Planos de ação são conjuntos de atividades estratégicas elaboradas para atingir determinado objetivo, com prazo e responsáveis definidos.
Na maioria dos casos, estes planos são desenvolvidos para alcançar metas de curto prazo, mas algumas empresas os utilizam para trabalhar em períodos mais extensos.
Na prática, é uma maneira que os gestores encontram para orientar os times nas atividades que devem ser feitas e para facilitar o atingimento de projetos maiores, que, sem a soma de pequenas atividades feitas cotidianamente, seriam dificilmente alcançados.
Acompanhe neste artigo, os principais pontos sobre os planos de ação e saiba como aplicar na sua empresa.
De forma objetiva, plano de ação é um conjunto de atividades com responsáveis e prazos definidos, que visam atingir um objetivo.
É muito utilizado em empresas, que utilizam o método para apoiar o atingimento das metas ou correção de algum ponto fora do esperado.
Existem diversas maneiras de se montar um plano de ação e a empresa deve buscar aquela que melhor atende ao time. Porém, é interessante que seja um formato que permita o rápido acompanhamento do desenvolvimento das ações e que interligue as atividades com a estratégia da companhia.
Não é possível resumir em apenas um ponto a importância destes planos, afinal existem vários motivos para se criar um plano de ação, conforme a estratégia geral da empresa, bem como sua estrutura organizacional e ramo de atuação.
Mas é possível citar alguns tópicos, como melhorias internas, sejam de processos ou de indicadores, solução de problemas, aumento nos resultados de determinada área, acompanhamento de projetos e até a elaboração do planejamento orçamentário e estratégico da instituição.
Porém, para que o plano de ação seja eficiente, é importante que o objetivo final esteja bem claro para os envolvidos e suas estratégias bem fundamentadas, para que todos possam realizar as ações e mensurá-las posteriormente.
Além disso, esta é uma forma visual e prática de se acompanhar a evolução das atividades, de modo que os colaboradores saibam exatamente o que deve ser feito e até quando precisam realizar a atividade, assim como se sua tarefa depende que outra pessoa finalize uma etapa ou é pré-requisito para as etapas seguintes.
Existem diversas formas de desenvolver o plano de ação: muitas empresas o realizam um software de texto, para documentar o processo. Depois, utilizam outros programas, como planilhas eletrônicas, para controlar atividades e prazos, e mais adiante usam outras ferramentas para mensurar.
Não há uma maneira certa ou errada de elaborar estes planos. É preciso avaliar a necessidade e estrutura da empresa, para que as atividades facilitem seu desenvolvimento e não levem ainda mais tempo para serem realizadas, gerenciadas e mensuradas.
Mas algumas instituições utilizam um software de gestão orçamentária para desenvolver os planos de ação, concentrando em uma única ferramenta todo o processo de evolução e monitoramento.
Essa ferramenta permite alcançar excelentes resultados, além de visualizar com mais clareza o impacto das ações no orçamento e nas demais estratégias dos negócios.
A vantagem em fazer uso de um software de gestão é que, nesses casos, os planos de ação complementam a gestão da empresa, pois trazem para o cotidiano dos colaboradores as ações a serem realizadas para se atingir as metas.
Outro fator relevante é integrar as estratégias com o orçamento, visualizando de forma rápida e clara o impacto direto que terão no fluxo de caixa, demonstrando sua eficiência em reverter números ou impulsionar resultados.
Para acompanhar tudo isso, os responsáveis podem realizar comentários e justificativas, sendo que todo o processo fica registrado no sistema, poupando os envolvidos de terem que buscar o histórico em e-mails e conversas para entender o que foi feito.
Considerando o uso de uma ferramenta de gestão, os planos de ação podem ser elaborados a partir das estratégias estabelecidas pela empresa ou por conta de algum índice, ou resultado fora do esperado.
Para que as atividades sejam definidas de forma que ao final atinjam os objetivos, é preciso analisar o que aconteceu, a fim de se encontrar a causa-raiz dos problemas. E, para isso, é possível utilizar algumas metodologias que trarão respostas importantes para os gestores:
PDCA é a sigla para a abreviação dos termos em inglês Planejar, Fazer, Checar e Agir. O método é cíclico e muito usado para melhoria contínua em processos e resultados nas empresas.
Na primeira etapa, é elaborado um plano para resolver o problema identificado. Vale ressaltar que quanto mais claro for o objetivo a ser alcançado, mais fácil será sua execução e desenvolvimento.
Em seguida, é o momento de realizar o que foi determinado no plano e avaliar se nenhuma ação foi deixada de fora. Depois, é preciso acompanhar os resultados alcançados, para identificar possíveis falhas ou pontos que ainda devem ser trabalhados.
Por fim, a última etapa é de ação para corrigir o que foi levantado no passo anterior, de modo a atingir os objetivos estabelecidos no início. Assim é possível criar um plano de ação que atenda às atividades a serem realizadas ao longo do ciclo PDCA e analisar sua evolução.
Outro método muito utilizado é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe, que é uma ferramenta visual que auxilia os gestores a encontrar a causa de problemas e melhorar processos.
Neste caso, é elaborado um diagrama em que a questão a ser resolvida é o ponto principal, dele derivando seis ramificações (método, material, mão-de-obra, máquinas, medidas e meio ambiente) em que são listadas possíveis causas em cada um que possam ter originado o problema.
A partir disso é possível criar um plano de ação para reverter o resultado indesejado.
Ainda outra possibilidade é utilizar o 5W2H, que auxilia no entendimento de situações em geral ou na realização de algum projeto.
Para isso, é necessário fazer sete perguntas específicas e, embora a sigla pareça estranha, pois as iniciais estão em inglês, é bem simples:
What – o que será feito?
Why – por que será feito?
Where – onde será feito?
When – quando será feito?
Whom – por quem será feito?
How – como será feito?
How Much – quando irá custar?
A partir das respostas obtidas, é possível estabelecer o plano de ação que será bem assertivo em resolver a situação necessária.
Como já comentamos, um software de gestão facilita muito tanto o planejamento orçamentário quanto o estratégico de uma empresa.
Assim, ao automatizar o processo, há um ganho de tempo que pode ser utilizado pelos gestores para analisar os resultados e pensar em novos projetos para desenvolver a instituição.
Muitas vezes, o desafio das empresas é ter mais controle sobre as finanças, para manter o orçamento ajustado e transparente à diretoria. Estes softwares oferecem diversas funcionalidades que permitem maior clareza e transparência na análise dos dados.
Outro ponto interessante é a segurança reforçada, minimizando os erros por digitação e inclusão de elementos equivocados ou vazamento de informações sensíveis.
Nem todos os softwares possuem os mesmos recursos, portanto é necessário pesquisar aquele que melhor se encaixa nas necessidades da sua empresa.
Há alguns aplicativos com armazenamento na nuvem, trazendo mais mobilidade para os usuários, que podem acessar de qualquer lugar, sem falar da segurança já comentada.
Além disso, há programas com outros módulos que podem apoiar a gestão da sua empresa, independente do segmento de atuação.
Uma boa gestão orçamentária passa, invariavelmente, pelo estabelecimento de metas e atingimento de objetivos. Quanto mais organizada e clara for a gestão das metas, melhor tende a ser o aproveitamento da empresa.
Para isso, os planos de ação são uma excelente alternativa, pois permitem a criação de atividades direcionadas para cada colaborador que ajudarão no atingimento dos objetivos.
E tão importante quanto criar as ações é acompanhar seu desenvolvimento; por isso, é fundamental ter uma ferramenta que indique o progresso dos planos de ação.
Um software de gestão orçamentária, como o AllStrategy Plano, pode conter essa funcionalidade, que permitirá a criação de planos de ação ligados ao orçamento.
Isso trará mais clareza para os gestores entenderem o impacto das atividades no atingimento das metas, bem como seus efeitos nas finanças da companhia.
Conheça o AllStrategy Plano e comece agora a transformar a sua gestão.
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