Por melhor que um planejamento orçamentário e estratégico seja elaborado, não é possível prever com exatidão tudo o que irá acontecer com a empresa, pois diversos fatores podem impactar na sua gestão.
Para preparar melhor os negócios, analisar diferentes opções e, assim, não ser pego de surpresa, recomenda-se a criação e acompanhamento de múltiplos cenários. Dessa forma, os gestores poderão considerar várias possibilidades dentro do seu planejamento, tanto positivas quanto negativas.
Para entender como criar e analisar cenários e extrair o máximo de insights para sua gestão, acompanhe esse artigo até o final e conheça a importância dessa estratégia para as empresas.
A análise de cenários é um conjunto de técnicas, que são parte do planejamento estratégico, visando ter controle dos diferentes resultados possíveis para a empresa. Isso permite que a companhia planeje os rumos a serem tomados, caso as coisas não se realizem como o esperado.
Uma boa gestão de cenários traz flexibilidade para os gestores tomarem decisões, a depender dos resultados que obtiverem em determinadas circunstâncias. É também uma forma de proteção dos negócios, que terão respostas mais rápidas tanto às oportunidades quanto às ameaças, não sendo pegos de surpresa.
Tudo isso gera mais segurança para a gestão, que tomará decisões com base em dados confiáveis, além de contar com possibilidades previamente pensadas, evitando que ações impulsivas ou mal pensadas sejam executadas.
Nesse contexto, vamos considerar um cenário com questões que impactam a empresa de forma imprevisível e crítica. Vale lembrar que situações inesperadas são comuns e repercutem no mercado.
Um exemplo é quando há a entrada de um novo concorrente no mercado, o que pode pegar de surpresa algumas empresas. Se esse novo negócio trouxer alguma inovação de produto e serviço, isso pode impactar a gestão de companhias que não possuíam planos de aprimoramento e crescimento.
A causa pode não ser prevista, mas é possível planejar diferentes formas de agir, caso algum cenário seja identificado. A reação rápida em cenários críticos e inesperados é fundamental para a empresa poder aproveitar oportunidades ou corrigir situações, quando for o caso.
Como vimos, a criação e análise de cenários não envolvem a previsão do futuro, mas sim a preparação para os possíveis resultados e efeitos que podem gerar. A aplicação dessa estratégia na gestão da empresa traz ainda outras vantagens para os negócios:
O principal objetivo da criação de cenários é entender quais são os possíveis riscos para os negócios e procurar transformá-los em oportunidades, adiantando-se às situações; ou, pelo menos, minimizar os impactos que podem afetar a gestão.
Agora que já entendemos os benefícios que a análise de cenários pode trazer para sua empresa, vamos acompanhar como criar essas possibilidades, para preparar o futuro dos negócios para imprevistos.
Para identificar os imprevistos críticos, é preciso saber quais são os desafios que os geram. Esse processo é mais estratégico, por envolver um conhecimento aprofundado dos negócios e algumas ferramentas podem ajudar a entender o contexto que a empresa está.
A análise SWOT é um exemplo. Com ela, é possível identificar as ameaças e oportunidades do mercado, além de compreender melhor o cenário interno da empresa, que pode impactar futuramente os negócios.
Outra ferramenta que apoia os gestores são os OKRs, ou objetivos e resultados-chave, que indicam onde a empresa quer chegar. A partir das metas estabelecidas, é possível entender os prováveis desafios ao longo do caminho, pois essas metodologias trarão insights para a gestão.
Vamos considerar fator como uma grandeza que possui causa e efeito com os desafios. Ou seja, são elementos que, se variarem, afetam os objetivos da empresa, tanto positivamente quanto negativamente.
Por exemplo, o lançamento de um novo software no mercado envolve várias questões que precisam ser analisadas, como a procura por esse produto, novas leis, que são aprovadas e até previsão de crescimento ou retração do mercado.
Cada segmento terá seus próprios desafios e fatores a considerar, por isso observar com cuidado todos os aspectos é fundamental para preparar a gestão para o futuro.
A partir do momento que os fatores são identificados, é preciso analisar cada um, pois nem todos serão relevantes, com grande impacto na gestão. Como comentamos, os cenários lidam com incertezas críticas e são esses pontos que devem ser identificados e acompanhados, para gerar o planejamento necessário para a empresa.
Para fazer isso, é preciso perguntar para cada fator: isso é incerto? E isso é crítico? Se a resposta for não para uma das perguntas, provavelmente não agregará para a criação de cenários na empresa.
As incertezas críticas são a base para a criação dos cenários, avaliando como seria o contexto da empresa se a situação fosse positiva ou negativa. Assim, é possível criar cenários otimistas e pessimistas, por exemplo.
Voltando ao exemplo do lançamento de software, digamos que exista a previsão de retração do mercado neste ano. Esse fator é uma incerteza crítica e pode gerar um cenário pessimista para a empresa, caso de fato se concretize.
Um cenário não precisa necessariamente envolver apenas uma incerteza, mas pode ser a combinação de alguns fatores, para a empresa poder se preparar para cada situação e desenvolver planos de ação em cada caso.
É o acompanhamento da situação da empresa, se está se aproximando do cenário otimista ou pessimista. Os resultados do negócio indicarão se haverá a necessidade de tornar algum dos cenários o orçamento principal, colocando em prática as ações determinadas.
Para monitorar a performance, é importante contar com um software de gestão orçamentária, que apresente o que foi planejado x realizado, mostrando a evolução dos negócios em direção às metas. Além disso, essa análise de desempenho deve ser realizado constantemente, para não deixar que os resultados destoem muito do esperado, dificultando a reversão ou causando a perda de oportunidades.
Alguns fatores que não são considerados incertos, podem ser tomados como base para a criação do planejamento, ou seja, já considerar alguma possibilidade de mudança no mercado e preparar-se para isso.
Já para os fatores que não são críticos, é possível investir em planos de ação para minimizar as situações, sem gerar impactos na gestão.
Vale ressaltar que os cenários não são indicados para situações que fogem muito do controle dos gestores, ou seja, irreal. Ou seja, em que há muito pouco a se fazer tanto para incentivar quanto para impedir que aquilo se concretize.
Automatizar processos é fundamental para a empresa realizar suas atividades e conseguir acompanhar os resultados e o mercado. Um software de gestão orçamentária oferece os recursos necessários para realizar essa atividade de forma prática e ágil.
A criação de cenários é uma ferramenta muito importante para preparar a empresa para diversas situações, ajudando os gestores a pensar em planos de contingência para casos otimistas e pessimistas.
A rápida reação pode ser um grande diferencial para os negócios, permitindo aproveitar as oportunidades e corrigir a rota quando os resultados não são como esperado. Assim, ter diferentes cenários permite tomadas de decisão mais eficientes e rápidas, indicando o que a empresa pode fazer.
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