Quem nunca usou o Excel para fazer relatórios, planejamento financeiro, gráficos, entre outras funcionalidades? É uma excelente ferramenta para realização de operações financeiras e contábeis, já que automatiza cálculos de dados numéricos por meio dos seus recursos.

Porém, confiar o planejamento orçamentário de uma empresa de médio e grande porte em planilhas, é, no mínimo, arriscado. Apesar de muitas instituições ainda adotarem o Excel como ferramenta para o desenvolvimento de projeções orçamentárias, é corriqueira a ocorrência de falhas e perda de dados durante o processo.

Nesse artigo, vamos abordar como as planilhas podem comprometer a gestão financeira de uma empresa e como os profissionais de controladoria e gestão estão otimizando seus processos internos.

Entenda o que pode dar erado

Primeiramente, não vamos desmerecer o Excel de forma alguma. Tal software tem muita importância no dia a dia e auxilia de forma eficiente em várias tarefas, tendo o seu valor. Os gestores que já utilizam o Excel no processo da gestão orçamentária, podem e devem continuar utilizando a ferramenta.

A questão é que para o desenvolvimento do planejamento estratégico e financeiro de uma empresa, este sistema pode ser falho. Imaginem que Jeferson é controller de uma grande empresa de alimentos. Tal organização tem filiais em alguns estados, assim como diversos setores, dos quais ele é responsável pela gestão financeira.

Mensalmente, Jefferson administra 19 planilhas, as quais compartilha com os demais gestores responsáveis por cada centro de custo. Constantemente, ele tem que analisar os dados, atualizar relatórios e ainda participar de reuniões externas e viagens a negócios. Porém, certo dia, em uma visita a uma das filiais, Jefferson percebeu que alguns números no relatório não batiam e questionou o gestor responsável. Esse confirmou que havia preenchido a planilha corretamente, mas ainda sim, era notável que algo estava errado.

Depois de análises, foi identificado que uma das fórmulas não estava funcionando como deveria, comprometendo todo o processo. Situações como essa acontecem com frequência e o exemplo citado acima não é o único perigo. Quando se trabalha com planilhas e as mesmas são compartilhadas com várias pessoas, podem ocorrer erros de preenchimento, perda de dados, panes no sistema, danificando tais documentos.

É bom, mas pode ficar muito melhor

Há outros pontos que pesam negativamente ao se trabalhar com planilhas. Consolidações das demonstrações contábeis no caso de uma holding ou de uma empresa com muitas unidades de negócio, é uma tarefa complicada. Além disso, muitas vezes os gestores precisam de outros softwares para complementar a gestão orçamentária, o que divide as informações em lugares diferentes.

Por isso, muitas empresas estão utilizando aplicativos de gestão orçamentária. Tais ferramentas possibilitam análise de performance de uma forma muito mais interativa e dinâmica, na qual é possível escolher o que se deseja analisar por meio de gráficos de fácil visualização, além de possibilitar definir os indicadores de desempenho e monitorá-los, assim como os planos de ação, com poucos cliques.

Planejamento de investimentos e planejamento de RH também são recursos importantes que tais ferramentas disponibilizam para quem as utilizam. Há modelos que proporcionam a análise de DRE, projeção de cenários e o acompanhamento do planejado X realizado, com funcionalidades como forecast ou rolling forecast, que auxiliam aos profissionais de gestão e controladoria a manter o budget ajustado.

Ainda é possível realizar a prática da governança corporativa ou até mesmo o orçamento colaborativo, já que tais ferramentas garantem mais transparência e engajamento por parte dos usuários. Além disso, a segurança é maior em tais ferramentas, visto que toda a movimentação tem que ser permitida pelo administrador e é registrada pelo sistema. Não tem risco de perda de dados, pois possuem backup de alta disponibilidade e ainda proporcionam uma maior mobilidade ao gestor, já que há modelos como o AllStrategy Plano, que possuem armazenamento na nuvem, fazendo com que o usuário possa acessar seus dados de qualquer lugar com acesso à internet.

Portanto, é preciso acompanhar a evolução da tecnologia, desfrutar com plenitude de ferramentas que foram desenvolvidas especificamente para uma melhor gestão orçamentária e, com isso, garantir uma performance com melhores resultados.