Uma das maiores preocupações dos gestores nas empresas é diminuir e controlar as despesas dos negócios. O orçamento matricial é uma metodologia que visa trabalhar esse ponto e ajuda a empresa a ter mais clareza sobre seus gastos.
Isso porque um fluxo de despesas desenfreado pode minar os lucros da empresa e reduzir sua sobrevivência no mercado. Por isso, quanto mais ferramentas o gestor puder utilizar para manter o orçamento enxuto, melhores serão os resultados a longo prazo.
Neste artigo, vamos falar sobre o orçamento matricial e como ele pode ser aplicado no seu negócio, para potencializar os benefícios do método.
O orçamento matricial de despesas (OMD) é uma metodologia na qual as receitas e despesas são analisadas, cruzando linhas e colunas, como em uma matriz.
Normalmente, em uma empresa, os centros de custo possuem um gestor, que fica responsável por gerir os recursos que lhe foram destinados para determinado período.
Desta forma, é comum que alguns setores fiquem com as despesas inchadas, já que o gestor, muitas vezes, prefere solicitar um valor maior e não correr riscos de faltar verba para cumprir o que foi determinado.
Na visão matricial, esse problema tende a ser minimizado, pois existe um outro profissional, que acompanha os recursos com outra visão: o gestor de pacote.
Ele administra o orçamento de um tipo de despesa para todos os centros de custo, mantendo uma análise imparcial dos custos e promovendo o benchmarking entre os setores da empresa.
Se o conceito de orçamento matricial ainda está confuso, vamos entender em mais detalhes seu funcionamento.
No orçamento matricial, todas as despesas são analisadas sob dois pontos de vista. O gestor de entidade acompanha todos os recursos referentes à sua área e faz o gerenciamento dos valores recebidos. Já o gestor de pacote acompanha um tipo de despesa para a empresa inteira.
Neste contexto, as entidades são as unidades da estrutura organizacional da empresa, como setores, unidades e etc. Já os pacotes são os agrupamentos de receitas e despesas de uma mesma natureza, como despesas com viagens, aluguel e salários.
No orçamento matricial, o dono do pacote de despesas com viagens irá cuidar do orçamento deste fim para todos os centros de custo e não somente daquele que ele atua. Normalmente, os pacotes são dispostos verticalmente, enquanto as entidades horizontalmente.
Dito isso, vamos entender como acontece o processo de planejar o orçamento na empresa que utiliza o OMD.
A primeira fase é chamada proposto e o gestor da entidade propõe o orçamento que ele acha adequado para cada grupo de despesa.
Quando todos os gestores tiverem sugerido os valores, inicia-se a segunda fase, chamada negociação, em que o gestor do pacote, por meio de visão matricial, que irá aprovar ou negociar o valor de cada área, dentro do pacote em que é responsável.
Na etapa de aprovação, o orçamento é finalizado e inicia-se a fase de acompanhamento.
Por meio do orçamento matricial de despesas, é possível comparar o planejado x realizado e analisar a linha da tendência, para ter uma visão se o que foi definido inicialmente irá atingir o objetivo final.
Caso os valores estejam fora do que foi determinado, é possível criar planos de ação para atingir os números almejados.
Mais do que um outro método orçamentário, o OMD possui diversas aplicações nas empresas, que trazem diversos benefícios para a gestão financeira.
O OMD ajuda a reduzir despesas desnecessárias, pois dois profissionais estão olhando o mesmo número, entendendo sua real aplicação na empresa, de modo a não inchar o orçamento da companhia.
Além disso, é possível realizar benchmarking entre as áreas, para buscar melhores práticas no gerenciamento dos recursos.
Com mais de uma pessoa analisando o mesmo número, a identificação de problemas e ações corretivas são mais ágeis e geram resultados mais efetivos.
Por fim, o OMD proporciona melhoria contínua do processo orçamentário, com análises constantes, que permitem aos gestores ter uma gestão ainda mais eficiente e adequada à sua realidade.
Assim como outras metodologias, é possível realizar o OMD em planilhas. Este formato, porém, vem perdendo espaço entre as companhias, que estão buscando a automação da gestão financeira, por seus diversos benefícios.
Por isso, um software de gestão orçamentária, como o AllStrategy Plano, permite que os gestores planejem o orçamento com muito mais agilidade, reduzindo erros no processo, além de ter mais clareza sobre as informações.
Com o software, é possível integrar o orçamento com as estratégias da companhia, ganhando confiança nos dados para análises mais assertivas, que proporcionam melhores tomadas de decisão.
O AllStrategy Plano é o software de gestão mais completo do mercado, com um módulo robusto de OMD, permitindo análises em tempo real, além da redução do tempo de planejamento e acompanhamento.
O orçamento matricial traz mais clareza para a gestão, ajudando na redução de despesas desnecessárias na companhia. Para facilitar a realização do orçamento matricial, com muito mais assertividade, muitas empresas estão utilizando softwares de gestão orçamentária.
Esta ferramenta possibilita a visualização dos resultados de forma automática, além da avaliação dos pacotes com fácil acesso dos dados e análise dos maiores desvios de contas, proporcionando uma tomada de decisão muito mais rápida e eficiente.
O software de gestão orçamentária possui ainda outras funcionalidades, que trazem mais clareza às informações e agilidade para o dia a dia dos gestores e colaboradores da área financeira.
Conheça o AllStrategy Plano e conte com um software desenvolvido por especialistas em gestão financeira para apoiar sua empresa.
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