Quando uma pessoa (ou um grupo) decide investir em um negócio, abrindo uma empresa, é preciso pensar em diversos pontos para que as atividades se desenvolvam e haja crescimento, sendo um dos principais o orçamento disponível.
Por exemplo, suponha que alguém resolva investir em uma indústria têxtil. O primeiro ano são de muitas contratações, compra de novas máquinas, algumas mudanças na estrutura da fábrica, mas apesar das vendas caminharem bem, o empresário não consegue equilibrar as finanças e em menos de dois anos, vai à falência.
O que faltou neste caso, provavelmente, foi planejamento e acompanhamento dos resultados. É claro que muitos outros fatores podem estar envolvidos, mas uma boa gestão orçamentária, facilita muito a condução dos negócios, mesmo em períodos difíceis.
E não adianta apenas planejar o orçamento do ano, é preciso analisar os resultados ao longo do período, para verificar se estão de acordo com as metas. Dentro deste processo de acompanhamento de performance, encontra-se a revisão orçamentária, também chamada de forecast. Realizada periodicamente pelos gestores para criar estratégias de recuperação e ajustes, caso os resultados não estejam de acordo com o esperado.
Muitas empresas fazem a revisão trimestralmente, porém também é possível realizá-la mensalmente, em um processo chamado rolling forecast.
Forecast X Rolling Forecast
Como já comentamos, o forecast é um recurso utilizado pelos gestores para fazer a revisão periódica do orçamento anual, para então poder realizar os ajustes necessários nos valores e assim, não alterar o que foi determinado no planejamento financeiro.
A diferença para o rolling forecast é sua periodicidade, visto que este é um processo mensal e, além de revisar os resultados do mês anterior, o gestor já realiza a projeção do orçamento para este período no ano seguinte.
Ficou confuso? Vamos lá: suponha que você fez a revisão do mês de janeiro do planejamento deste ano. Depois de fazer a análise e realizar os ajustes necessários, você passa a considerar estes dados para janeiro do ano seguinte. Assim, a projeção do orçamento será de fevereiro deste ano até janeiro do ano seguinte.
Ao final do ano, o planejamento financeiro para os próximos doze meses já vai estar praticamente pronto, precisando somente de ajustes referentes ao planejamento estratégico de tal período.
Benefícios e desvantagens do Rolling Forecast
Como todo recurso, há vantagens e desvantagens. O rolling forecast traz excelentes benefícios para empresas com o ciclo de vida curto, já que os gestores realizam revisões constantes no planejado X realizado. Também é bastante vantajoso para aquelas instituições que estão em mercados mais instáveis e precisam ser mais flexíveis no decorrer do orçamento.
Isso porque se o mercado mudar, é preciso agir com rapidez para ajustar as estratégias a tempo de aproveitar oportunidades e não ter prejuízos. Logo, acompanhar mensalmente os resultados e o planejado poupa tempo dos gestores em tomadas de decisão.
Além disso, o trabalho na elaboração do próximo budget fica minimizado, visto que ele já está desenhado devido ao rolling forecast, necessitando apenas ajustes para a meta anual.
Também fica mais fácil visualizar o impacto dos resultados obtidos nas estratégias da empresa, sendo muito importante que os gestores sempre avaliem os planejamentos orçamentário e estratégico em unidade.
Mas, para algumas empresas, este recurso pode não ser tão vantajoso, pois demanda mais tempo e esforço da equipe, que precisa estar mais envolvida no processo todos os meses. Instituições com o clico de vida longo não costumam ter muitas variações em tão pouco espaço de tempo. Portanto, o forecast convencional pode se aplicar melhor nestas situações.
Conte com a tecnologia para realizar o rolling forecast
Assim como o orçamento, é possível elaborar o rolling forecast em planilhas eletrônicas, mas esta não é a melhor maneira, pois todo o processo fica vulnerável a erros, diminuindo a acuracidade dos dados, sem falar no tempo gasto para consolidar informações de dezenas e até centenas de arquivos.
Por isso, muitas empresas têm utilizado soluções digitais bastante eficientes para otimizar sua gestão orçamentária e estratégica. Além de apoiar a revisão orçamentária e o rolling forecast, esses softwares possuem variadas funcionalidades para desenvolver o planejamento financeiro, fazer análise de performance e ainda auxiliar aos gestores a determinar os indicadores de desempenho de uma forma mais precisa.
É possível realizar o Rolling Forecast e o Forecast de uma maneira muito mais rápida e segura, visto que estas ferramentas geram relatórios de fácil visualização e possuem um dashboard com gráficos de vários modelos, com informações em tempo real.
Isso sem falar na facilidade em descentralizar o orçamento, tornando-o mais próximo da realidade da empresa, o que facilita o envolvimento dos gestores e o atingimento de metas.
Também é preciso levar em consideração o ganho de tempo que essas ferramentas proporcionam, reduzindo consideravelmente processos que geralmente tomam dias ou semanas da equipe de controladoria.
As finanças ficam mais transparentes com o uso de um software de gestão e ainda é possível realizar planejamento de RH, planejamento de vendas e de custos e volumes, proporcionando um budget mais ajustado aos objetivos da instituição.
Vale a pena pesquisar e encontrar o software que melhor se encaixa às necessidades da sua empresa e, assim, usufruir de todos esses benefícios.
