É comum traçar metas até atingir os objetivos, pois é uma forma de estabelecer um caminho para conquistar o que se almeja e isso é válido tanto para nossa vida pessoal quanto para as empresas.
Em termos organizacionais, apesar do cumprimento da meta significar um resultado, não quer dizer que ele representará a evolução da empresa como um todo.
Quer dizer, apenas o aumento de certos números pode não significar um crescimento geral da empresa. Por isso, para mensurar a performance de uma instituição de forma completa, é preciso analisar diversos fatores para determinar o quanto está se desenvolvendo em certo período.
Assim, a análise de performance é uma forma de aferir os índices da empresa, sejam eles financeiros ou não. Às vezes, algumas áreas não estão apresentando o rendimento que deveriam e isso acaba comprometendo o resultado, demandando ações para corrigir a rota.
Por isso, quando se faz a análise de performance, os gestores acompanham o desenvolvimento dos indicadores escolhidos e, assim, podem mensurar melhor os resultados.
Algumas práticas podem tornar o monitoramento da performance mais eficiente e ágil, por isso separamos 6 dicas para você realizar esse processo de forma mais completa na sua empresa.
O que é análise de performance?
Para aplicarmos as melhores práticas, vamos entender o que é a análise de performance: é o processo de acompanhar os resultados da empresa em determinado período, entendendo se o que foi realizado está de acordo com o planejado.
Nessa análise, são usadas diversas ferramentas, que mostram o progresso dos negócios, a partir das metas e objetivos que foram estabelecidos.
Assim, a análise de performance indica mais do que apenas lucro ou prejuízo da empresa, mas mostra detalhes importantes sobre a gestão financeira e estratégica da companhia.
Com esses dados em mãos, é possível aprimorar a gestão orçamentária e corrigir a rota caso algum problema seja identificado.
Por que acompanhar a performance da empresa?
Como comentamos, monitorar os resultados da sua companhia favorece o ajuste de estratégias caso algo saia do previsto. Além disso, essa análise pode mostrar oportunidades a serem aproveitadas pela empresa, caso algum cenário se concretize ao longo do ano.
Ter essa agilidade para mudar o que for preciso ou tomar decisões é fundamental para que sua empresa tenha relevância no mercado e não perca espaço. Quanto mais uma decisão demorar para ser tomada, mais difícil será para reverter algum problema ou aproveitar um quadro positivo do mercado.
Além disso, os gestores precisam ter ciência da situação da empresa para poder elaborar novas estratégias e determinar o que será alcançado no curto, médio e longo prazo.
Sem dados dos resultados, essa análise é dificultada e pode mascarar o real cenário dos negócios.
6 dicas para analisar a performance da empresa
Agora que já vimos o que é e por que acompanhar os resultados da empresa, vamos entender as melhores práticas para que esse processo aconteça de forma eficiente.
1. Defina os indicadores de desempenho (KPI)
Para poder mensurar os resultados de forma mais específica e direcionada, é preciso estabelecer indicadores de desempenho ou KPI (Key Performance Indicator). Esses índices, que podem ser financeiros ou não, irão atestar a performance de unidades, centros de custos, setores ou processos.
Ao estabelecer os indicadores mais importantes para a gestão, é possível ter uma tomada de decisão mais assertiva e uma análise de performance mais direcionada.
Isso porque, muitas vezes, apenas o número de vendas ou produtos em estoque, por exemplo, pode não apresentar a real situação da empresa, oferecendo dados equivocados para análise dos gestores.
Assim, os KPIs são um apoio para uma melhor compreensão dos resultados, além de serem acompanhados com mais facilidade. Por exemplo, você pode avaliar o número de novos clientes em sua carteira em um trimestre.
O resultado pode ser interessante, mas apenas esse dado não traz muitas respostas. Se sua empresa tem uma meta de faturamento ou de valor de venda, é preciso acompanhar esses dados. Afinal, é possível que muitos clientes gerem pouco faturamento, enquanto um número pequeno gere um grande retorno financeiro.
Essa análise precisa ser feita para entender a real situação dos negócios com relação ao atingimento das metas e manutenção da sua saúde financeira.
2. Acompanhe as vendas
As vendas costumam ser a “menina dos olhos” da empresa, afinal, é através delas que deriva grande parte da receita da instituição. Por isso, é muito importante fazer a análise de performance desse setor.
Mas é preciso olhar além de dados como número de vendas e a receita gerada a partir delas. Para uma gestão mais completa, é necessário avaliar quais produtos tiveram mais saída, quais unidades venderam mais, a participação dos representantes nas vendas, ticket médio das compras etc.
Com base nessas informações, os gestores podem visualizar com mais clareza se é preciso investir em alguma região, comprar ou produzir mais determinada mercadoria ou mesmo decidir por finalizar as atividades em certo local.
A avaliação dos resultados sempre deve ser interpretada de maneira estratégica, de modo a extrair o máximo possível de informações que permitam o desenvolvimento da empresa.
Nem todas as companhias conseguem acompanhar esses dados, porque em planilhas é complicado levantar, organizar e visualizar todas as informações, por isso a automação da gestão pode facilitar a análise das vendas.
3. Analise todas as despesas
Independente do setor de atuação, todas as empresas possuem despesas e custos de operação. Se elas não forem bem avaliadas e controladas, podem reduzir consideravelmente os lucros da instituição ou até deixar as finanças no negativo.
Por isso, é necessário que os gestores se atentem tanto no planejamento das despesas quanto no seu acompanhamento.
Todos os custos com materiais, encargos, insumos, tributações, entre outros, devem ser lembrados, para que, na hora de realizar a análise de performance, seja possível aferir se os resultados estão dentro do que foi planejado ou se as coisas estão saindo do curso.
Existem algumas metodologias que favorecem a redução de custos, como o orçamento matricial de despesas (OMD), mas também é possível diminuí-los através de um orçamento descentralizado, que demanda mais engajamento dos gestores no processo.
Ao avaliar mais de perto as despesas, é mais fácil identificar o que pode ser cortado sem que haja prejuízo à qualidade da operação da empresa.
4. Projete o fluxo de caixa
Para realizar uma análise de performance mais eficiente, é necessário projetar o fluxo de caixa. Ao realizar o planejamento orçamentário, todas as movimentações financeiras devem ser projetadas, levando em consideração variações tributárias ou inflacionárias.
As contratações e demissões, manutenção de equipamentos e outras despesas também devem ser lembradas, pois podem impactar o caixa ao longo do período.
Através da projeção de fluxo de caixa, é possível analisar a evolução das entradas e saídas da empresa mês a mês e, desta forma, avaliar o planejado X realizado. Além disso, pode-se analisar o que foi liquidado e o que ainda está a vencer, assim como a performance por unidade ou projeto.
Desta forma, ao acompanhar a performance o gestor visualiza com mais facilidade se tudo está de acordo com o projetado, evitando surpresas desagradáveis no final do período, com déficit no orçamento sem tempo de reversão.
5. Avalie a DRE
Outro ponto para realizar uma análise de performance completa é monitorar a demonstração de resultado da empresa (DRE). Não basta somente ter os dados anotados se não houver mecanismos para aferi-los e analisá-los.
Através de parâmetros bem estabelecidos e de ferramentas que auxiliam os gestores a apurar os números, é possível visualizá-los através de uma linha do tempo, de um mapa de análise, gráficos e até mesmo inserir comentários.
A DRE pode ser avaliada de forma horizontal ou vertical e as análises realizadas trarão muitas respostas para os negócios. Afinal, nem sempre os dados serão os esperados pelos gestores (positiva ou negativamente).
Por isso se houver a possibilidade de entender a origem de cada valor da DRE e realizar justificativas que auxiliem no entendimento dos resultados, a gestão ficará muito mais eficiente e transparente.
Tudo isso é muito importante nos momentos de apresentação dos resultados para a diretoria, busca de investimentos e elaboração as estratégias do negócio.
Quanto maior a clareza dos dados, mais segurança o gestor terá para tomar decisões mais assertivas e eficientes para a empresa.
6. Use o planejamento estratégico a seu favor
A análise de performance indica se a empresa está se desenvolvendo de acordo com as estratégias estabelecidas. Caso os gestores identifiquem que alguns pontos podem ser melhorados, devem aproveitar as metodologias estratégicas disponíveis para correção e ajustes dos números.
Como exemplos, podemos citar os planos de ação, que são elaborados para resolver situações pontuais, dentro de determinado prazo e com responsáveis bem definidos. O Diagrama de Ishikawa e a análise PDCA também dão suporte na identificação de problemas e melhoria contínua de processos.
A projeção de cenários e os mapas estratégicos complementam o leque de opções, trazendo mais clareza para os gestores caso situações adversas aconteçam durante o ano.
Ao aplicar essas metodologias na gestão, é possível encontrar respostas com mais facilidade, o que ajudará a determinar o melhor caminho a seguir pela empresa.
Ferramentas são aliadas poderosas
Se você já realiza a análise de performance na sua empresa, sabe bem dos resultados positivos que ela traz para instituição. Os gestores sentem mais segurança na hora da tomada de decisão e os resultados são mensurados mais assertivamente.
Muitas empresas tentam acompanhar seus resultados através de planilhas eletrônicas, o que nem sempre é eficaz, pois é necessário realizar a consolidação dos dados entre setores e unidades. Essas informações podem estar em formatos e padrões diferentes, tornando o processo mais lento.
Além disso, a chance de erros de digitação ou nas fórmulas é grande e aumenta com o número de pessoas que têm acesso aos documentos. Se ocorrer um erro, fica muito difícil identificar onde está para corrigir.
Por isso, existem ferramentas específicas no mercado, para quem deseja realizar não só a análise de performance, como também o planejamento orçamentário da empresa.
São softwares com tecnologia de ponta, desenvolvidos por especialistas em gestão orçamentária, apresentando alta performance e que auxiliam gestores a ter controle das finanças da instituição através do planejamento financeiro e análise de performance.
Esses sistemas também permitem o acompanhamento do planejamento estratégico, tornando a gestão ainda mais eficiente, além de reduzir em até 4 vezes o tempo de planejamento.
A automação da gestão orçamentária traz inúmeros benefícios para a empresa, liberando os colaboradores e gestores para se dedicarem ao desenvolvimento de estratégias e acompanhamento de projetos e metas.
O futuro da sua empresa começa agora
Para que seus negócios se mantenham relevantes e rentáveis no curto, médio e longo prazo, é preciso começar a investir em ações agora. Para isso, a automação da gestão é fundamental, pois garantirá mais clareza na visualização dos dados e mais confiança nos números analisados.
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