O orçamento matricial ou GMD (Gestão Matricial de Despesas) é uma metodologia que vem sendo cada vez mais adotada pelas empresas. Isso porque, com um planejamento orçamentário desenvolvido a “quatro mãos”, é possível ter maior controle dos gastos a partir do cruzamento e verificação dupla de dados e identificar pontos em que é possível otimizar o orçamento.
Nesse sentido, sua implementação promove diversos benefícios, que vão desde estabelecer mais confiança nas informações de despesas da empresa, até promover mais transparência entre as demais áreas. Se sua organização ainda não aplica a metodologia na gestão orçamentária, saiba os princípios fundamentais para a elaboração do orçamento com GMD e quais são suas etapas de execução.
Por onde começar o orçamento matricial?
Antes de mais nada, é importante ter clareza que a implementação deste modelo requer profissionais que já estejam familiarizados com contabilidade. Colaboradores que entendem sobre a gestão de despesas do setor estarão mais capacitados para desempenhar a função do que aqueles que não conhecem os gastos da área.
A partir disso, o próximo passo é definir as diretrizes a serem seguidas para a preparação do orçamento. Essas diretrizes serão como uma metodologia que pode incluir acompanhamento mensal, levantamento de dados e comparabilidade. Dessa forma, todos os gestores envolvidos estarão na mesma página sobre o planejamento orçamentário e estarão cientes do que deve ou não deve ser feito durante a elaboração.
Sejam quais forem as diretrizes estabelecidas, os princípios do GMD também devem ser observados de forma a nortear os esforços das equipes. Para tanto, é importante conhecer os três fundamentos do orçamento matricial, que são:
- Controle cruzado: todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por dois profissionais: o gestor de entidade e o gestor do pacote de despesas;
- Detalhamento das despesas: para definição das metas, todos os gastos devem ser descritos de forma detalhada, considerando unidade orçamentária, nível de atividades etc;
- Acompanhamento contínuo: é essencial que os resultados sejam acompanhados e comparados com os objetivos estabelecidos anteriormente, para que os ajustes necessários sejam feitos a partir dos planos de ação pré-definidos.
Como implementar?
Com os colaboradores aptos para a gestão de despesas e clareza dos princípios que norteiam o orçamento matricial, é o momento de iniciar a execução que acontece em três fases: proposto, negociação e aprovação. Confira a seguir como se desenvolve cada uma delas:
1) Proposto
A implementação começa com o “Proposto”. O gestor de entidade analisa todas as despesas da sua área, considerando custos desde almoxarifado até viagens de colaboradores (por exemplo), para propor o orçamento necessário para a execução das atividades do próprio setor.
2) Negociação
Após o levantamento, inicia-se a fase de “Negociação”. Os dados são apresentados para o gestor de pacote, que pode aprovar ou não o orçamento levantado na etapa anterior. Neste ponto, é importante que o gestor avalie as despesas e faça considerações que visem não apenas a redução de custos.
Solicitar uma redução de 5% no orçamento, por exemplo, pode impactar em despesas essenciais para o departamento. Por isso, é importante que o orçamento esteja detalhado de forma que o outro gestor saiba quais são os pontos mais críticos da área.
3) Aprovação
Após a “Negociação”, o orçamento final entra na fase de “Aprovação”. Caso existam divergências entre os gestores, é preciso dar um passo atrás e retomar a etapa anterior para rever os pontos que geraram discordância. Repete-se o processo até que o orçamento seja, finalmente, aprovado pelos dois gestores.
A partir das definições, agora cabem aos responsáveis pelo GMD acompanharem de perto a sua execução, para garantir que os objetivos serão alcançados ou reavaliar estratégias caso o resultado não seja o esperado. Atualmente, já existem softwares de planejamento orçamentário que podem tornar o processo de cruzamento de dados e a análise das despesas mais ágil e produtivo, como mostra o vídeo a seguir:
Deseja conhecer mais sobre os recursos disponíveis e como um software de gestão orçamentária pode auxiliar na elaboração do orçamento matricial da sua empresa? Continue sua leitura com o artigo “Software de gestão orçamentária: Entenda essa tecnologia”.
