Controlar as finanças não é uma tarefa fácil. Se no dia a dia é complicado gerir despesas pessoais, imagina para uma grande empresa em que há muitos custos e necessidades envolvidos. Com certeza é um desafio manter uma gestão orçamentária adequada às necessidades da instituição, sem realizar cortes ou enxugar gastos.
No entanto, é possível. A palavra-chave é planejamento. Ao realizar a projeção de suas despesas, custos e objetivos, a empresa passa a ter clareza de sua real situação.
Tudo isso é organizado e visualizado no budget, o orçamento da instituição. Além de realizar o planejamento orçamentário, é preciso acompanhar os resultados à medida que o tempo passa.
A importância de controlar o orçamento
De nada adianta realizar um planejamento orçamentário impecável, determinando a receita a ser gerada e as despesas de cada setor se não houver um monitoramento se o plano está sendo seguido.
Caso os gestores não analisem a performance dos negócios, correm o risco de não perceberem mudanças no volume de entrada de dinheiro na empresa, deixando de corrigir estratégias ou aproveitar oportunidades, além de não ver que gastos podem estar consumindo o caixa da instituição, deixando-a em situação financeira complicada.
Ao realizar o planejamento orçamentário, deve-se levar em consideração os custos essenciais para a operação da empresa, mapeá-los com detalhes e informar os gestores sobre os limites disponíveis para uso.
Ter uma comunicação aberta e clara com a equipe facilita seu envolvimento e engajamento no cumprimento das metas estipuladas no início do período.
Agora, vejamos mais detalhes para controlar o budget:
Planejamento de RH
Se for preciso manter as finanças sob controle, dê uma atenção especial à folha de pagamento e o planejamento de RH como um todo. Afinal, o setor é responsável por até 80% das despesas de uma empresa e deve ser minuciosamente planejado.
Muitas empresas realizam admissões quando a economia está aquecida e demissões quando há recessão. No entanto, as duas ações geram custos expressivos, que quando coincidem com outras despesas comuns ao setor, desestruturam o caixa da instituição ao ponto de levá-la à bancarrota.
Portanto, é essencial planejar o fluxo de colaboradores, assim como dissídio coletivo, 13º salário, bonificações, horas extras, encargos, realizando a projeção da folha de pagamento para evitar surpresas desagradáveis ao longo do período.
Busque soluções em que os dados sobre os colaboradores fiquem seguros, além de poder visualizar o impacto que o RH tem no fluxo de caixa da empresa, para tomar ações rapidamente quando for necessário.
Planejamento de vendas
As vendas costumam ser as maiores responsáveis pelo faturamento da empresa e, portanto, são muito importantes para sua saúde financeira. Não adianta somente determinar metas, sem planejar os investimentos necessários, quais estratégias serão utilizadas ou fazer a gestão de unidades e centros de custo.
Também é preciso alinhar as metas dos vendedores às expectativas da diretoria, detalhando o que é esperado de cada região, ponto de venda, categoria de produto ou outra forma de organização que a empresa possua.
Profissionais de controladoria e gestão realizam a projeção de vendas a fim de determinar quais lojas ou filiais necessitam de reparos, qual local não está desenvolvendo conforme o esperado e precisa ser fechado, assim como a abertura de novos pontos. E planejam quais produtos continuarão em linha, quais devem ser retirados ou aqueles que precisam ser trabalhados, levando em consideração também a sazonalidade que a instituição possa ter.
Ou seja, é um trabalho minucioso, mas que trará muitos benefícios ao longo do período para todos.
Projeção de cenários
Outro recurso muito utilizado por profissionais de gestão financeira é a projeção de cenários, para prever possíveis mudanças que podem impactar diretamente no planejamento estratégico da empresa, alterando o orçamento que foi estipulado.
Nesse caso, o gestor faz a projeção de custos, despesas e investimentos de acordo com essa possível realidade, ajustando os valores para que o fluxo de caixa não sofra danos que podem comprometer as finanças da instituição.
Os cenários mais comuns são os otimistas e pessimistas e podem envolver diversas variáveis, como aumento do preço de matéria-prima, aquisição de novas máquinas que aumentem a produção reduzindo seu custo, aumento do dólar etc.
Como os gestores estão sempre acompanhando a gestão e os resultados, revisando os valores realizados, caso algum cenário se concretize, rapidamente pode se tornar o planejamento oficial e a gestão passa a se orientar por ele nas tomadas de decisão.
Análise de performance
Não podemos deixar de reforçar que não adianta planejar e não monitorar a performance, para verificar se tudo está caminhando conforme o determinado. Para isso, muitos gestores estabelecem indicadores de desempenho para definir parâmetros quantitativos que demonstrem os resultados de forma assertiva.
Além disso, ao revisar o orçamento, é possível realizar forecast se for identificado que o realizado não está de acordo com aquilo que foi planejado e então ajustar o budget para que no final do período se chegue ao objetivo estabelecido inicialmente.
Também é possível criar planos de ação para correção de situações identificadas nessa revisão orçamentária, definindo prazos, responsáveis e quais são os resultados esperados.
Assim, quaisquer casos são rapidamente tratados, impactando o mínimo possível a gestão da empresa.
Investimentos
Assim como as despesas devem ser identificadas e listadas no planejamento orçamentário, os investimentos realizados não podem ficar de fora desse plano.
Afinal, para que a instituição cresça, é preciso que novas máquinas sejam adquiridas, que o quadro de colaboradores se expanda ou que novas sedes e produtos sejam desenvolvidos. As possibilidades de investimentos são várias, mas colocar dinheiro em qualquer local sem planejamento pode minimizar os benefícios gerados por aquele processo.
Software de gestão orçamentária
Cada ponto citado nesse artigo possui sua relevância para a gestão, porém, a forma como tudo será organizado não deve ser menosprezada. Muitos gestores ainda recorrem às planilhas eletrônicas para controlar o orçamento, mas esse formato oferece muitos riscos.
Primeiro, pelo fato de muitas pessoas manusearem o arquivo há maior chance de que fórmulas e dados sejam digitados de forma equivocada, dificultando a localização do erro.
Outro ponto é que dependendo da quantidade de dados inseridos na planilha, a consolidação das informações é lenta e pode apresentar falhas no processo, oferecendo resultados que não condizem com a realidade.
Por isso, muitas empresas estão aderindo ao uso de um software de gestão orçamentária, pois auxilia na realização de todos os recursos citados acima, de forma otimizada.
Tais ferramentas possuem funcionalidades específicas para uma gestão financeira mais ágil, segura e eficiente, já que automatizam o processo orçamentário, proporcionando uma tomada de decisão eficaz. Toda a movimentação fica registrada no sistema e o administrador pode definir os usuários autorizados a utilizar o aplicativo, determinando horários, dispositivos e a visibilidade que cada um terá do planejamento estratégico.
Com essas dicas essenciais, é possível manter o budget ajustado com muito mais efetividade e com excelentes resultados.
