O sucesso de uma empresa não se baseia somente em uma grande ideia. Não adianta ser criativo e empreendedor, se não criar parâmetros e procedimentos para que tudo caminhe de forma alinhada, em uma determinada direção.
Pesquisas apontam que quase 50% das empresas brasileiras encerram suas atividades após três anos da data de abertura. A falta de planejamento e controle na gestão são as maiores causas para esse número expressivo. Uma solução para remediar tal problema é a controladoria.
A controladoria é a metodologia na qual a empresa estabelece padrões de controle a partir do planejamento orçamentário, que servirão como parâmetros para que os gestores possam projetar os resultados com foco nos objetivos e, assim, ter a possibilidade de mensurar com clareza a evolução da instituição.
Em um mercado cada vez mais competitivo, é necessário ter uma gestão estratégica, com uma estrutura organizacional bem definida, para obter mais produtividade e eficiência, com uma boa lucratividade, mantendo os custos sob controle.
Para tal, listamos 5 recursos para auxiliar a manter o budget ajustado e assim otimizar o seu planejamento orçamentário.
Faça consolidações entre unidades e centros de custo
Imagine a seguinte situação: um controller é responsável pela gestão orçamentária de uma holding. Nessa corporação, há uma construtora, uma rede de fast food, uma rede de varejo e um hospital. São frentes de negócio totalmente diferentes, com várias unidades, centros de custo e projetos. Mesmo possuindo o acesso a todos os dados, obviamente é complicado consolidar tudo em um resultado único.
A grande quantidade de planilhas e gestores envolvidos no processo, faz com que a unificação das informações seja demorada e trabalhosa. Com isso, realizar a controladoria de maneira incisiva e assertiva fica mais difícil, podendo comprometer a tomada de decisão.
É por isso, que muitas corporações estão recorrendo a ferramentas que auxiliem na consolidação, fazendo com que o processo de unificação dos resultados seja mais ágil e efetivo, diminuindo o tempo de processamento de dados e ainda realizando auditoria de valores, com a possibilidade de anexar comentários e justificativas às células, proporcionando mais transparência ao processo.
Planejamento de vendas
Realizar o planejamento de vendas é essencial para o controle financeiro da empresa. Tal procedimento assegura que, além das metas estipuladas, também seja realizada uma análise detalhada dos canais de distribuição, praças e produtos. O controller pode aferir por meio de indicadores de desempenho se os canais de distribuição estão gerando a receita que deveriam, se necessitam de melhorias ou investimentos, assim como se outros locais de distribuições serão abertos ou fechados.
As linhas de produtos também deverão ser avaliadas para definir se continuarão no mercado, se serão retiradas ou serão lançados novos modelos. É importante também definir a margem de venda de cada produto, vendedor e unidades. Alinhar tais metas de venda com a expectativa da diretoria é essencial para que a receita gerada esteja de acordo com o objetivo do planejamento.
Há ferramentas que possibilitam o cálculo automatizado desse processo, fazendo com que o gestor tenha uma visibilidade mais ampla e rápida dos dados. É uma solução para ter mais agilidade e segurança na geração de relatórios e no manuseio da informação.
Análise de custos e volumes
Para um melhor gerenciamento de custos, é preciso fazer um levantamento de todas as despesas da empresa, desde manutenção com maquinário, compra de novos equipamentos, insumos, materiais, papelaria e tudo mais que é utilizado para o funcionamento da instituição.
É necessário também ter critérios para a realização da análise de custos e volumes, levando em consideração variações sazonais, alta ou queda de inflação, alterações de câmbio, entre outros, para que o controller possa determinar parâmetros assertivos para manter as finanças sob controle.
Então, os dados são projetados no planejamento financeiro, para que o gestor possa acompanhar o planejado X realizado e recorrer ao forecast caso identifique que o orçamento está evoluindo diferentemente do previsto. Se o gestor identificar possíveis oscilações que podem alterar o que foi planejado, ele pode recorrer à projeção de cenários e assim preparar a empresa para estas mudanças.
Planejamento de RH
As despesas com funcionários costumam ser as mais expressivas no fluxo de caixa e, portanto, também necessitam de esforços em controladoria. Contratações, demissões, mão de obra terceirizada ou temporária precisam ser devidamente planejadas para não impactar negativamente no orçamento.
Da mesma forma, despesas com salários, horas-extras, bonificações, normas sindicais, encargos trabalhistas, férias e tantas outras, também devem ser projetadas no planejamento para não haver déficit orçamentário. Ainda usando o exemplo de uma holding, imagine quantos colaboradores, dos mais diversos cargos e sindicatos, com cargas horárias distintas, fazem parte do quadro de funcionários de uma corporação desse porte? Se determinado grupo entra de férias juntamente com outro período de grande fluxo de despesas, pode comprometer as finanças da corporação.
Se todas as ações não forem planejadas e os indicadores de desempenho de cada equipe não forem devidamente estabelecidos, o controller não vai conseguir mensurar os resultados de forma assertiva e então, atingir os objetivos estratégicos da empresa. Portanto, o planejamento de RH é fundamental.
Projeção de fluxo de caixa
Além de todas as despesas e custos que foram citados acima, ainda há outros fatores que podem causar impacto no fluxo de caixa. Retiradas por parte da diretoria, investimentos, aquisição de novas frentes de negócio, abertura ou fechamento de alguma unidade, etc. Tudo deverá ser minunciosamente avaliado.
No caso de empresas que possuem várias unidades, e muitas vezes as mesmas estão localizadas em outros estados ou até países, despesas com hospedagem, translado, tributações, entre outros gastos devem estar na projeção de fluxo de caixa para que a controladoria possa ser efetiva.
Software de gestão orçamentária
Como foi mencionado nesse artigo, a controladoria não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se trata de grandes corporações, holdings, etc. Realizar as ações citadas acima pode se tornar complicado quando são muitas unidades, centros de custos, projetos, entre outros.
Por isso, muitas empresas estão recorrendo ao uso de softwares de gestão orçamentária para auxiliar na realização do planejamento financeiro, seja ele a partir do histórico ou base zero, possibilitando o orçamento colaborativo e a governança corporativa na instituição. Além dos recursos abordados nesse artigo, é possível realizar uma análise de performance mais aprofundada, desenvolver e acompanhar os planos de ação, e fazer a análise de DRE.
Há aplicativos de gestão orçamentária com armazenamento na nuvem, que proporcionam mais mobilidade ao gestor, que pode acessar os dados de qualquer lugar com internet, dispensando recursos de TI. Somente o administrador determina os usuários, com acesso ao programa e todas as operações ficam registradas. É mais seguro, eficiente e traz excelentes resultados em controladoria.
