Realizar a projeção de custos de uma empresa é uma tarefa delicada e que deve ser realizada com muita atenção pelos gestores. Dados calculados incorretamente ou que estejam fora da realidade podem prejudicar o orçamento da companhia.
Apesar de não ser possível determinar com total precisão os valores a serem gastos ao longo do ano (pois imprevistos podem acontecer), por mais preparada que a empresa esteja, com as ferramentas certas pode-se chegar a um valor bem aproximado.
Esse processo é essencial para um controle de caixa eficiente, além de uma gestão empresarial mais ajustada às necessidades da instituição, o que permitirá seu crescimento.
Acompanhe neste artigo os benefícios da projeção de custos e como realizá-lo de forma eficiente na sua empresa.
Antes de abordarmos este conceito, precisamos diferenciar custo e despesa, pois embora seja utilizado como sinônimo, possuem aplicações diferentes na gestão financeira.
Custos são os valores envolvidos nas atividades de produção da empresa. Ou seja, tudo aquilo que gera um gasto para a produção de determinado item. Os tipos de custo variam conforme a empresa e devem ser avaliados cuidadosamente.
Afinal, deixar algum ponto sem ser considerado pode prejudicar o cálculo final dos produtos e do orçamento.
Já as despesas são os gastos com questões administrativas da companhia, mas que também devem ser considerados no orçamento, para não reduzir a margem de lucro com valores inesperados.
Assim, a projeção de custos é a previsão do que será gasto para a produção da empresa, levando em conta certas categorias em um período futuro, com base nos dados atuais.
Por exemplo, os gestores analisam os valores investidos com matéria-prima, água e energia, fazem os devidos ajustes e já programam essas despesas para o ano seguinte, de acordo com a meta de vendas estabelecida.
Como os custos estão ligados à produção, é preciso considerar quanto se espera vender em um período, projetar a fabricação e depois avaliar os custos envolvidos.
Ao seguir estas etapas, o planejamento vai tomando forma e a empresa começa a ter ideia de como estará seu orçamento no ano seguinte.
Para que toda essa análise seja acurada e represente bem a realidade dos negócios é necessário avaliar a DRE, identificando os principais custos e despesas.
Além do que já comentamos, alguns pontos que não podem ficar de fora são a folha de pagamento e investimentos.
Para realizar a projeção, é preciso considerar dois tipos de custos: fixos e variáveis. Os gestores que dominam mais esses conceitos conseguirá aumentar a qualidade do seu orçamento.
Os custos fixos são aqueles que não mudam de um mês para outro, mantendo-se constante ao longo do tempo ou com reajustes pontuais. Estes tipos de custo não variam se a produção aumentar ou diminuir com o tempo. É o caso de aluguéis, internet, manutenção etc.
Os salários são custos fixos se a empresa mantiver a quantidade de colaboradores ao longo do ano. Mas serão considerados custos variáveis se a companhia aumentar ou reduzir seu quadro de funcionários conforme a necessidade de produção.
Os custos variáveis são mais difíceis de prever, mas se não forem contabilizados no orçamento podem causar um déficit considerável. São exemplos comissões de vendas, luz e matéria-prima (que variam conforme a produção).
Em especial nos custos variáveis, o ideal é tomar como base os dados de resultados já realizados e considerar as possíveis mudança nesses valores, como inflação, reajuste de impostos ou aumento no preço da matéria-prima.
Para realizar a projeção, três cálculos são muito úteis para ajudar a visualizar com clareza os custos:
Este cálculo é de extrema importância para a indústria, pois mede o valor de cada item produzido. Nesse caso, é preciso levar em consideração os insumos, mão-de-obra, depreciação do maquinário, energia elétrica utilizada, embalagem do produto etc.
A partir dos números levantados, é feita a precificação do produto, para depois ser acrescentada a margem de lucro esperada. Tudo isso será visualizado posteriormente na DRE.
Com essa informação, os gestores podem estudar a necessidade de buscar novos fornecedores ou até mesmo alterar a matéria-prima utilizada. Assim, é possível otimizar o custo de produção e aumentar o lucro da empresa.
Já este cálculo é muito útil para as indústrias, do momento da produção até a mercadoria ser vendida; e pelo varejo, da compra do fornecedor até a venda para o consumidor final.
O que entra nessa conta é: o valor de estoque inicial, de compra de produtos, as vendas e o estoque final. Um CMV alto indica muita mercadoria guardada, o que reduz o capital de giro da empresa.
Na parte contábil, o CMV é deduzido da receita líquida, dando origem ao lucro bruto. Porém, nessa conta não entra os custos fixos e impostos, que serão deduzidos apenas na etapa do lucro líquido.
Essa informação do CMV permite que os gestores analisem se a precificação está correta, se os produtos adquiridos estão saindo e se o lucro bruto é o máximo possível dentro das condições da empresa.
É preciso cuidar do estoque que a empresa mantém, para não reduzir a lucratividade dos negócios, mantendo peças que não têm saída ou que estão com a precificação errada.
Como nem toda empresa produz itens, o CSV é a conta que apresenta o quanto cada serviço prestado por uma empresa custa.
Para isso, leva em conta o saldo inicial dos serviços em andamento, mão-de-obra utilizada, os gastos diretos (como locação de equipamentos), gastos indiretos (como depreciação do maquinário, água e energia elétrica) e o saldo final dos serviços em andamento.
Com o resultado desse cálculo, a empresa consegue visualizar se está tendo lucro ou prejuízo e realizar otimizações se necessário.
Projetar os custos no orçamento da empresa proporciona uma gestão muito mais alinhada à realidade e às metas da instituição. Por isso é muito importante que os gestores se atentem a esse processo e invistam no planejamento orçamentário.
Com o orçamento mais detalhado e próximo das necessidades da empresa, é possível identificar se a estratégia está adequada para as metas, se a companhia está operando com lucro ou prejuízo e se será preciso fazer algum ajuste nos números previstos.
Para isso, vale a pena detalhar o planejamento de produção, de RH, de vendas e de investimentos. Assim o gestor consegue definir aumento no quadro de colaboradores, melhorias nos processos produtivos, necessidade de investimentos e quais os pontos de vendas precisam de melhorias, quais lojas serão abertas ou fechadas etc.
O processo orçamentário exige muito dos gestores, mas nem por isso precisa ser maçante ou engessado. Muitas empresas estão utilizando softwares de planejamento orçamentário que possibilitam uma gestão financeira mais eficaz.
Esses sistemas proporcionam análise de performance do planejado x realizado com mais agilidade, relatórios de fácil visualização, dashboards com atualização em tempo real, entre outros recursos.
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