Não é novidade que o planejamento orçamentário é o melhor caminho para aqueles que desejam ter controle das despesas e das finanças. Para isso, é necessário ser minucioso no detalhamento de todos os gastos da empresa, para determinar um orçamento coeso.

É comum as empresas se basearem no histórico para ter parâmetros na hora de fazer a projeção orçamentária, somente ajustando as métricas para atingir a meta atual. Porém, ao utilizar a base de outro período, o orçamento pode ficar defasado, visto que despesas desnecessárias podem passar despercebidas durante o processo.

O orçamento base zero (OBZ) é uma prática na qual o gestor desenvolve o planejamento orçamentário a partir de uma base zerada, isto é, sem dados históricos. Assim, é possível construir o orçamento de acordo com metas e projeções, alinhadas à estratégia da empresa.

Nesse processo, todas as unidades de negócio e centros de custo devem listar minunciosamente suas despesas, realizando cortes e definindo investimentos de acordo com o planejamento estratégico da empresa, para que assim os gestores possam desenvolver o orçamento anual da instituição, de uma maneira mais ajustada e realista.

Veja agora 4 dicas para reduzir as despesas da sua empresa com o orçamento base zero:

Planejamento de RH

A folha de pagamento costuma ser a maior fonte de despesas da empresa. Ao realizar o planejamento de RH, o gestor precisa estar atento para projetar todas as despesas comuns ao setor. Não é somente os valores salariais, mas todos os encargos embutidos na remuneração de cada colaborador.

É necessário projetar não só despesas como 13º salário, férias, bonificações, como também horas extras, adicionais noturnos, insalubridade, dissídio coletivo, entre outros encargos que variam de acordo com o segmento e os centros de custos da empresa. Além disso, a empresa deve planejar todas as contratações e demissões do período, já que ambos causam impacto no fluxo de caixa.

Dependendo do número de funcionários e dos valores das remunerações, somado a todas as despesas citadas acima, tais ações resultam em um acréscimo expressivo nas finanças da empresa.

Projeção de custos e volumes

Para realizar o planejamento financeiro por meio do OBZ, todos os volumes e custos devem ser discriminados e avaliados, para que os mesmos estejam de acordo com a estratégia da empresa. Os gestores devem ser criteriosos em projetar os custos de aquisição de novos equipamentos, manutenção de máquinas, compra de insumos e matérias-primas, avaliando a partir de uma base zero a necessidade de cada um.

Muitas vezes, as despesas com alguns itens se repetem de ano em ano, sem que os mesmos sofram uma avaliação mais profunda. Fatores como reajustes, inflação, variações de moeda e todos os encargos embutidos em cada item, devem ser levados em consideração para que o planejamento fique mais assertivo. Até as menores despesas devem ser avaliadas e projetadas, para nada ficar desalinhado com a estratégia traçada.

Projeção de vendas

Ao aplicar o orçamento base zero para realizar a projeção de vendas, o gestor deve avaliar com profundidade os canais de distribuição e os produtos que são comercializados. Enquanto o planejamento financeiro convencional utiliza como base os parâmetros do período anterior, ajustando as margens dos dados para a meta determinada, no OBZ o gestor tem que fazer uma análise criteriosa desde o princípio, para verificar se cada canal de distribuição está produzindo como deveria ou não, abrir novas unidades ou fechar determinada loja, assim como os produtos, se estão com a margem correta, se devem ou não continuar na linha de venda ou dar lugar a outros.

Projeção de cenários

Como no orçamento base zero, o administrador não utiliza dados históricos para desenvolver o planejamento orçamentário, a projeção de cenários pode ser um recurso indispensável para trazer segurança na hora de determinar o orçamento de unidades de negócio, centros de custo e projetos.

No OBZ, o gestor precisa ser mais minucioso no levantamento das despesas e na determinação do investimento de cada setor, levando em consideração todos os fatores citados acima, e assim, fazer a projeção de cenários se for o caso.

A simulação de cenários é um recurso bastante utilizado pelos gestores na hora de determinar o orçamento anual da empresa. Quando se identifica que algum fator pode mudar o curso do que foi planejado, é necessário simular cenários para preparar as finanças da instituição para essa nova realidade.

Use a tecnologia ao seu favor

Com certeza, já deu para perceber que o orçamento base zero pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, visto que todos os processos orçamentários são revistos e reestruturados sem influência de dados históricos, que podem estar defasados. Porém, é mais trabalhoso e demorado.

Para auxiliar nessa tarefa, muitas empresas têm recorrido ao uso de softwares de gestão orçamentária, que possibilitam não só a importação de dados, como é feito em um planejamento convencional, como também a estruturação do orçamento em uma base zerada. Além do planejamento orçamentário, tais ferramentas realizam análise de performance, proporcionando relatórios customizáveis e diversos tipos de gráficos, para acompanhar o planejado x realizado e assim, realizar o forecast ou projeções de cenários, caso necessário.

É possível determinar os indicadores de desempenho e por meio deles, realizar planos de ação alinhados com o planejamento estratégico da empresa. Com o aplicativo de gestão orçamentária, também é possível implementar não só a prática de OBZ, como também a do orçamento colaborativo, fazendo com que cada gestor seja responsável pelas finanças do seu centro de custo, tornando a equipe mais engajada com o orçamento da empresa.

Há boas opções no mercado, que oferecem além das funcionalidades mencionadas acima, tecnologia de armazenamento na nuvem, backup de alta disponibilidade e mobilidade para que os gestores gerenciem as finanças da empresa de qualquer lugar. Pesquise o que oferecer o melhor custo-benefício para sua instituição e desfrute de todas essas vantagens.