A Pipefy, plataforma de gestão de processos, está presente em mais de 150 países. A startup curitibana recebeu aportes de fundos norte americanos e concorre verticalmente com diversos players do mercado, oferecendo soluções para as áreas financeira, marketing, entre outras. Em 2019, a empresa atingiu um crescimento de 300% e, diante disso, surgiu a necessidade de melhorar processos internos e estruturar o planejamento financeiro. Hoje, o AllStrategy Plano tornou o processo orçamentário da empresa mais transparente e colaborativo, auxiliando os gestores nas tomadas de decisões. Segundo Rafael Melo, Gerente de Planejamento Financeiro da Pipefy, “o software de gestão orçamentária AllStrategy Plano trouxe muita consistência na informação, tornando os processos extremamente rápidos.”

A busca pela ferramenta ideal

Antes de implementar o software Plano, o orçamento da Pipefy era feito com planilhas compartilhadas e, cada vez que uma delas era atualizada, a consolidação era manual e demorada. Foi a partir desse cenário insustentável, de precisar administrar aproximadamente 50 planilhas, que o Rafael decidiu olhar para os players no mercado.

“Como já conhecia as dores das áreas financeiras de outras empresas com processos pouco intuitivos para o usuário, tomamos a decisão de contratar uma plataforma para poder escalar o negócio de forma sustentável.”

Necessidade de uma ferramenta flexível

Com parte do time nos escritórios de Curitiba, São Paulo e em San Francisco (EUA), além de colaboradores remotos ao redor do mundo, a necessidade de fazer uma gestão global demandou uma ferramenta flexível que atendesse todas as necessidades da Pipefy.

“Consolidamos as informações na controladoria, mas são muitas pessoas envolvidas no orçamento e todos participam do processo. Planejamos o orçamento em duas bases, uma para a Pipefy Ltda, no Brasil e outra para a Pipefy Inc, nos EUA”, explica Rafael.

Agora, com o Plano, o mesmo gestor opera para as duas bases, porém em moedas diferentes e, no final, tudo é consolidado em um único resultado.

“O processo de fechamento que levava 4 dias, agora leva 1 dia ou menos. Tudo ficou extremamente rápido.”

Início da jornada com a AllStrategy

A principal fonte de despesas da Pipefy vem dos custos com pessoal e, por se tratar de uma empresa internacional, havia a necessidade de uma ferramenta não só flexível e adaptável aos processos existentes, como também segura, para confiabilidade ao apresentar dados para os investidores globais da companhia.

“Inicialmente queríamos seguir com alguma empresa americana, até pela relação com os investidores, mas não teríamos a velocidade e a transparência que tivemos com a AllStrategy. Essas foram características que percebemos do processo de compra até o fim do processo de implementação, ambos fundamentais para optar pelo AllStrategy Plano.”

Por que o AllStrategy Plano?

De acordo com Rafael, a Pipefy levou em conta a capacidade de resolução de tudo o que a empresa precisava. Além solucionar todos os pontos mais críticos do orçamento, como planejamento de pessoal, descentralização do processo com segurança e transparência e eliminação das planilhas, a AllStrategy ainda apresentou soluções que nem estavam listadas como necessidades imediatas dentro da empresa. O Fluxo de Caixa projetado e Balanço Patrimonial foram algumas das ferramentas incluídas no escopo do projeto para serem utilizadas junto com os objetivos iniciais da empresa.

Experiência na implantação

Com velocidade na implantação, entendimento dos objetivos do cliente por parte dos consultores e agilidade no atendimento do suporte, a Pipefy conseguiu ter seu planejamento de 2020 estruturado rapidamente em uma única plataforma, livre de planilhas e sem perder a colaboração no orçamento, característica forte na cultura da empresa.

“O modelo de implementação e a gestão do projeto foram muito bons e hoje temos total autonomia para fazer o processo de planejamento sozinhos. Isso também é um diferencial, pois precisávamos de uma ferramenta em que não ficássemos reféns de qualquer tipo de consultoria.”

Ainda, segundo Rafael, a empresa tem colhido frutos desde a implementação do software Plano, pois passou a centralizar o planejamento estratégico em uma única ferramenta e acabou com todas as planilhas, inclusive documentos auxiliares.

“O nível de detalhamento é fantástico! Não temos nenhum valor fechado, tudo está muito detalhado.”

Impacto após a automação

Devido à velocidade do seu negócio, a Pipefy optou por aprovar um orçamento para o primeiro semestre de 2020 e rodar um forecast já no primeiro trimestre. Essa flexibilidade torna o AllStrategy Plano adaptável para os mais diversos modelos de negócios e em qualquer segmento de mercado. Rafael lembra que levava dias para manusear dezenas de planilhas e precisava, constantemente, dar permissões de acesso e corrigir erros de consolidação. “Agora, basta um clique para criar um cenário e acabou. Essa praticidade está fazendo muita diferença no nosso dia a dia.”

Ganhos reais

Além de estruturar e organizar todo o planejamento orçamentário, o AllStrategy Plano trouxe diversos benefícios de gestão para a Pipefy. As análises e justificativas disponíveis no software ajudam os(as) usuários(as) a apontar os motivos de cada desvio dentro da solução, tornando o processo mais transparente e colaborativo, e auxiliando os gestores nas tomadas de decisões.

“Pelo lado financeiro, o Plano traz consistência desde a visão do realizado, de onde fazer auditoria e ver documentos que compõe cada valor, até as trilhas de auditoria no planejamento, que me aponta o que está conectado com o que.”

Os benefícios do AllStrategy Plano também foram notados pelos investidores da startup que, segundo Rafael, estão surpresos com o nível elevado de qualidade que o orçamento do ano apresentou.

“Precisávamos de uma plataforma moderna e SAAS, que habilitasse um planejamento fluido e ágil. O objetivo de encontrar uma foi atingido com certeza!”

Quer mudar e automatizar a gestão orçamentária do seu negócio como a Pipefy? Então entre em contato com a gente.

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