Júlia realiza o planejamento orçamentário da empresa na qual atua como controller, por meio de planilhas. Para tal, ela movimenta cerca de 20 documentos, para realizar a projeção orçamentária da instituição.
Sempre que necessita de alguma informação, Júlia precisa abrir planilha por planilha, verificar se os outros gestores alimentaram as células corretamente, conferir se as fórmulas estão funcionando e torcer para que o programa não apresente nenhum tipo de bug e comprometa o processo orçamentário todo.
Além de ter uma equipe numerosa para dar conta de tantas planilhas e não deixar que nada saia errado, Júlia tem dificuldade para consolidar os resultados de tantos documentos em um único demonstrativo. Em reuniões, sempre que algum membro da diretoria faz um questionamento que foge ao relatório apresentado, Júlia precisa abrir todos os documentos e isso acaba tomando mais tempo do que deveria.
O que Júlia está fazendo de errado? Na realidade, nada. Não há erro. Muitos gestores ainda utilizam planilhas para desenvolver o planejamento financeiro de empresas de diversos portes. No entanto, assim como o mercado exige profissionais multifacetados e dinâmicos, também oferece soluções que agilizam e muito a gestão financeira de instituições dos mais variados segmentos.
Relatórios automatizados
Uma solução que iria otimizar e muito a gestão orçamentária da Júlia e de tantos outros profissionais de controladoria e gestão é: relatórios automatizados. Pense na maravilha que seria ter relatórios customizáveis, com filtros que selecionariam unidades, centros de custos e dados específicos, tudo em pouquíssimos segundos, podendo exportar os dados para utilizá-los em outros formatos de documentos.
Além disso, ter os relatórios ordenados dos mais recentes aos mais antigos, escolher quantos demonstrativos o gestor quer visualizar por página e ainda poder arquivar ou desarquivar relatórios anteriores. Se não bastasse, ainda poder definir quem está autorizado a acessar cada relatório, tendo toda a movimentação registrada no sistema.
Pode parecer utópico, mas estes recursos citados acima já existem e são utilizados por muitos gestores que desejam um planejamento econômico mais eficiente.
Aplicativo de gestão orçamentária
Softwares de gestão orçamentária não só possuem relatórios automatizados com os recursos abordados nesse artigo, como também dashboards com diversos modelos de gráficos customizáveis, com atualizações em tempo real.
Para desenvolver o planejamento estratégico da empresa com mais assertividade, tal aplicativo possibilita a projeção de cenários, forecast, análise de performance dos indicadores de desempenho, planos de ação, análise de DRE, projeção de fluxo de caixa, entre outras funcionalidades como planejamento de RH, planejamento de vendas e muito mais.
Há modelos com armazenamento na nuvem, que funcionam em dispositivos móveis e que possuem backup de alta disponibilidade, o que evita a perda de dados. Se sua preocupação está no investimento, fique tranquilo, pois existem aplicativos de gestão orçamentária que funcionam como SaaS, proporcionando um excelente custo-benefício.
Ficou interessado? Pesquise aqui mesmo no blog artigos que abordam o assunto e tire as suas dúvidas. É bastante vantajoso para empresas que desejam manter o budget ajustado.
