A melhoria contínua deve ser um objetivo das empresas, para sempre oferecer bons produtos e serviços aos seus consumidores. Uma estratégia que serve perfeitamente a esse propósito é o ciclo PDCA.
A metodologia, criada no século XX, é muito utilizada no planejamento estratégico dos negócios, por oferecer um panorama completo sobre determinada situação empresarial.
Acompanhe neste artigo qual a importância de aplicar o ciclo PDCA na sua gestão e quais são as etapas para sua execução.
O que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta de controle de qualidade que tem como objetivo melhorar continuamente os processos e produtos, em qualquer área de aplicação.
O modelo se popularizou na década de 1950, graças ao professor americano William Edwards Deming, considerado o “pai” do controle de qualidade nos processos produtivos – por isso o método também é conhecido como ciclo de Deming.
A metodologia é utilizada até hoje para resolver algum problema identificado na empresa. Por isso, ao aplicá-la em seu planejamento estratégico, os gestores passam a ter uma visão geral da situação e já identificam quais medidas devem ser tomadas. A partir disso, podem elaborar planos de ação que ajudem em sua correção.
Por que utilizar o ciclo PDCA?
Na prática, toda empresa possui diversos processos que ocorrem no seu cotidiano que, de alguma maneira, podem ser otimizados e melhorados, para trazer resultados mais assertivos.
Ao aliar o ciclo PDCA com o planejamento estratégico, a empresa potencializa sua performance, pois está constantemente atenta ao que acontece nas áreas.
Além disso, a identificação de problemas é facilitada com a metodologia e a gestão assume uma postura mais proativa, deixando de apenas reagir às situações e apagar incêndios.
Todo o processo do ciclo PDCA não é complicado, mas exige atenção e dedicação por parte dos envolvidos, para que os resultados sejam positivos.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
Na prática, o PDCA é uma espécie de “passo a passo” para alcançar as metas determinadas pela empresa. Esse processo pode ser feito manualmente ou por meio de softwares especializados em planejamento estratégico.
Independente do formato escolhido, o ciclo é dividido em quatro etapas: planejamento (plan), execução (do), controle (check) e ação (action). Vamos entender o que é e como realizar cada uma.
Planejamento (Plan)
A primeira fase é a de Planejamento, cujo passo inicial é analisar as informações da empresa. Nela, é feita a escolha de diversos aspectos do que o ciclo irá controlar:
- O elemento a ser melhorado;
- O plano de ação com cada ator e recurso envolvidos para o cumprimento das metas;
- As expectativas dos resultados esperados;
- Os indicadores que irão mostrar se os objetivos foram alcançados ou não.
Após isso, é a hora de decidir qual será o caminho a percorrer e quais os métodos para atingir esses objetivos estabelecidos. Nesse processo, a ferramenta SMART pode ajudar a gerenciar o planejamento de forma simples e acessível.
Ou seja, o objetivo deve ser específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e temporal (time bound).
Trata-se de uma etapa importante para a organização, pois definirá os próximos passos a serem tomados pela equipe e quais serão os recursos utilizados.
Assim, pode direcionar os gestores a investirem parte do orçamento para a resolução do problema apresentado. Quanto melhor esta etapa for executada, mais fáceis serão os próximos passos.
Execução (Do)
Após definir o problema a ser atacado, o plano de ação elaborado na etapa anterior começa a ser executado com foco na garantia da qualidade e o devido cumprimento dos padrões estabelecidos.
Ou seja, essa é uma etapa que conta com informações ricas para o planejamento estratégico. Suponha que você possui uma rede varejista e um dos seus problemas é a demora para reposição de estoque.
Se você decidiu mudar de fornecedor, por exemplo, é neste momento que você irá contratar uma nova empresa.
Ao acompanhar a execução de perto, é possível identificar se essa mudança vem apresentando resultados conforme o esperado ou se haverá a necessidade de procurar um outro fornecedor.
Controle (Check)
De forma quase paralela à implementação do plano de ação, o controle serve para verificar se o projeto foi feito da maneira correta e se os resultados foram satisfatórios.
Voltando ao exemplo da troca de fornecedor: nesta etapa você irá analisar se essa mudança de realmente resolveu o seu problema. Se não for o caso, o que faltou, então?
Este momento também é muito importante para quem cuida da gestão orçamentária, uma vez que acompanha, de forma detalhada, o plano de ação e as suas variáveis, identificando, assim, quais etapas podem ter seus recursos otimizados e economizar no processo de resolução do problema.
O controle é realizado com base nos indicadores e parâmetros definidos na etapa de planejamento, por isso a primeira fase é tão importante, pois agora é o momento de entender os resultados encontrados.
Ação (Act)
No final do ciclo, a equipe deve refletir sobre os resultados obtidos. O que a sua empresa aprendeu? O planejamento foi assertivo para a solução do problema? A mudança feita foi algo mais pontual ou pode se tornar um padrão?
Em suma, é um momento de trocas ricas para gestores. Afinal, além de permitir a identificação das falhas durante o processo e evitá-las em um próximo ciclo, também auxilia a verificar as ações que deram certo para inseri-las na rotina de melhoria.
Dessa forma, ao elaborar um planejamento estratégico, sua gestão já contará com as ações que deram certo e que podem ser padronizadas e aplicadas em outros ciclos, economizando recursos e ganhando em produtividade para as equipes, que não precisarão criar planos de ação do zero.
Por outro lado, se for identificado algum aspecto que ainda precisa de melhoria – ou uma outra situação que pode ser trabalhada, o ciclo recomeça. Por isso, a metodologia é aplicada para a busca da melhoria contínua, pois a ideia é sempre estar otimizando algum processo na empresa.
Como realizar o ciclo PDCA?
A aplicação do ciclo PDCA depende da mensuração exata e do acompanhamento de resultados. Portanto, se isto for feito com o auxílio de um software para gestão orçamentária, os dados são aferidos com mais precisão.
Consequentemente, isso diminui a margem de erro e otimiza o tempo necessário para esse trabalho. Além disso, ter uma visão clara do planejamento estratégico e orçamentário da companhia é fundamental para entender o impacto das ações.
Com uma ferramenta adequada, os gestores poderão avaliar os custos de cada ciclo do processo, mensurando os resultados da sua gestão.
Embora um software de gestão orçamentária seja a melhor alternativa, também é possível implementar o PDCA em planilhas, mas será preciso ter mais cuidado e atenção em sua execução.
Invista na melhoria contínua
O ciclo PDCA é muito utilizado pelas empresas para buscar a otimização e melhoria contínua de processos, produtos e serviços. Aliar a metodologia com o planejamento orçamentário e estratégico permite aos gestores visualizar com clareza a real situação da empresa e o impacto das ações executadas.
O AllStrategy Plano é a ferramenta ideal para unificar a gestão financeira da empresa e ainda permite a execução do ciclo PDCA, para a otimização da performance da empresa.
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