De tempos em tempos, comentamos em nossos artigos sobre os riscos de depender de planilhas na elaboração do planejamento, especialmente o orçamentário. Isso porque não é incomum que este recurso apresente graves falhas que comprometem as finanças de uma empresa.
Em outras palavras, apesar de ser a ferramenta mais comum para gerir dados, é muito arriscado depender somente de planilhas para a realização de todo o processo. Como resultado, podem ocorrer erros em fórmulas, perda de informações, panes e demora na consolidação do orçamento. E esses são apenas alguns dos problemas que ocorrem com certa frequência nesse tipo de sistema.
Outro risco das planilhas é que uma linha acrescentada ou uma fórmula modificada por engano pode pôr todo o planejamento em risco. Já no caso de um software de planejamento, quando há algum dado incorreto, é mais fácil visualizá-lo e corrigi-lo, evitando prejuízos. Além disso, por ter estruturas pré-definidas, a ferramenta também evita que as informações sejam alocadas em locais indevidos. Falaremos mais sobre isso no decorrer do texto.
Mas antes, para exemplificar como estas falhas podem causar grandes transtornos, contaremos uma situação de equívoco no preenchimento de planilhas que teve grande repercussão mundial. Acompanhe!
Em 2013, pesquisadores da Universidade de Massachusetts encontraram erros básicos em um artigo de dois renomados economistas da Universidade Harvard, Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff. A tese, de 2010, defendia que os países crescem pouco a partir do momento em que a dívida pública ultrapassa 90% do PIB. Porém, as fórmulas usadas nas planilhas estavam erradas e os dados de alguns países foram ignorados.
Três dias depois do anúncio, o título da coluna de Paul Krugman, Prêmio Nobel de Economia, no jornal The New York Times era A Depressão do Excel. Em resposta, Reinhart e Rogoff publicaram uma correção, reconhecendo os erros, mas negando a acusação de exclusão proposital de dados.
Problemas como estes são bastante comuns, principalmente porque as planilhas possuem limite de linhas para entrada de dados. Isso, então, dificulta a gestão de longas séries de informação, submetendo os planejamentos a riscos desnecessários.
Assim como ocorreu com os pesquisadores, quando uma empresa é refém de planilhas, corre risco de ser ineficiente e sofrer com elevação de custos. Afinal, qualquer deslize pode resultar em desperdício de tempo, dinheiro, materiais e mão de obra, além da necessidade de retrabalho e perda de produtividade e de clientes.
Mas você deve estar se perguntando: como posso evitar que esse tipo de situação comprometa as finanças da minha empresa? Bom, a nossa dica é investir em ferramentas que foram desenvolvidas especificamente para uma melhor gestão.
Primeiro, é importante reforçar que as planilhas continuam sendo de grande utilidade no dia a dia das organizações, mas convém aos gestores avaliarem a melhor maneira de utilizá-las. Nesse sentido, a melhoria dos processos através de recursos tecnológicos é um ponto fundamental para se alcançar eficiência e a otimização dos resultados.
No software, se algum dado é imputado incorretamente, é muito mais fácil identificar sua entrada para corrigir. Além disso, várias informações são importadas diretamente de sistemas, o que reduz a chance de erro.
Dentre os pontos importantes da migração do planejamento orçamentário para um software próprio para isso, está a automatização dos dados. O software facilita esse processo e diminui as tarefas da equipe de gestão, que pode focar mais em conferir se tudo está de acordo com o esperado e com as estratégias.
Ademais, a ferramenta traz mais segurança às informações, pois conta com criptografia para proteger todos os dados, e apresenta melhor usabilidade. Afinal, sistemas muito complexos podem ampliar as chances de erros.
Outra vantagem de um software é que, caso mudanças repentinas tenham impactado no orçamento de sua empresa, essa ferramenta pode antecipar cálculos para reverter possíveis desvios. Leia o artigo Revisões orçamentárias: ajustando a rota do seu planejamento e entenda como isso é possível.
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