É natural que empresas busquem, cada vez mais, recursos que ajudem na resolução de problemas. Dado o cenário atual e com a velocidade com que as mudanças acontecem no mercado, a capacidade de adaptação que uma organização apresenta pode ser o diferencial entre a sobrevivência ou não de um negócio.
Como uma forma de enfrentar o desafio de compreender mudanças e flutuações do mercado, muitas empresas adotam ferramentas para que o processo de decisão e de definição de objetivos aconteça com mais clareza e assertiva.
A metodologia 5W2H é uma dessas metodologias que contribui para que a empresa, baseada em 7 perguntas simples, oriente-se para os planos de ação. Neste conteúdo, trazemos o conceito desta metodologia, como surgiu, os benefícios gerados para as empresas e como, enfim, aplicá-la ao seu planejamento estratégico.
O que é a metodologia 5W2H?
A metodologia 5W2H consiste em um conjunto de questionamentos que devem ser respondidos para elaborar um plano de ação eficiente. A sigla é derivada de como as sete perguntas são em inglês:
- What: o que deve ser feito?
- Why: por que precisa ser realizado?
- Who: quem irá participar?
- Where: onde será implementado?
- When: quando deve ser feito?
- How: como será conduzido?
- How much: quanto custará o projeto?
Ao respondê-las, a gestão terá como resultado um plano de ação mais estruturado e eficiente. A partir de objetivos distintos, é possível otimizar tempo e recursos da empresa, ao mesmo tempo, em que o plano de ações contribui para alcançar a sua meta.
Pode-se ainda utilizar a ferramenta de resolução de problemas em uma tabela, para facilitar a visualização do planejamento em sua totalidade. Assim, em um espaço para cada pergunta, os gestores precisam respondê-las de maneira objetiva, com frases curtas.
Como surgiu o 5W2H?
Registros apontam a sua criação e popularização na década de 50, baseado no modelo Fordismo, desenvolvido na época. Após uma visita aos Estados Unidos, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda observaram a viabilidade de otimizar os recursos do modelo fordista, já que a produção em massa resultava em um volume grande de desperdícios.
Assim, com o foco em evoluir a gestão de projetos, sua primeira aplicação foi na empresa Toyota, o que teve como resultado um aumento de produtividade nas fábricas. Com o método 5W2H, o sistema foi evoluindo a tal ponto, que passou a ser utilizado e aplicado por empresas do mundo todo para desenvolver o planejamento estratégico.
Quais as vantagens dessa ferramenta?
Utilizar o 5W2H para a solução de problemas traz diversos benefícios para a gestão organizacional. Pois, ao construir (e seguir) um plano de ação bem estruturado e acompanhá-lo de perto, proporcionará impactos positivos na organização, como:
- Eficiência na elaboração de planos de ação;
- Redução de custos ao eliminar o excesso de tentativas e erros;
- Amplo detalhamento das metas;
- Visualização rápida e completa das necessidades de um projeto;
- Mais agilidade, clareza e direcionamento dos atores envolvidos.
Como aplicar o 5W2H na empresa?
A metodologia é considerada uma ferramenta poderosa para o planejamento estratégico das empresas. Seus resultados tendem a contribuir com o alcance do objetivo do negócio e proporcionar mais produtividade. Confira a seguir algumas dicas de como aplicar o 5W2H de maneira eficiente.
Avalie os objetivos da empresa
Antes de aplicar a metodologia para resolução de problemas, é preciso definir quais são os objetivos da empresa. Dessa forma, os envolvidos no projeto/solução terão um direcionamento claro do resultado/expectativa de cada atividade estabelecida, alinhados com os propósitos do negócio.
Responda às perguntas com uma frase
Para comunicar de maneira assertiva, ao responder às perguntas da ferramenta, utilize frases curtas e objetivas, evitando respostas ambíguas. Isso garante que todos terão clareza do que deve ser desenvolvido, bem como as responsabilidades de cada um.
Centralize as informações em uma única ferramenta
Para que o 5W2H seja um recurso eficiente, é necessário centralizá-lo em apenas uma aplicação/plataforma, capaz de trazer e absorver as informações que serão importantes para o planejamento estratégico. Além de planilhas, também podem ser utilizados softwares de planejamento orçamentário para tornar a elaboração e acompanhamento ainda mais ágil.
Avalie os objetivos de tempos em tempos
Após todo o processo, acompanhar e avaliar os objetivos periodicamente é fundamental para colher os resultados esperados com a metodologia. Assim, é possível verificar se as metas estão sendo alcançadas, se há necessidade de mudar a rota ou ajustes no orçamento, permitindo uma rápida adaptação – caso necessário.
Para implementar o 5W2H na sua empresa
Sabe-se que o 5W2H é uma metodologia importante para a gestão empresarial, pois a partir dela, obtém-se clareza e ações detalhadas assim como devem ser desenvolvidas. Ao responder às 7 perguntas, será possível tomar decisões norteadas em informações corretas e seguras quando o assunto é solução de problemas.
Por ser uma ferramenta versátil, é possível aplicá-la em diferentes cenários e setores de uma empresa, e ainda, com finalidades distintas. Desde o operacional ao tático, aplicar o 5W2H proporciona agilidade e mais direcionamento para a gestão empresarial.
Atualmente, softwares já contam com meios para centralizar as informações em um só lugar, facilitando a sua elaboração — como no AllStrategy Plano. Confira os recursos para desenvolver planos de ação com a metodologia 5W2H e acompanhar as tarefas de maneira integrada e detalhada.
