Quando chega o final do mês, é natural que as pessoas pensem nas contas que estão para vencer. Aqueles que são mais organizados, mantém uma planilha com todos os gastos do mês e vão acompanhando a evolução dos gastos. Aqueles que não fazem esse tipo de controle, costumam ter uma surpresa atrás da outra na hora de pagar as contas.

Em uma empresa, tudo toma uma dimensão muito maior. O responsável pelo departamento financeiro tem que ter controle de todas as despesas e ter habilidade para conduzir positivamente o orçamento empresarial. Há muitos recursos para administrar em uma empresa. A projeção de fluxo de caixa é uma das melhores maneiras para o gestor ter a visão e o controle financeiro da instituição.

O que é projeção de fluxo de caixa?

Fluxo de caixa são movimentações financeiras que determinam a entrada e saída de dinheiro no caixa da empresa, assim como o valor gerenciado existente no mesmo. A projeção do fluxo de caixa é o planejamento dessas entradas e saídas, de uma maneira que todas as despesas, investimentos e as demais transações financeiras da empresa, sejam programadas com antecedência.

Mesmo que seja para uma instituição de pequeno porte até para grandes companhias, ter a ciência de todos os gastos existentes é fundamental para que a saúde financeira da empresa seja mantida. A projeção de tais despesas ao longo dos meses é um poderoso aliado para ter a visão de como será a evolução financeira no ano.

Como fazer a projeção de despesas na minha empresa?

O primeiro passo para realizar a projeção de fluxo de caixa de uma empresa é fazer o levantamento de todos os gastos fixos e variáveis, assim como aqueles que estão previstos para o ano. Além das despesas mensais, sempre há troca de algum material, manutenção, novos equipamentos, contratações e outros gastos que podem ser planejados.

Quando todos as despejas estiverem devidamente listadas, é possível fazer um planejamento das mesmas. Em uma planilha ou em outra ferramenta, as transações financeiras que compõem o fluxo de caixa devem ser inseridas e contabilizadas, para posteriormente fazer a projeção das mesmas ao longo dos meses.

Com a projeção do fluxo de caixa, o controle orçamentário é realizado de modo mais efetivo, já que todas as despesas são programadas dentro do orçamento previsto, com possíveis encargos e tributações existentes. Da mesma forma, a produtividade dos setores e a receita que a empresa terá, tudo pode ser projetado para que os gestores tenham a ciência do que entrará ou sairá do caixa ao longo dos meses. Sem surpresa e sem susto.

Qual é a melhor ferramenta para fazer a projeção de fluxo?

Como foi abordado no início do artigo, existem pessoas e até mesmo empresas que fazem o seu controle orçamentário, planejamento financeiro e projeção de fluxo de caixa através de planilhas. Isso não é errado ou ruim. Por causa do fácil acesso e usabilidade, as planilhas costumam ser muito usadas por aqueles que querem dispor seus dados financeiros e calculá-los através de fórmulas e recursos dos programas utilizados.

Porém, tais planilhas podem apresentar falhas que vão comprometer a eficácia do planejamento orçamentário como um todo. Às vezes, em uma pequena falha na execução de uma fórmula ou no preenchimento de alguma célula, a sua projeção de fluxo de caixa já não vai estar retratando a realidade. Existem softwares de gestão orçamentária, que realizam a projeção de fluxo de caixa com mais segurança, através de diversas ferramentas que, além de projetar os recursos financeiros e as despesas da empresa, também aferem a performance dos centros de custos, unidades e projetos.