Para minimizar ao máximo as falhas no compartilhamento de dados e ainda otimizar os processos internos, as empresas estão recorrendo ao uso de softwares de gestão orçamentária e assim, concentrar as informações em um só lugar.
Em uma empresa, é natural ter um grande fluxo de dados. Quando a instituição é de grande porte, o compartilhamento de informações é ainda maior e, portanto, o cuidado deve ser redobrado. Quando se fala em segurança no manuseio de dados, não precisa ser necessariamente somente um cuidado para não vazar informações, mas também na manipulação das mesmas internamente.
Muitas vezes, quando a equipe é grande e há diferentes processos, as informações ficam espalhadas em diversas planilhas, que são sujeitas a erros, a perdas, entre outros problemas.
Como o software de gestão orçamentária funciona?
Diferente do ERP, que funciona como um banco de dados, gerando informações do que está sendo realizado, o software de gestão orçamentária atua com a projeção de tais dados. Portanto, um não substitui o outro. Não adianta ter os dados e não otimizá-los.
O planejamento orçamentário é de suma importância para que a empresa tenha controle das finanças através da projeção do fluxo de caixa. Quando os gestores fazem o planejamento das despesas com antecedência, projetando detalhes como encargos ou variações inflacionárias que passam despercebidas no dia a dia, evitam um impacto negativo no caixa da empresa.
Depois de fazer a parametrização no software de gestão orçamentária, os responsáveis fazem o planejamento, projetando tais informações e estabelecendo qual será o orçamento do período desejado.
Quais são as vantagens de utilizar tal ferramenta?
As vantagens de usar um software de planejamento orçamentário são inúmeras. Com ele, é possível planejar o orçamento anual da empresa por unidades, centros de custos e até mesmo por projetos. Ele auxilia a empresa a fazer o planejamento de RH, projetando as contratações e demissões que serão realizadas, assim como encargos sindicais, dissídio coletivo, férias, bonificações, horas extras e outros. Às vezes, um reajuste que parece ser pequeno, causa um grande impacto nas finanças.
Além disso, é possível definir os indicadores de desempenho dos diversos setores da empresa e das unidades, para depois mensurá-los através da análise de performance. Através do software, os gestores têm a visibilidade das metas estipuladas, assim como a visão do que foi planejado em comparação do que está sendo realizado (forecast), podem desenvolver planos de ação e têm uma série de relatórios e gráficos que podem ser customizáveis às necessidades da empresa.
Por que é mais seguro?
Como foi dito anteriormente, o planejamento financeiro faz com que muitos erros sejam minimizados. É possível ter um controle mais efetivo das finanças e ter a visão de como o fluxo de caixa irá se comportar no decorrer do período. Se for observado que as coisas não estão caminhando conforme o esperado, é possível realizar ajustes no planejamento, para que nada saia do controle.
Além disso, através do software, é possível realizar o orçamento colaborativo, no qual cada centro de custo fica responsável por gerir seu próprio orçamento. Na ferramenta, o nível de acesso de cada usuário pode ser definido pelo administrador, deixando alguns dados visíveis apenas para aqueles que foram autorizados. Ainda é possível inserir comentários e justificativas nas células, para explicar aquele dado numérico em específico. A manipulação dos dados pelo usuário fica registrada no sistema e qualquer inserção, alteração ou remoção das informações são memorizadas. Portanto, a confiabilidade e a transparência na manipulação de dados é muito maior.
Por todos os motivos citados acima, ter um software de gestão orçamentária, além de auxiliar a empresa a ter um controle maior das suas finanças, a definir metas e a alcançar o crescimento esperado, também proporciona mais segurança no manuseio de dados internos, minimizando possíveis falhas.
