Já dizia a sabedoria popular que “errar é humano”, certo? E isso inclui sua empresa, não importa se é de pequeno, médio ou grande porte. Por menos processos que existam, em algum momento, provavelmente falhas irão ocorrer.
As consequências disso são inúmeras e, como resultado, podem afetar a rotina, diminuir a produtividade e comprometer o faturamento, entre outros. Então como proceder para minimizar esses problemas e resolvê-los com rapidez e assertividade?
Existem algumas metodologias que podem apoiar esse processo, como o Diagrama de Ishikawa. Ao aliar o método ao planejamento estratégico da empresa, os resultados podem ser potencializados.
Neste artigo, vamos abordar estratégia, sua aplicação e como montar o Diagrama na sua empresa. Acompanhe.
O Diagrama de Ishikawa – também conhecido como diagrama Espinha de Peixe, diagrama de Causa e Efeito ou diagrama 6M – é uma ferramenta visual bastante utilizada no meio empresarial.
Seu principal objetivo é ajudar a equipe a chegar nas causas reais dos problemas que acometem nos processos organizacionais de uma empresa, pois é uma ferramenta de análise.
O diagrama foi criado na década de 1940 pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa e é muito utilizado por indústrias, embora seu uso não se restrinja a esse segmento de mercado.
Processo bastante útil para solucionar problemas, conforme citamos acima, o Diagrama de Ishikawa também pode ser usado na busca por melhoria de processos, fazendo com que eles funcionem de forma ainda mais otimizada na empresa.
Além de ter fácil entendimento e possibilitar a análise da raiz dos problemas internos da empresa, o Diagrama de Ishikawa também possui outras vantagens:
Agora que você já sabe as utilidades dessa ferramenta, que tal aprender como aplicá-la?
O diagrama parte do princípio de que, ao resolver as causas, o problema também será resolvido. Dessa forma, o seu uso facilita a identificação e análise dos problemas, servindo como um norte para o planejamento estratégico de uma solução.
Sendo assim, para iniciar seu diagrama é importante estar ciente que ele é composto visualmente pelo problema que se quer analisar e seis divisões que seriam as causas dos problemas, todas iniciadas pela letra M:
Em suma, para montar o diagrama, primeiramente você precisa escrever qual é o problema que sua empresa enfrenta. Ele ficará ao final do desenho, como se fosse a cabeça do peixe, conforme mostramos no esquema abaixo.
E quando falamos em problema, eles podem ser os mais diversos e em empresas de todos os segmentos. Seu objetivo, sobretudo, é entender as causas de quaisquer empecilhos que estejam prejudicando os resultados.
Alguns exemplos de problemas analisados com o Diagrama de Causa e Efeito: atendimento ao cliente, atraso de entregas, produtos com defeitos, equipe desmotivada, altas demandas etc.
Após escrever o problema, trace uma linha reta para a esquerda da escrita e faça seis ramificações, sendo uma para cada divisão do diagrama – os 6 Ms, conforme apontado acima. Em seguida, a equipe deve analisar de que forma esses fatores podem ter contribuído para o resultado indesejado.
O diagrama, então, fica com a aparência de uma “espinha de peixe”, conforme ilustrado nesse modelo:
Ao constatar um problema e optar por aplicar o Diagrama 6M, é preciso fazer alguns questionamentos e anotar em cada etapa do diagrama os insights encontrados.
Neste momento, a equipe deve listar todas as possíveis causas que podem estar causando o problema.
Aqui são discutidas as formas como os processos são conduzidos, o que inclui ferramentas, softwares e fluxos de trabalho.
Esta é a etapa de avaliar os insumos utilizados durante os processos e que podem ter interferido para causar os problemas.
Os questionamentos podem variar desde a quantidade usada no processo até sua qualidade e procedência.
O processo aqui deve ser avaliado sob a perspectiva das pessoas envolvidas com pontos que podem ter gerado o problema.
Considera-se suas experiências, habilidades, formação da equipe e atitude dos colaboradores.
Este é o momento de avaliar o maquinário utilizado nos processos e entender se de alguma forma pode ter causado o problema.
Por exemplo, falta de manutenção, programas obsoletos, servidores instáveis etc podem ser levantados nesta etapa.
Aqui são analisadas as métricas utilizadas para medir o progresso dos processos. A forma como os dados são mensurados ou os indicadores levantados são os corretos?
Algum problema pode ter sido causado por informações incorretas ou falta de dados relevantes? É isso que deve ser analisado nesta etapa.
Neste ponto não é apenas a questão ambiental, propriamente dita, que será avaliada, mas todo o entorno do processo, que pode afetá-lo.
Alta ou baixa nas chuvas podem gerar problemas, bem como o ambiente relacional dentro da empresa. Ou seja, tudo deve ser considerado no Diagrama de Ishikawa.
Lembre-se que esse diagrama não deve ser feito sozinho, por apenas uma pessoa. Logo, é saudável buscar opiniões de colaboradores envolvidos direta e indiretamente no problema para que eles também contribuam com ideias.
Dessa forma, o problema pode acabar tendo mais causas do que você imaginaria inicialmente. Outra dica importante é que todas as informações sejam baseadas em fatos e dados.
Nesse processo, os achismos não têm vez e as informações apontadas precisam estar baseadas na realidade. Uma forma de assegurar que os dados levantados para a elaboração do diagrama são precisos e corretos é utilizando um software de gestão orçamentária e planejamento estratégico.
Isso porque a ferramenta traz todas as informações e indicadores de performance de modo organizado e atualizado em tempo real.
Assim, se um KPI estiver fora do esperado, o diagrama pode auxiliar em sua identificação e correção, trazendo mais benefícios para a empresa.
Algumas situações na empresa não podem esperar, porém para que sejam de fato resolvidas, é preciso identificar a causa dos problemas. Para isto, o Diagrama de Ishikawa é uma alternativa prática e eficiente.
Para que essa análise de causas seja realizada, o ideal é ter um software de gestão orçamentária, que traga os principais números da empresa e facilite a visualização dos dados em poucos cliques.
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