Muitos gestores enxergam o setor de RH como o coração da empresa e não é para menos. É através dele que são captados e mantidos os talentos que ajudarão no crescimento e desenvolvimento da instituição.
Este é a área da empresa que define as normas e condutas dos colaboradores, visando seu bem-estar, além de desenvolver ações que promovem a harmonia entre todos.
Algumas empresas ainda separam o setor de RH do setor de departamento pessoal, que costuma ficar responsável pela parte mais burocrática como contratações, folha de pagamento, transporte, férias, dissídio coletivo, horários etc.
Além de todos esses pontos, é preciso considerar que o RH ainda lida com o orçamento referente às despesas com pessoal. E devido a essa enormidade de funções do setor, preparamos um artigo especial sobre o planejamento de RH.
Acompanhe o artigo e descubra por que fazer um planejamento de RH.
Primeiro, vamos definir que planejamento de RH é o mapeamento de tudo o que deve ser realizado neste setor de maneira a apoiar os objetivos gerais da empresa.
Ou seja, é definir as ações, tanto em termos de projetos a serem desenvolvidos, que melhorem as condições de trabalho ou apoiem o crescimento dos colaboradores, quanto em termos financeiros, para que o setor acompanhe o orçamento da instituição sem impactar o caixa.
Muitos gestores observam apenas o primeiro ponto, dedicando esforços em maneiras de tornar o ambiente da empresa melhor, aprimorando processos de recrutamento e seleção ou criando oportunidades para os colaboradores.
Obviamente isto não está errado, porém não se pode esquecer que todas essas ações geram custos para a empresa e isso deve ser previsto no orçamento, para que não prejudique a saúde financeira dos negócios.
Afinal, o setor que pode representar até 80% das despesas de uma empresa não pode ser negligenciado e deixado de lado na hora de planejar as finanças.
Antes de falarmos do que considerar no orçamento de RH, vamos analisar como elaborar a parte estratégica do planejamento.
É necessário que os gestores analisem qual é o estado atual do setor e, a partir disso, as estratégias serão traçadas, de modo que os objetivos da empresa sejam trabalhados até serem alcançados. Aqui entram questões como turnover, planos de carreira, reestruturação de cargos e salários etc.
Também é necessário envolver os profissionais de todas as áreas que são responsáveis pelas equipes, de modo a entender as necessidades de cada departamento, a fim de elaborar projetos aderentes à realidade da empresa.
Após elencar todas as necessidades referentes ao pessoal, os gestores devem elaborar planos de ação com responsáveis e datas definidas, para realizar o que foi planejado.
Agora sim, vamos tratar da parte financeira, pois as ações desenvolvidas pelo RH envolvem custos que, se não forem planejados, podem onerar o caixa da empresa.
Vamos abordar rapidamente alguns pontos muito importantes a serem considerados no planejamento de RH de uma empresa, além dos salários.
O setor de recursos humanos fica responsável pelos trâmites das contratações e demissões, mas além disso, ao contratar alguém, o salário e os benefícios apresentados aos funcionários, não são os mesmos que a empresa irá absorver.
Isso porque cada colaborador tem um custo para a instituição e este costuma ser maior do que o apresentado, variando de acordo com a contratação (CLT, estágio, freelance ou PJ). O que muitas vezes passa despercebido é esse mesmo custo ao longo do ano e o seu impacto no fluxo de caixa.
Por exemplo: Se um funcionário tem um custo de R$4.000 ao mês para a empresa, ele teria o impacto total de R$48.000 no final do ano, sem contar férias, 13º salário, dissídio coletivo, outros encargos e as tributações que cada categoria exige.
Então contratar alguém sem prever esse valor no orçamento pode gerar um déficit considerável no final do período.
Por outro lado, as demissões também geram despesas que devem ser muito bem calculadas para não trazer problemas futuros à instituição. Em momentos de crise, algumas empresas são obrigadas a enxugar o quadro e realizar mais demissões que gostaria.
Dependendo do número de demissões, tempo de serviço e de encargos da rescisão, o custo pode ser bem elevado. Porém, se esses desligamentos forem projetados, a companhia pode se organizar a respeito.
Em qualquer uma das duas ações, o planejamento é muito útil para prever seu impacto no fluxo de caixa, afinal uma manobra, por menor que seja, pode desestabilizar as finanças da empresa.
O mesmo princípio anterior é utilizado em relação às férias. O gestor de RH sabe que quando um funcionário entra de férias é gerado um custo que deve ser calculado com atenção.
Quando a instituição possui muitos funcionários, é normal que todo mês um grupo entre de férias e isso pode sobrecarregar o financeiro da empresa se não for bem planejado. Ainda há aqueles períodos clássicos, que são desejados pela maioria, como meio e fim de ano.
Portanto, se esse cálculo de férias não for devidamente programado e projetado, o impacto no fluxo de caixa pode ser negativo, a ponto de deixar a empresa no vermelho em certos meses. É preciso estar atento para não prejudicar sua gestão orçamentária.
O dissídio coletivo é algo que o setor de RH deve ter bastante cuidado, porque à primeira vista pode parecer um reajuste pequeno, mas em uma empresa com muitos funcionários, esse acréscimo será multiplicado pelos meses subsequentes e o valor total pode ser o suficiente para desestruturar as finanças da companhia.
Quando um reajuste salarial é inserido no planejamento, também é projetado sobre as demais despesas do funcionário, por isso o gestor precisa saber qual será o custo total e seu impacto no fluxo de caixa, podendo fazer ajustes internos, caso necessário.
Se um reajuste considerado pequeno à primeira vista pode causar um impacto negativo nas finanças, imagine mais um salário no final do ano. Dependendo do cargo do funcionário e da quantidade de colaboradores, é uma quantia considerável. Mas se essa despesa é planejada, a empresa se prepara e evita baixas.
As bonificações por mérito, por tempo de serviço, entre outras, também devem ser inseridas no planejamento, para que os reajustes sejam calculados, assim como os demais. Já as horas extras, devem ser permitidas ou não pela empresa. Caso sejam, é importante projetá-las no planejamento para que não afetem o fluxo de caixa negativamente.
Em vários momentos, comentamos que é preciso projetar as despesas de RH e talvez você se pergunte como fazer isso. É possível elaborá-lo em planilhas, mas provavelmente serão necessárias várias planilhas, com diversas fórmulas que poderiam fazer as projeções que sua companhia necessita.
Porém, as chances dessas planilhas apresentarem algum erro e isso comprometer o planejamento são grandes, pois são muitos dados e geralmente muitas pessoas manuseando o documento. Se uma fórmula é digitada errada, toda a projeção fica prejudicada e é muito mais difícil encontrar a falha.
Por isso, existem no mercado softwares de planejamento orçamentário, que fazem essa projeção de despesas, não só no RH, mas em toda a empresa, realizando os cálculos ao longo dos meses.
Assim o gestor tem conhecimento do impacto de todos os custos no fluxo de caixa da empresa, já planejando o orçamento para o período desejado.
Além de realizar projeções baseadas em histórico, de forma segura e sem perda de dados, é possível ter uma série de relatórios e dashboards dinâmicos, personalizado de acordo com as informações mais relevantes para a sua análise em tempo real.
Isso facilita a análise e a tomada de decisão, que fica centralizada em uma ferramenta de forma clara, segura e transparente.
São as pessoas que movem as empresas e é preciso cuidar tanto do ambiente que elas trabalham quanto do lado financeiro para atender às despesas geradas com a área de RH.
Para que a empresa possa se manter saudável economicamente, todas os custos envolvidos no orçamento de pessoal devem ser considerados e planejados.
A tecnologia facilita esse processo, automatizando não apenas o planejamento de RH, mas toda a gestão orçamentária.
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