Planejamento e controle orçamentário são pilares essenciais da gestão dos negócios. São ferramentas indispensáveis para gerir as finanças de uma empresa, e assim garantem a sua presença no mercado. Entretanto, mesmo com planejamento e controle, uma organização pode ser impactada quando não há previsibilidade nas ações.
Dessa forma, um dos desafios enfrentados pelas empresas está em lidar com situações adversas, que afetem o planejamento e exigir uma rota alternativa. É neste contexto que o forecast torna-se relevante e um conceito a ser aplicado para o controle do orçamento.
Neste artigo, você vai conhecer os tipos de orçamento, maneiras eficientes de controlá-lo e como o forecast pode ser utilizado no desenvolvimento e desempenho organizacional.
O que é orçamento?
O orçamento consiste em um plano financeiro, que estabelece as despesas e receitas previstas em determinado período (geralmente de um ano). É a partir deste recurso que os gestores conseguem ter uma visão clara das finanças do negócio e planejar suas ações.
A sua elaboração adequa-se para objetivos específicos de negócio e pode ser realizada para diferentes momentos, como mensal, trimestral e assim por diante. Existem duas abordagens que impactam de maneira distinta a gestão orçamentária da organização: orçamento estático e dinâmico.
Orçamento estático x dinâmico
Considerado um tipo mais tradicional, o orçamento estático é criado com base em estimativas de receitas e despesas para um período determinado, porém não é possível prever todas as mudanças ao longo do tempo.
Por sua vez, orçamento dinâmico consiste em um processo que permite alterações ao longo do período, considerando as mudanças que ocorrerem.
Podemos citar como características do orçamento estático:
- Plano orçamentário rígido;
- Impossibilidade de ajustes ao longo do período;
- Criação no início do ano fiscal e revisão periódica.
Já o orçamento dinâmico apresenta aspectos distintos, como:
- Flexibilidade para ajustes no orçamento com base em mudanças no contexto empresarial;
- Criação de um orçamento mais preciso;
- Revisão constante do orçamento para garantir o alinhamento aos objetivos da empresa.
Como controlar o orçamento?
Para um controle orçamentário eficiente, existem algumas abordagens que podem proporcionar mais visibilidade da saúde financeira do negócio. Algumas delas são:
- Acompanhamento periódico: consiste na revisão e monitoramento regular dos gastos em relação ao planejamento orçamentário. Permite que a gestão faça ajustes conforme a necessidade para garantir que os investimentos serão realizados dentro das limitações financeiras do negócio;
- Orçamento Matricial (OMD): criação de uma matriz para vincular os objetivos estratégicos aos orçamentos operacionais da empresa. Possibilita alinhar o orçamento às metas do negócio, com a possibilidade de identificar ajustes e corrigir rapidamente;
- Forecast: projeção das receitas e despesas futuras com base nos dados financeiros e operacionais atuais. Geralmente, é feito com mais frequência do que em comparação ao orçamento anual e permite ajustes em tempo real, como explicaremos no próximo tópico.
O que é forecast?
O forecast (ou previsão) é uma ferramenta de gestão orçamentária para ajustar as previsões financeiras para diferentes cenários, conforme as mudanças no contexto empresarial. Diferentemente do orçamento estático, por exemplo, a ferramenta permite mudanças no orçamento durante a sua execução.
Dessa forma, o forecast oferece às empresas a capacidade de atualizar suas previsões financeiras de acordo com as flutuações do mercado e diminuir prejuízos, quando for o caso. Assim, os gestores podem ajustar suas estratégias e tomar melhores decisões. Algumas das características deste modelo são:
- Flexibilidade: permite adaptar o orçamento da empresa às mudanças e necessidades do mercado em tempo ágil;
- Atualização constante: por atualizar constantemente o orçamento, o forecast oferece uma visão precisa das finanças da organização;
- Maior precisão: com os ajustes de previsões de acordo com as mudanças, o sistema oferece mais precisão e confiabilidade para os gestores.
Quais os benefícios e como usar o forecast?
São vários os benefícios que a gestão orçamentária pode sentir com o forecast em comparação a diferentes tipos de orçamento. Entre eles, podemos citar:
- Tomadas de decisões mais ágeis e estratégicas;
- Ajustes de ações conforme o mercado em tempo hábil;
- Minimizar riscos e prejuízos financeiros;
- Maximizar as oportunidades e o crescimento da empresa.
O modelo pode ser utilizado em momentos de incerteza econômica, dado que as mudanças no mercado podem acontecer rapidamente e impactar o fluxo de caixa e a lucratividade do negócio. Mudanças significativas na organização ou estratégia do negócio também são boas oportunidades para utilizar o forecast.
Entretanto, também existem alguns desafios que precisam ser considerados. Uma das principais dificuldades que uma gestão pode enfrentar é a necessidade de coletar e analisar dados de maneira precisa e atualizada, exigindo tempo e recursos. E mais, por se tratar de um recurso de previsão, é importante lembrar que não garante resultados exatos.
Neste sentido, é pode-se adotar algumas boas práticas para potencializar as vantagens do forecast e diminuir seus pontos negativos, como:
- Coleta e análise de dados frequentes;
- Ferramentas de análise e previsão adequadas;
- Estabelecimento de metas realistas;
- Envolvimento de diferentes áreas na elaboração e análise.
Uma solução digital para aplicar o forecast na sua empresa
A aplicação de forecast na gestão orçamentária — assim como no planejamento — pode auxiliar a empresa a se preparar melhor para o futuro, tomar decisões mais assertivas e alcançar seus objetivos de forma mais eficiente e eficaz.
Compreende-se que o controle orçamentário é essencial para a organização que deseja um futuro no mercado e, assim, trabalhar com previsão torna-se uma atividade importante para todo processo. A aplicação do forecast contribuirá diretamente com o planejamento financeiro, tomada de decisão, controle de estoque/recursos (quando preciso), planejamento de produção e redução de custos.
Ainda, é importante destacar que sua utilização pode alcançar um potencial ainda maior ao adotar recursos tecnológicos para tornar todas as análises mais ágeis. Para tanto, existe o software AllStrategy Plano, que oferece funcionalidades que facilitam a gestão financeira, incluindo o uso do forecast — além de contar com outros tipos de orçamento que podem ser utilizados simultaneamente. Conheça mais sobre a plataforma e seus benefícios para o controle orçamentário.
