Já dizia a sabedoria popular que “errar é humano”, certo? E isso inclui sua empresa, não importa se é de pequeno, médio ou grande porte. Por menos processos que existam, em algum momento, provavelmente falhas irão ocorrer.
As consequências disso são inúmeras e, como resultado, podem afetar a rotina, diminuir a produtividade e comprometer o faturamento, entre outros. Então como proceder para minimizar esses problemas e resolvê-los com rapidez e assertividade?
Existem algumas metodologias que podem apoiar esse processo, como o Diagrama de Ishikawa. Ao aliar o método ao planejamento estratégico da empresa, os resultados podem ser potencializados.
Neste artigo, vamos abordar estratégia, sua aplicação e como montar o Diagrama na sua empresa. Acompanhe.
O Diagrama de Ishikawa – também conhecido como diagrama Espinha de Peixe, diagrama de Causa e Efeito ou diagrama 6M – é uma ferramenta visual bastante utilizada no meio empresarial.
Seu principal objetivo é ajudar a equipe a chegar nas causas reais dos problemas que acometem nos processos organizacionais de uma empresa, pois é uma ferramenta de análise.
O diagrama foi criado na década de 1940 pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa e é muito utilizado por indústrias, embora seu uso não se restrinja a esse segmento de mercado.
Processo bastante útil para solucionar problemas, conforme citamos acima, o Diagrama de Ishikawa também pode ser usado na busca por melhoria de processos, fazendo com que eles funcionem de forma ainda mais otimizada na empresa.
Além de ter fácil entendimento e possibilitar a análise da raiz dos problemas internos da empresa, o Diagrama de Ishikawa também possui outras vantagens:
Agora que você já sabe as utilidades dessa ferramenta, que tal aprender como aplicá-la?
O diagrama parte do princípio de que, ao resolver as causas, o problema também será resolvido. Dessa forma, o seu uso facilita a identificação e análise dos problemas, servindo como um norte para o planejamento estratégico de uma solução.
Sendo assim, para iniciar seu diagrama é importante estar ciente que ele é composto visualmente pelo problema que se quer analisar e seis divisões que seriam as causas dos problemas, todas iniciadas pela letra M:
Em suma, para montar o diagrama, primeiramente você precisa escrever qual é o problema que sua empresa enfrenta. Ele ficará ao final do desenho, como se fosse a cabeça do peixe, conforme mostramos no esquema abaixo.
E quando falamos em problema, eles podem ser os mais diversos e em empresas de todos os segmentos. Seu objetivo, sobretudo, é entender as causas de quaisquer empecilhos que estejam prejudicando os resultados.
Alguns exemplos de problemas analisados com o Diagrama de Causa e Efeito: atendimento ao cliente, atraso de entregas, produtos com defeitos, equipe desmotivada, altas demandas etc.
Após escrever o problema, trace uma linha reta para a esquerda da escrita e faça seis ramificações, sendo uma para cada divisão do diagrama – os 6 Ms, conforme apontado acima. Em seguida, a equipe deve analisar de que forma esses fatores podem ter contribuído para o resultado indesejado.
O diagrama, então, fica com a aparência de uma “espinha de peixe”, conforme ilustrado nesse modelo:
Ao constatar um problema e optar por aplicar o Diagrama 6M, é preciso fazer alguns questionamentos e anotar em cada etapa do diagrama os insights encontrados.
Neste momento, a equipe deve listar todas as possíveis causas que podem estar causando o problema.
Aqui são discutidas as formas como os processos são conduzidos, o que inclui ferramentas, softwares e fluxos de trabalho.
Esta é a etapa de avaliar os insumos utilizados durante os processos e que podem ter interferido para causar os problemas.
Os questionamentos podem variar desde a quantidade usada no processo até sua qualidade e procedência.
O processo aqui deve ser avaliado sob a perspectiva das pessoas envolvidas com pontos que podem ter gerado o problema.
Considera-se suas experiências, habilidades, formação da equipe e atitude dos colaboradores.
Este é o momento de avaliar o maquinário utilizado nos processos e entender se de alguma forma pode ter causado o problema.
Por exemplo, falta de manutenção, programas obsoletos, servidores instáveis etc podem ser levantados nesta etapa.
Aqui são analisadas as métricas utilizadas para medir o progresso dos processos. A forma como os dados são mensurados ou os indicadores levantados são os corretos?
Algum problema pode ter sido causado por informações incorretas ou falta de dados relevantes? É isso que deve ser analisado nesta etapa.
Neste ponto não é apenas a questão ambiental, propriamente dita, que será avaliada, mas todo o entorno do processo, que pode afetá-lo.
Alta ou baixa nas chuvas podem gerar problemas, bem como o ambiente relacional dentro da empresa. Ou seja, tudo deve ser considerado no Diagrama de Ishikawa.
Lembre-se que esse diagrama não deve ser feito sozinho, por apenas uma pessoa. Logo, é saudável buscar opiniões de colaboradores envolvidos direta e indiretamente no problema para que eles também contribuam com ideias.
Dessa forma, o problema pode acabar tendo mais causas do que você imaginaria inicialmente. Outra dica importante é que todas as informações sejam baseadas em fatos e dados.
Nesse processo, os achismos não têm vez e as informações apontadas precisam estar baseadas na realidade. Uma forma de assegurar que os dados levantados para a elaboração do diagrama são precisos e corretos é utilizando um software de gestão orçamentária e planejamento estratégico.
Isso porque a ferramenta traz todas as informações e indicadores de performance de modo organizado e atualizado em tempo real.
Assim, se um KPI estiver fora do esperado, o diagrama pode auxiliar em sua identificação e correção, trazendo mais benefícios para a empresa.
Algumas situações na empresa não podem esperar, porém para que sejam de fato resolvidas, é preciso identificar a causa dos problemas. Para isto, o Diagrama de Ishikawa é uma alternativa prática e eficiente.
Para que essa análise de causas seja realizada, o ideal é ter um software de gestão orçamentária, que traga os principais números da empresa e facilite a visualização dos dados em poucos cliques.
O AllStrategy Plano é o software de planejamento orçamentário mais completo do mercado e permite aos gestores projetar e acompanhar suas finanças, detalhando os números de forma integrada com as estratégias. Conheça mais sobre o software.
Saiba aqui o que é planejamento orçamentário, quais são as etapas e dicas de como fazer. Conduzir um negócio envolve diversos processos importantes, e um dos principais é o planejamento orçamentário! Nele, é preciso analisar o desempenho da empresa no ano anterior para identificar pontos de destaque e os a serem melhorados. No entanto, também […]
O software de gestão financeira para operadoras de saúde apresenta funções que atendem diversas necessidades do setor. As operadoras de saúde precisam atender às expectativas de seus clientes ao mesmo tempo que se adequam às normas e regulamentações bastante rígidas do setor em que atuam. Essas exigências são um reflexo da responsabilidade inerente ao segmento: […]
Os 3 desafios da gestão financeira na área da saúde são: conformidade com a legislação, gestão financeira eficiente e gestão de dados. As operadoras de plano de saúde lidam com diferentes desafios em seu dia a dia. No contexto da gestão financeira, há várias regras e práticas para se adequar e realizar um trabalho efetivo. […]
