A participação colaborativa das equipes em diferentes processos nas empresas vem se tornando mais comum e contribuindo para uma gestão mais eficiente. No planejamento orçamentário não seria diferente. Entenda.

Em tempos de adaptações do mercado de trabalho, em que muitas equipes estão fazendo trabalho remoto, a comunicação é a chave para que a produtividade e as relações sigam efetivas. O planejamento orçamentário algumas vezes pode ser uma das tarefas mais centralizadas de uma empresa, no entanto, o atual cenário e a transformação digital podem impactar a maneira que o planejamento é realizado.

Embora, de início, algumas empresas tenham sido resistentes à implementação do home office, muitas já estudam a possibilidade de manter este regime mesmo após o isolamento social acabar, pois perceberam que há inúmeras vantagens neste sistema. Então, adaptabilidade é a palavra de ordem.

Contudo, chegando o momento de fazer o planejamento orçamentário da empresa, agora, mais do que nunca, se faz necessária uma boa comunicação entre os setores para que seja possível traçar um orçamento adequado. Se essa é a realidade da sua empresa, vale a pena conhecer as vantagens de utilizar o orçamento colaborativo ou descentralizado.

Neste tipo de planejamento, cada departamento é responsável pela elaboração do próprio orçamento, traçando as metas a serem conquistadas.

4 vantagens do orçamento colaborativo

Foco nos lugares certos

Quando o planejamento orçamentário é centralizado, existe uma chance de que alguns setores sejam analisados de forma unilateral, levando a orçamentos inadequados. No caso do orçamento descentralizado, cada gestor se responsabiliza por analisar e apontar as necessidades do seu setor, ou seja, o orçamento é feito por uma pessoa que tem um contato direto e uma visão mais clara da realidade.

Maior engajamento

Ao utilizar o orçamento colaborativo, cria-se uma cultura orçamentária na empresa, na qual todos os colaboradores se sentem diretamente contribuintes para o orçamento e desempenho da empresa. Desta forma, há um maior engajamento nas atividades, pois todos se sentem responsáveis e participantes no crescimento empresarial.

Discussão de metas orçamentárias

Agora que o orçamento não está nas mãos apenas dos gestores financeiros, são necessárias discussões para que as metas orçamentárias sejam realistas. Embora, de início, tais discussões pareçam conflituosas, na realidade elas são importantes para o crescimento da empresa, pois indicam que há diálogo e comunicação entre os setores.

Isso é extremamente positivo, uma vez que os setores podem alcançar um entendimento mútuo e trabalhar com o mesmo objetivo.

Menos burocracia para a alta gestão

Embora a alta gestão ainda seja a principal responsável pela elaboração do orçamento final, ela não precisa mais ficar se preocupando com detalhes minimalistas do planejamento orçamentário. A elaboração do orçamento participativo tende a ser mais assertivo, o que impacta diretamente no ganho de produtividade da gerência e/ou diretoria em tempo e eficiência de gestão.

Desafios da implementação do orçamento colaborativo

A implementação do orçamento colaborativo depende de vários fatores, como uma cultura organizacional que permita essa descentralização, bem como processos e maneiras confiáveis de acessar e manipular os dados orçamentários.

O que isso quer dizer é que é preciso que os colaboradores se sintam responsáveis pelo planejamento das metas orçamentárias, ao invés de deixar que a alta gestão decida por eles. Além disso, é importante que os dados orçamentários estejam disponíveis para quem eles devem estar — evitando que gestores de um setor sejam capazes de visualizar ou alterar o orçamento dos outros setores.

Isso pode ser alcançado através da automação dos processos que ofereça a possibilidade de alterar permissões de edição do orçamento, permitindo que os colaboradores realizem ajustes no orçamento de seus respectivos setores, sem ter contato com outras partes do planejamento orçamentário da empresa. Além disso, ferramentas como registro de movimentações, comentários, relatórios e dashboards ajudam a ter uma visão mais ampla do planejamento e economiza reuniões desnecessárias.

Assim, utilizar um software como o Plano que permita um orçamento colaborativo seguro certamente é uma ideia a se pensar em tempos de trabalho remoto e necessidade de comunicação redobrada!