Uma maneira muito eficiente de acompanhar os resultados da empresa é através de relatórios gerenciais, que apresentam os principais dados de forma objetiva e direta. Esse controle de resultados é fundamental para entender se o desempenho dos negócios.
É interessante olhar para boas práticas do mercado, em especial de empresas de sucesso, para conhecer a forma como elas acompanham seus resultados e quais relatórios são utilizados para apoiar sua gestão orçamentária.
Acompanhe nesse artigo a importância dos relatórios gerenciais na condução dos negócios e algumas dicas para aprimorar essa visualização na sua empresa.
Relatório gerencial é um conjunto de informações resumidas, com a finalidade de comunicar um público específico sobre determinado assunto. Uma das suas principais características é ser objetivo, apresentando o que é necessário de forma condensada, sem deixar de lado o que é importante.
O excesso de informações pode tornar o documento complexo e de difícil entendimento, trazendo uma barreira a mais para a análise de dados e tomada de decisão.
Um relatório gerencial eficiente é aquele em que rapidamente se pode ver do que se trata e é possível tomar uma ação a partir das suas informações.
Por exemplo, uma instituição de ensino pode gerar um relatório sobre suas receitas, direcionado para a diretoria. Alguns pontos interessantes a colocar são: receitas de mensalidade, de serviços, de apresentação de palestras e de alimentação.
Para esse público específico, as informações mais importantes são os dados consolidados, sem maiores detalhamentos do que compõe cada número. Se o público for alterado, pode ser interessante acrescentar ou retirar alguma informação.
Assim, podemos resumir as principais características de um relatório como:
A partir das características citadas anteriormente, é possível gerar relatórios gerenciais muito relevantes para a empresa. Com os dados necessários, os gestores e demais partes interessadas poderão analisar as informações com mais clareza e agilidade. Além disso, os relatórios gerenciais trazem outros benefícios para a gestão.
A rotina corporativa envolve diversos compromissos, reuniões e atividades. Para garantir mais eficiência no dia a dia, é muito importante otimizar o tempo dos colaboradores e gestores, automatizando processos e buscando soluções que ofereçam as respostas necessárias em menos tempo e com menos esforço.
Nesse sentido, um bom relatório gerencial consegue apresentar rapidamente as informações desejadas, de forma que seja possível identificar os principais pontos que necessitam de atenção em pouco tempo.
O relatório também ajuda no entendimento da situação da empresa ou de alguma área específica, facilitando o desenvolvimento de estratégias para cada caso e apoiando a tomada de decisão, como veremos agora.
Muitas vezes, os gestores precisam tomar decisões rapidamente e precisam de dados e análises para embasar suas escolhas. Nesse processo, devem considerar os riscos envolvidos e ter confiança nas informações apresentadas, para evitar ações que prejudiquem a empresa no futuro.
Os relatórios gerenciais são excelentes para apoiar essas decisões, pois sintetizam os principais dados e permitem uma análise rápida e clara da situação da empresa.
Assim, os gestores podem ter mais confiança nas estratégias a serem adotadas, em especial se puderem aliar as informações recebidas com a criação de cenários econômicos.
Os resultados da empresa são construídos dia após dia, com as atividades de todos os setores sendo realizadas no cotidiano. O relatório gerencial vem para apoiar a visualização da performance, mostrando os pontos mais importantes a analisar.
Isso facilita até mesmo a apresentação da empresa para acionistas, futuros investidores e o mercado, que também pode verificar a situação dos negócios.
Por outro lado, os relatórios gerenciais podem mostrar índices e resultados abaixo do esperado, permitindo que os gestores avaliem qual a melhor ação a ser tomada, para reverter a situação.
Cada relatório gerencial apresenta determinadas informações, sendo gerado para responder à certas perguntas. Para isso, alguns pontos devem ser observados, aumentando a eficiência do documento:
Junto a esses pontos que comentamos, é interessante avaliar pontos específicos da sua empresa, que podem impactar na construção do relatório, bem como na forma como o documento será elaborado, em termos de ferramentas e sistemas.
É possível montar um relatório eficiente em planilhas e documentos de texto, de forma manual, mas é um processo mais longo e que pode apresentar erros, além de demandar atualização constante.
Considerando a rotina das empresas, nem sempre isso é viável. Assim, vale a pena considerar investir em um software que automatize a gestão orçamentária, inclusive a geração de relatórios.
O AllStrategy Plano possui essa função, facilitando a criação de relatórios, além de permitir o salvamento de modelos do documento e sua atualização automática. Isso facilitará a visualização das informações desejadas, gerando otimização de tempo e redução de erros, pois todo o processo é automatizado.
Independente da área que o relatório gerencial abordará e de quais informações apresentará, alguns pontos são interessantes de serem acrescentados, para enriquecer a visualização dos dados e facilitar a análise dos gestores.
A criação e análise de relatórios gerenciais pode fazer toda a diferença na gestão empresarial, pois permite a rápida visualização dos principais dados da empresa. Com posse desses dados, os gestores podem tomar melhores decisões, pois terão informações confiáveis à sua disposição.
A partir disso, melhores estratégias podem ser desenvolvidas, apoiando o crescimento da empresa, além de recuperar índices e números em defasagem ou aproveitar oportunidades que sejam identificadas.
Empresas bem-sucedidas contam com bons relatórios gerenciais, para ter uma visão clara da sua situação. E para tornar o processo todo mais ágil e eficiente, é possível contar com um software de gestão orçamentária, que automatiza a área financeira e oferece melhores dados para os gestores.
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