Em uma empresa, o setor financeiro é bastante (ou ainda mais) movimentado durante o período de fechamento anual, já que os gestores precisam levantar e consolidar informações do ano todo, para, enfim, traçar um planejamento adequado para a gestão orçamentária.
Mesmo que seja uma atividade já conhecida e parte do calendário das empresas, ainda podem existir dúvidas de como ser feito da maneira mais eficiente.
Algumas organizações optam por compilar seus dados em planilhas, o que pode ser inviável se considerarmos negócios com alto volume de movimentações financeiras e esses dados podem tornar a atividade ainda mais morosa e complexa.
Entretanto, existem possibilidades e recursos que facilitam o processo, além de tornar a análise dos números mais assertiva.
Neste conteúdo, discorremos sobre a importância que as empresas devem dedicar nesta etapa, a partir de 5 dicas para melhorar o processo. Além disso, vamos tratar como a tecnologia torna-se aliada para colocá-las em prática, colaborando para uma elaboração mais ágil e confiável.
A importância do fechamento financeiro anual
Período bastante delicado para as empresas, o fechamento financeiro — também chamado de balanço — está entre as atividades mais críticas para os gestores. Sua eficiência reflete o andamento da gestão do negócio como um todo — além de ser obrigatório. Entretanto, também é essencial para identificar aspectos imprescindíveis, como:
- Oportunidades de otimização de recursos para o próximo ano;
- Períodos em que houve mais ou menos gastos;
- Reestruturação de projetos;
- Adaptação do planejamento estratégico, para estar de acordo com a realidade financeira do negócio;
- Definição de novas estratégias para ampliar as oportunidades de mercado.
5 dicas para fazer um bom fechamento anual
1. Organize a documentação contábil
Para começar o processo de fechamento anual, é necessário ter como ponto de partida a organização de toda documentação relacionada à contabilidade e econômico. Negócios que não têm um olhar cuidadoso para esta tarefa, podem enfrentar grandes desafios no decorrer do fechamento financeiro.
Por isso, considere separar as informações contábeis em categorias, para facilitar a distribuição dos dados e a análise dos resultados para o fechamento geral. Os dados podem ser divididos em:
- Contratos;
- Recursos humanos (folha de pagamento, etc);
- Vendas;
- Produção;
- CAPEX;
- Fluxo de caixa;
- DRE;
- Balanço.
2. Tenha em mãos os dados financeiros do ano
Ter em mãos as informações contábeis de cada mês é essencial para contribuir com o fechamento de maneira eficiente. Dessa forma, traz mais agilidade na elaboração de relatórios e facilidade na análise dessas informações, uma vez que elas estão acessíveis para os demais gestores e controller da empresa.
3. Selecione os principais dados de 2022
Tão importante quanto ter dados, é selecionar os mais relevantes para a gestão orçamentária, para serem suficientes para trazer a real situação da saúde financeira da organização. Dessa forma, é possível identificar quais são os números mais importantes e seu devido impacto nos resultados da empresa.
Assim, ao invés dos gestores reunirem todas as informações relacionadas ao fechamento, basta selecionar quais dados devem ser destacados, já que refletem mais significativamente nos resultados. Além de economizar tempo na análise, também torna mais claro o que é, de fato, interessante para a gestão observar durante o próximo ano.
4. Crie os relatórios necessários para analisar o período
Relatórios são ferramentas poderosas e fortes aliadas dos gestores para o fechamento financeiro. Isso porque, os relatórios trazem dados claros de períodos determinados, tornando a análise mais simples – e contribuindo com a visibilidade dos gastos de cada área.
Para essa função, existem softwares capazes de criar relatórios robustos em poucos cliques, com as informações que a gestão precisa de acordo com cada período. Além de ser uma ferramenta que facilita o fechamento anual, também traz mais detalhes sobre os investimentos feitos ao longo do ano.
5. Automatize a gestão orçamentária
Em atividades tão importantes quanto as desenvolvidas pelas áreas financeiras, contar com recursos como a automação pode trazer um grande ganho de produtividade para a operação. Tendo em vista a complexidade e a relevância do fechamento anual, investir na gestão automatizada também proporciona mais detalhes sobre o negócio.
Note que existem softwares de gestão orçamentária que contam com dados mensais, com informações discriminadas sobre cada entrada e saída, suas respectivas datas e demais movimentações financeiras. A partir dessas ferramentas, reunir os dados para aprofundar as análises deixa de ser uma atividade morosa e torna-se mais simples e assertiva.
A tecnologia no fechamento financeiro
O período em que o fechamento financeiro anual acontece costuma ser um tanto desafiador para empresas e os colaboradores responsáveis, já que muitos dados precisam ser levantados, revisados e, as análises, devem ser feitas de maneira detalhada.
Justamente por isso — por compreender as complexidades e a dinâmica organizacional — recursos tecnológicos surgem como uma alternativa, e até mesmo uma solução, para tornar a atividade mais dinâmica, para que os gestores/responsáveis foquem em analisar os números finais.
Essa é a proposta do Plano, um software de gestão orçamentária que reúne todas as informações financeiras em um só lugar e torna mais ágil acompanhar os resultados financeiros. Conheça mais e saiba como aproveitar seus recursos para tornar o fechamento anual mais eficiente.
