A gestão orçamentária é necessária para o futuro de um negócio, com atividades estratégicas para o crescimento de uma empresa que incluem administração e planejamento financeiro. Dentre as responsabilidades da área, estão as práticas de tesouraria e também de conciliação bancária.

Bastante comum nas empresas, a conciliação bancária funciona como uma ferramenta de controle utilizado no setor financeiro. Ela fornece uma visão clara da situação orçamentária da organização, permitindo aos gestores tomar decisões embasadas e mais seguras. Nesse sentido, para compreender como a conciliação bancária é vantajosa no desenvolvimento organizacional, é preciso primeiro saber o que é esse recurso, como pode ser aplicado e quais os reflexos na gestão de tesouraria. É justamente esse o tema que desdobramos a seguir.

O que é conciliação bancária?

Identifica-se conciliação bancária como o processo de unificar informações financeiras de diferentes contas bancárias, em apenas um local. Esta é uma prática que permite à organização obter uma perspectiva sólida das finanças, assim como ter mais segurança com dados centralizados em um único relatório.

Ao visualizar os saldos das contas, movimentações financeiras, além de outras informações, a gestão de tesouraria torna-se mais eficiente por contar com um panorama global dos recursos disponíveis.

Assim, é possível ter mais convicção para decisões estratégicas e também considerar outras movimentações que impactam o setor financeiro, como investimentos e/ou empréstimos.

Qual a importância da conciliação bancária para uma empresa?

A conciliação bancária é crucial para o desenvolvimento empresarial, já que permite evoluir as estratégias da organização e apoiar no alcance dos resultados projetados. Além disso, o processo é importante em alguns aspectos importantes para a gestão orçamentária, como:

• Identificar oportunidades: com a prática, é possível reconhecer oportunidades de investimento a partir do balanço de saldos e projeções financeiras;
• Prevenção de fraudes: permite identificar e prevenir fraudes financeiras, por trazer detalhes das movimentações realizadas;
• Economia de tempo: contribui com a redução de tempo na gestão de tesouraria com relatórios consolidados, facilitando a análise dos gestores.

Como a tecnologia pode facilitar a conciliação bancária?

Considera-se o contexto em que a segurança dos dados é um fator fundamental para beneficiar os processos, portanto, a tecnologia pode ser — e deve ser vista como — uma aliada importante, na prática da conciliação bancária.

Isso porque a utilização de ferramentas digitais contribuirá nas diferentes etapas, desde captação de dados até comparação de resultados. Para desempenhar essa função e ser um suporte na conciliação bancária, há ferramentas que automatizam a atividade, como softwares de gestão de tesouraria.

Os softwares já conseguem importar rapidamente as diversas informações bancárias em apenas um sistema, evitando, erros de digitação e garantindo maior precisão nas informações.

Além disso, alguns contam ainda com recursos para analisar dados em tempo real, tornando-se imprescindíveis para as tomadas de decisões (principalmente, neste caso, as financeiras/orçamentárias).

Como realizar a conciliação bancária?

Com os dados e objetivos definidos, é possível realizar a conciliação bancária em planilhas, e com recursos manuais. Entretanto, será mais eficiente e seguro para o processo contar com a utilização de softwares especializados, a partir dos quais a conciliação bancária será realizada em tempo reduzido e trará mais assertividade.

Listamos abaixo, um passo a passo de como implementar a prática de conciliação bancária em uma empresa.

1)   Registrar todas as movimentações financeiras

Comece pelo registro de todas as movimentações financeiras do negócio, documentando cada entrada e saída feita das finanças da empresa. Isso pode incluir:

• Transações bancárias;
• Pagamentos;
• Recebimentos;
• E demais movimentações.

O registro é essencial para rastrear cada alteração no fluxo de caixa e garantir que esteja conforme os levantamentos/arquivos contábeis, contribuindo com uma gestão financeira mais eficiente e transparente.

2)   Estabelecer um prazo para realizar a conciliação

Defina um prazo para a conciliação, com um período ou data específica para as movimentações serem consolidadas e reconciliadas. Dessa forma, os gestores podem assegurar que os dados estão atualizados para orientar os próximos passos.

A partir da definição de um período, ainda é possível garantir que as atividades da conciliação sejam feitas de maneira consistente, evitando atraso. É importante que o prazo seja curto o suficiente para manter os dados atualizados, mas não ao ponto de dificultar o processo.

3)   Montar uma equipe para a função

Contar com pessoas capacitadas responsáveis pela função é importante para o bom desempenho das atividades, evitando, possíveis erros.

Para tanto, busque profissionais com conhecimentos técnicos em finanças e contabilidade, já que possuem maior familiaridade com o tema — e que engajarão mais facilmente no uso de ferramentas digitais destinadas para auxiliar no dia a dia.

Além disso, é importante que a equipe seja liderada por um gestor de tesouraria, ou seja, uma pessoa responsável por coordenar atividades, definir processos e capacitar os membros do time. Com uma equipe bem orientada, a atividade pode ser feita com mais precisão.

4)   Analisar os dados e corrigir divergências

Com a implementação da conciliação bancária, é essencial continuar o acompanhamento e analisar dados, para corrigir eventuais divergências. Caso alguma informação seja inconsistente (como erros de lançamento ou valores discrepantes entre saldos da empresa), será possível corrigi-las rapidamente.

Desta forma, os gestores podem identificar possíveis falhas no controle financeiro e evitar prejuízos para a saúde financeira do negócio. Qualquer problema durante o processo que impacte a segurança dos dados, também pode ser percebido e corrigido nesta etapa.

Como tornar o processo mais ágil e seguro?

Como grande parte das atividades organizacionais, a conciliação bancária pode ser implementada manualmente (como em planilhas, por exemplo) porém isso pode ser bastante desafiador. Por isso, a intenção de assegurar a qualidade desse processo passa pela adoção de tecnologia.

Com a criação de softwares específicos, tornou-se possível a conciliação de maneira mais rápida e confiável. Parte da transformação digital, e por isso sempre atualizadas, essas ferramentas já conseguem otimizar a maioria das etapas do processo.

Desde a conferência das informações, até análise e segurança dos dados, existem recursos integrados que extraem as informações diretamente do banco. Citamos como uma solução o AllStrategy Fluxo, que torna o processo mais seguro, ao passo em que acelera a atividade e torna a rotina de trabalho mais produtiva.

Uma prática essencial para a tesouraria

A conciliação bancária é um elemento essencial na gestão orçamentária de uma empresa. É um recurso que fornece uma visão clara e real da situação do caixa da organização, além de ser extremamente útil para o planejamento.

Para enfim tornar a prática da conciliação uma rotina na empresa, são necessárias diversas etapas até que os gestores consigam unificar devidamente todas as informações.

Para agilizar o processo e torná-lo mais confiável, contar uma ferramenta como o AllStrategy Fluxo pode ser um grande diferencial. Um recurso que assiste de modo ágil e seguro, facilitando a análise de dados e gerando mais valor para a sua gestão de tesouraria, refletindo diretamente no setor financeiro.