O Grupo Pratagy está no mercado de hotelaria há mais de 30 anos e possui um resort e um parque aquático, o Pratagy Acqua Park, localizado em Maceió, além de outros investimentos no segmento.

Rodeado de belas paisagens naturais, o Pratagy Acqua Park é o primeiro resort All Inclusive do Brasil e, embora o grupo esteja crescendo de forma exponencial nos últimos anos, até pouco tempo, havia uma lacuna no trabalho da controladoria.

Por isso, o Grupo a estava em busca de uma solução para apoiar o planejamento e acompanhamento das finanças. Após pesquisas, o AllStrategy Plano, software de gestão orçamentária, ficou no radar, pois oferecia benefícios que excediam o esperado inicialmente.

Para entender mais sobre qual era o cenário da empresa antes e como o Plano tem apoiado o Pratagy Resort, conversamos com Carlos Ayron, Controller do Grupo e participante ativo da utilização do software.

Desafios do controle orçamentário

O Pratagy Resort, que atende milhares de hóspedes todos os anos em sua estrutura para descanso e lazer, já realizava o planejamento orçamentário, mas acompanhava os dados em planilhas.

Porém, o time sentia dificuldade no processo, pois, por conta da manipulação dos arquivos por várias pessoas, a confiabilidade dos dados era reduzida, o que aumentava o tempo de apuração dos resultados. Como consequência, uma das principais consequências desse processo era a perda de informações importantes para a gestão.

“Por mais que você gere planilhas, ao trabalhar com vários gestores e compartilhar informação entre eles, às vezes, é preciso ter informação on-line para tomar decisão, “explica Carlos.

Diante desse cenário, a integração com o ERP era outra questão relevante para que as informações de realizado do Pratagy Resort fossem atualizadas junto ao planejamento com agilidade, sem gerar um grande volume de dados para chegar nas análises necessárias.

A necessidade de otimizar a controladoria

Após encontrar e avaliar o AllStrategy Plano, o processo de implantação foi tranquilo e rápido. A parametrização das informações no software e os resultados foram sentidas em pouco tempo.

Além disso, de imediato, a empresa identificou que poderia expandir o uso do sistema, pois o principal ponto para a controladoria era a consolidação dos dados na DRE. Gradativamente, novos módulos passaram a ser utilizados, tornando a visualização das informações ainda mais estratégicas.

“O Plano unificou as informações gerenciais e agora nós não temos limites, pois continuamos criando soluções dentro da ferramenta para atender nossas necessidades.”

O primeiro ano de utilização do AllStrategy Plano apoiou a organização de dados em diversas áreas, como gestão de contratos, planejamento de custos e de RH.

Mesmo após alguns anos desde a implantação do software, o Pratagy Resort continua expandindo os módulos e funcionalidades utilizados, ganhando cada vez mais assertividade e autonomia sobre a gestão.

O amadurecimento da cultura orçamentária

O AllStrategy Plano apoiou um projeto maior e importante para a empresa: a consolidação da cultura orçamentária. Dentro de suas estratégias gerenciais, esse ponto facilitaria os demais processos de melhoria do Grupo.

Carlos comenta que percebe o amadurecimento da cultura e a descentralização do orçamento. Hoje, cada gestor é responsável pelos valores referentes à sua área e ajuda a conferir os números, evitando erros de lançamentos comuns em qualquer companhia.

“Antes era apenas um controller ou um contador, hoje nós temos uma equipe de gestores validando lançamentos. Agora, esse é um processo de desenvolvimento de maturidade e de mudança de cultura.”

Com o AllStrategy Plano, os gestores têm acesso às informações atualizadas em tempo real, permitindo a tomada de decisões mais rápida e com base em dados, além de aumentar o engajamento gerencial nas resoluções.

Com isso, o Pratagy Resort já atingiu um grau muito elevado de maturidade gerencial. Isso é sentido no fechamento do orçamento que, atualmente, possui menos de 3% de variação entre planejado e realizado.

Segundo Carlos, “as decisões passaram a ser tomadas baseadas em planejamento e, consequentemente, isso trouxe uma assertividade maior de gestão. Tudo isso é decorrente do processo de amadurecimento gerencial.”

Novas formas de ver os dados

O AllStrategy Plano permitiu a otimização na análise de dados, organizados de acordo com a estrutura necessária para a corporação. Um bom exemplo disso são os indicadores de desempenho.

Todas as áreas da empresa estão contempladas no AllStrategy Plano, permitindo o cruzamento de dados entre setores, gerando novas análises e, consequentemente, novos insights para a gestão.

Com essa visão, o Pratagy Resort continua ampliando o uso de módulos e funcionalidades do AllStrategy Plano de acordo com as necessidades e estratégias da gestão financeira.

“Quando você começa a relacionar essas informações, você começa a enxergar causa e efeito entre fatores e variáveis e que, normalmente, não são visualizados e identificados pelos gestores.”

Crescimento atrelado à gestão financeira

O Grupo Pratagy ganhou entendimento para planejar, consolidar e analisar suas informações financeiras com o AllStrategy Plano. Hoje, os dados são atualizados automaticamente e os gestores participam ativamente do processo orçamentário.

A cultura orçamentária vem se desenvolvendo ao longo dos anos com o uso da ferramenta, e cada vez mais o software se torna uma peça-chave dentro da estratégia do grupo.

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