, análise de DRE, planejamento de investimentos, entre outras funcionalidades.

Enquanto ainda há empresas que utilizam planilhas para desenvolver o processo orçamentário, os aplicativos de gestão orçamentária proporcionam muito mais segurança ao gestor, que pode definir acessos, horários e dispositivos autorizados para os usuários.

Tudo fica registrado no sistema, evitando perda de dados e possibilitando o acesso das informações de qualquer lugar com internet, visto que há modelos com armazenamento na nuvem. É mais agilidade, eficiência e mobilidade para a sua gestão empresarial.