Ao realizar o orçamento, empresas enfrentam o desafio conhecido de planejar as despesas de RH. Além da gestão de remuneração e benefícios — peculiar a cada organização, as atividades do setor incluem muitas regras (e leis) envolvendo encargos trabalhistas, por exemplo. Contratar e/ou demitir funcionários não é nada simples para a gestão orçamentária, mas não é apenas nisso que os gestores precisam se atentar.

Há diversos fatores que podem impactar diretamente os cálculos, como os reajustes — que alteram os valores-base do que foi planejado. Por isso, um passo em falso pode comprometer os esforços de longas estratégias e colocar os investimentos realizados em risco.

Para cada tipo de empresa, o reflexo pode ser maior, já que cada negócio avalia a necessidade de capital humano e, a partir disso, elabora o seu orçamento. Em alguns casos, as despesas com pessoal podem representar boa parte do planejamento, aumentando ainda mais os riscos caso este não seja elaborado corretamente.

Neste conteúdo, você vai entender o que é planejar despesas com pessoal, fatores que impactam no orçamento e as principais formas de realizá-lo para a sua empresa.

O que é planejamento de despesas com pessoal?

Este planejamento consiste em levantar as necessidades de pessoal do negócio a partir do que a empresa considera ideal para atender às demandas do mercado. É uma etapa importante da elaboração orçamentária, pois seus valores podem ser altos — seja qual for o porte da organização — e impacta diretamente no orçamento.

Justamente por isso, é um processo bastante estratégico para a organização. Não apenas para garantir o capital humano necessário para alcançar os resultados da empresa, mas também pelos resultados financeiros que traz. Por isso, torna-se tão importante a gestão orçamentária e considerar os aspectos que podem afetá-los durante as contratações.

Fatores que impactam no orçamento

Para o planejamento de RH e um orçamento eficiente na área, não basta considerar apenas os salários e benefícios dos colaboradores. Há alguns fatores que impactam para além da remuneração, como:

1)   características do negócio

• segmento: aspecto importante para determinar qual será o orçamento para despesa de pessoal. Neste sentido, as despesas envolvem todas as atividades da operação e depende de cada nicho para definir seu orçamento. Empresas com marketing ativo podem ter despesas maiores com a área em comparação a outros segmentos. Aspectos sazonais também impactam, como no agronegócio, que demanda um número maior de funcionários durante a colheita;
• tamanho: o porte do negócio também impacta no orçamento. Para cada tamanho, haverá uma necessidade de detalhamento distinto. Em uma empresa pequena, por exemplo, pode não haver a mesma necessidade de descrever as informações da mesma forma que uma empresa de médio e grande porte;
• processos: a maturidade dos processos internos é um fator que afeta a construção do orçamento, uma vez que o fluxo de ações e decisões influencia diretamente no orçamento ao trazer as informações de forma mais ágil.

2)   cultura orçamentária

Este é um aspecto importante a ser considerado no planejamento de RH. A cultura orçamentária é o que define como o planejamento de despesas com pessoal é feito, uma vez que os dados são tratados de formas distintas em cada negócio. Não existe um modo ideal, apenas a forma que torna o planejamento mais eficiente para cultura de cada organização.

3)   premissas adotadas

As premissas adotadas pela gestão orçamentária afetam diretamente a forma de elaborar o orçamento. Em um modelo descentralizado, por exemplo, funcionam como “regras” para evitar o comprometimento da saúde financeira do negócio, além de garantir a coerência no planejamento de despesas.

Principais formas de realizar o orçamento de RH

Existem duas metodologias para realizar o orçamento de RH e sua aplicação varia de acordo com cada negócio. É possível separar em:

• Cargo: elencar o número de colaboradores para cada função, como 100 vendedores ou 10 analistas, por exemplo, sendo uma opção viável para negócios com alta rotatividade. É uma metodologia que falta precisão, conta com valores-base e médias para determinadas funções, proporcionando boas estimativas para a gestão orçamentária;
• Detalhado: elencar as despesas de cada colaborador, como os gastos do funcionário X “analista de sistemas nível pleno”. Tem maior precisão e monitora as movimentações efetuadas, apoiando em processo de promoção, por exemplo. Também tem maior visibilidade dos impactos salariais, como reajustes, etc.

Automação no planejamento de RH

Em um processo tão determinante para a saúde financeira e desenvolvimento das empresas, o planejamento de despesas de pessoal é indispensável e deve ser acompanhado minuciosamente. Em contrapartida, já existem opções no mercado que tornam a tarefa mais ágil graças à automação.

É o caso do Software Plano, que permite realizar e consolidar o planejamento de RH em uma plataforma completa. Conheça a solução e tenha acesso rápido às informações que a sua gestão orçamentária precisa.