Em um cenário de competitividade acirrada, as empresas que compreendem a importância estratégica do planejamento orçamentário e fazem dele um método consistente, por meio da aplicação constante, têm em mãos muito mais do que uma ferramenta de apoio para tomada de decisão. Elas têm uma significativa vantagem competitiva que proporciona eficácia no controle e mais acuracidade nas previsões.
Em períodos de normalidade, esse planejamento impulsiona o crescimento da empresa. Já em épocas de oscilação e mudanças repentinas, é determinante para sua sobrevivência e adaptação.
Um planejamento orçamentário eficiente envolve todas as áreas do negócio e requer o comprometimento de todos os membros da equipe e, justamente por isso, representa um grande desafio para os gestores. Veja a seguir 4 dicas para engajar a equipe na elaboração do planejamento orçamentário:
Comunique-se com a equipe de forma eficaz
A comunicação eficaz tem três pilares. Ela 1) impacta, 2) muda uma ideia ou uma percepção e, 3) provoca uma ação. Ou seja, quando é realmente eficaz, a comunicação transforma a atitude das pessoas.
Para isso, ela precisa ser clara e objetiva, não deixando margem para qualquer tipo de interpretação discrepante ou conjectura. Lembre-se que é dever do emissor, ou seja, de quem está comunicando, garantir que sua mensagem será entendida pelo receptor.
Quando a comunicação é eficaz, as atividades são realizadas com mais fluidez, já que cada indivíduo sabe exatamente quais são as suas responsabilidades, e a atmosfera de transparência os deixa seguros e dispostos a cooperar.
Forneça e solicite feedbacks
Junto com a comunicação eficaz, o feedback é um importante instrumento de transformação. Ele serve para alinhar o comportamento do indivíduo às condutas do grupo e o comportamento do grupo a um objetivo maior, porém só funciona bem quando é em via de mão dupla.
Ou seja, colaboradores, gestores e diretoria precisam manter uns aos outros informados sobre o andamento de cada etapa, além de indicar e reconhecer os pontos positivos e o que deve ser melhorado, de forma a estimular o aprendizado e o desenvolvimento de cada um e da organização como um todo.
Estabelecer metas e objetivos adequados
Saber onde se quer chegar, quanto esforço é preciso empregar, quanto tempo levará e ter as ferramentas necessárias à disposição é motivador. Ao mesmo tempo, perseguir um objetivo impossível é desestimulante. Considere isso ao estabelecer as metas, objetivos e prazos do planejamento orçamentário da sua empresa. Eles devem refletir a realidade do macro e do microambiente organizacional.
Use a tecnologia a seu favor
Fazer bom uso do tempo é crucial. Preencher grandes planilhas, conferir dados, corrigir e enviar são tarefas manuais e repetitivas, tomam muito tempo e apresentam risco, visto que as informações podem ser distorcidas ou até mesmo perdidas.
Elimine os erros, as refações e conclua os processos em menos tempo através da automação do processo de planejamento orçamentário. Além de garantir a confiabilidade das informações, esse recurso viabiliza uma grande economia de tempo para as pessoas envolvidas. Tempo esse que pode ser melhor empregado na análise e comparação dos resultados e na resolução de problemas.
Essas dicas podem ser adaptadas às diferentes esferas dentro da organização que o CFO, controller ou gerente financeiro estiver à frente. Entender o tipo de orçamento mais adequado à sua empresa é parte importante neste processo. Clique aqui e entenda como uma empresa de tecnologia pode oferece muito mais que um software.
